Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, какие именно записи должны вноситься в этот документ, регулируется трудовым законодательством. Рассмотрим подробно, что именно записывается в трудовую книжку, а что — нет.

Какие записи обязательно вносятся в трудовую книжку

Основные сведения о работнике (ьный лист)

На первой странице (ьном листе) трудовой книжки в обязательном порядке указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата рождения;
• Образование;
• Профессия или специальность;
• Квалификация.

Записи о работе

В разделе «Сведения о работе» обязательно вносятся следующие записи:

1. Прием на работу:
   • Наименование организации;
   • Дата приема на работу;
   • Должность (с указанием структурного подразделения, если есть);
   • Основание — приказ (распоряжение) с указанием его номера и даты.
2. Перевод на другую постоянную работу:
   • Новая должность и структурное подразделение;
   • Основание — приказ о переводе с номером и датой;
   • Ссылка на предыдущую запись (если необходимо).
3. Увольнение:
   • Причина увольнения;
   • Основание — приказ с номером и датой;
   • В некоторых случаях, ссылка на статью Трудового кодекса.
4. Квалификация, профессиональная переподготовка (если это связано с трудовой деятельностью).

Сведения о награждениях

В трудовую книжку вносятся записи о наградах, почетных грамотах и благодарностях, полученных от работодателя, если они связаны с трудовой деятельностью.

Что НЕ записывается в трудовую книжку

Личные данные, не связанные с трудовой деятельностью

• Семейное положение;
• Национальность;
• Религиозные убеждения;
• Адрес проживания;
• Номер телефона;
• Паспортные данные (кроме ФИО и даты рождения).

Временные и несущественные изменения

Не вносятся записи о:

• Временных переводах на другую работу (например, на время отпуска основного сотрудника);
• Краткосрочных командировках;
• Изменениях в личных данных, не связанных с трудовой деятельностью (например, смена фамилии по браку, если это не влияет на должность).

Сведения, не подтвержденные документально

Нельзя вносить записи на основании устных распоряжений или без соответствующего приказа (распоряжения). Все записи должны быть документально подтверждены.

Особенности ведения трудовой книжки в разных ситуациях

Изменение личных данных

При смене фамилии, имени или отчества:

1. На ьном листе одной чертой зачеркиваются старые данные;
2. Рядом или ниже записываются новые данные;
3. Указывается основание — документ, на основании которого произошли изменения (например, свидетельство о браке);
4. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью (при наличии).

Выдача дубликата

Если трудовая книжка утеряна, испорчена или содержит неверные записи, оформляется дубликат:

• На первой странице нового дубликата делается пометка: «Взамен выдан дубликат»;
• Все записи переносятся из старой книжки в новый дубликат;
• Старый экземпляр остается у работодателя для подтверждения стажа;
• Работник должен представить дубликат в органы социального обеспечения для подтверждения стажа.

Электронные трудовые книжки

С 2021 года в России введены электронные трудовые книжки. В них фиксируются:

• Факты приема на работу;
• Переводы на другую должность;
• Увольнения;
• Награждения;
• Квалификация и профессиональная переподготовка.

Однако бумажные трудовые книжки продолжают действовать, и работодатели обязаны их вести и хранить.

Ответственность работодателя за ведение трудовой книжки

Обязанности работодателя

• Вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней;
• Обеспечивать правильное и своевременное внесение записей;
• Хранить трудовые книжки в отделе кадров или архиве;
• Выдавать дубликат при утрате или порче;
• Не допускать внесения неверных или не подтвержденных записей.

Ответственность за нарушения

За нарушение правил ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечен к ответственности:

• Административной (штрафы);
• Материальной (компенсация ущерба работнику);
• Дисциплинарной (выговор, увольнение).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли в трудовую книжку вносить записи о временных работах?

Нет. В трудовую книжку вносятся только записи о постоянной работе. Временные переводы или совместительство не фиксируются.

Нужно ли вносить запись о повышении квалификации?

Да, если повышение квалификации связано с изменением должности или разряда. В остальных случаях запись не вносится.

Что делать, если работодатель отказываеться вносить запись?

Необходимо обратиться с письменным заявлением к работодателю. Если он не реагирует, можно обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Можно ли в трудовую книжку вносить записи на основании устного распоряжения?

Нет; Все записи должны быть документально подтверждены приказом или распоряжением.

Трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж и влияет на пенсионные права. В нее вносятся только те записи, которые связаны с трудовой деятельностью и документально подтверждены. Работодатель обязан правильно и своевременно заполнять трудовую книжку, а работник — следить за корректностью внесенных данных.

Если у вас возникли вопросы по заполнению трудовой книжки, обратитесь к специалисту по кадрам или в трудовую инспекцию. Помните, что правильное ведение трудовой книжки защищает ваши права и гарантирует получение заслуженных льгот и пенсий.

Полезные ссылки:

• Официальный сайт по трудовым книжкам
• Роструд — Федеральная служба по труду и занятости
• Пенсионный фонд России

Дата публикации: 22 мая 2026 года