Краткий ответ: Сам трудовой договор в трудовую книжку не вносится. В книжку фиксируются только сведения о приёме на работу, переводах, изменениях условий труда и о прекращении трудового договора (увольнении, расторжении и т.п.). Эти записи делаются работодателем в соответствии с Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами.
Содержание статьи
- Нормативно-правовая база
- Что именно записывается в трудовую книжку
- Ситуации, когда запись не требуется
- Электронные трудовые книжки
- Порядок внесения записей
- Типичные ошибки и как их исправлять
- Часто задаваемые вопросы
Нормативно-правовая база
Основные документы, регулирующие порядок ведения трудовой книжки:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), статья 66‑71;
- Постановление Правительства РФ от № 735 «Об утверждении формы трудовой книжки»;
- Приказ Минтруда России № 3н от «Об использовании электронных трудовых книжек»;
- Методические рекомендации Роструда и Фонда социального страхования.
Что именно записывается в трудовую книжку
В трудовую книжку вносятся только сведения, фиксирующие факты трудовой деятельности. Ниже – полный перечень записей:
2.1 Приём на работу
Запись делается в разделе «Записи о приёме на работу» и содержит:
- Дата приёма;
- Наименование организации‑работодателя;
- Трудовой договор (ссылка на номер и дату договора);
- Должность (или вид работ);
- Основание (трудовой договор, приказ о приёме и т.д.).
2.2 Переводы, изменения условий труда
При переводе работника, изменении должности, оклада, графика и др. делается отдельная запись в разделе «Записи о переводе».
2.3 Прекращение трудового договора
Записывается дата увольнения, основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.п.) и ссылка на приказ об увольнении.
2.4 Особые случаи
В книжку могут вноситься сведения о:
- Временной нетрудоспособности (больничный лист);
- Отпуске (отпускные листы);
- Повышении квалификации, образовании (если это предусмотрено внутренними нормативами).
Ситуации, когда запись не требуется
Запись в трудовую книжку не делается в следующих случаях:
- Краткосрочные (меньше 2 недель) работы, оформленные через гражданско‑правовой договор (например, договор подряда, договор оказания услуг);
- Стажировка, практики, волонтёрская деятельность, если они не оформлены трудовым договором;
- Работа в качестве индивидуального предпринимателя (самозанятый) без работодателя‑оферента.
Электронные трудовые книжки
С 2021 года большинство работодателей обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК). Принципиальные отличия от бумажного варианта:
- Записи вносятся в электронный реестр через специализированную информационную систему;
- Работник получает доступ к своей книжке через портал Госуслуг или приложение «Трудовая книжка»;
- Требования к подписи и защите данных регулируются Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
Тем не менее, содержание записей в ЭТК полностью соответствует требованиям к бумажной книжке: только факты приёма, перевода и прекращения трудового договора, а не сам договор.
Порядок внесения записей
Процесс оформления записи выглядит так:
- Подготовка документов. Трудовой договор, приказ о приёме/переводе/увольнении, заявление работника (если требуется).
- Заполнение бланка. Работодатель заполняет соответствующий раздел трудовой книжки (или ЭТК) в соответствии с образцом, утверждённым приказом Минтруда.
- Подпись и печать. В бумажной книжке запись подписывается руководителем организации и печатается печатью. В электронном виде – цифровая подпись уполномоченного лица.
- Передача работнику. Работнику вручают оригинал (или ссылку на электронный ресурс) и подписывают акт приёма‑передачи записи.
- Контроль. Работник имеет право проверять правильность записей и, в случае ошибок, требовать их исправления в установленном порядке.
Типичные ошибки и как их исправлять
Ниже перечислены наиболее распространённые ошибки при ведении трудовой книжки и рекомендации по их исправлению:
6.1 Пропущенные записи
Если запись о приёме, переводе или увольнении была пропущена, необходимо:
- Составить акт о внесении исправления (в бумажной форме) или подать запрос в систему ЭТК;
- Приложить оригиналы документов, подтверждающих факт (трудовой договор, приказ, справка о стаже);
- Получить подпись руководителя и печать (для бумажной книжки) или подпись уполномоченного лица в системе.
6.2 Ошибки в датах
Если указана неверная дата, исправление делается зачеркиванием неправильной даты, подписью и печатью, а рядом – правильной датой.
6.3 Неправильный код основания увольнения
Код основания (по ТК РФ) должен соответствовать реальному основанию. При ошибке работник имеет право потребовать исправления в течение 30 дней с момента обнаружения.
6.4 Запись в неправильный раздел
Записать перевод в раздел «Увольнение» – типичная ошибка. Исправление требует официального приказа о переводе и корректного внесения записи в раздел «Переводы».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
7.1 Нужно ли вносить в книжку сам трудовой договор?
Нет. В книжку вносятся лишь сведения о факте заключения договора (дата, номер, стороны) и о последующих изменениях. Сам текст договора хранится в архиве работодателя.
7.2 Что делать, если работодатель отказывается вносить запись?
Работник может:
- Обратиться к работодателю с письменным требованием (в течение 5 дней с момента начала работы);
- Если отказ сохраняется, подать жалобу в Государственную инспекцию труда по месту нахождения организации;
- В случае необходимости – обратиться в суд с иском о принудительном внесении записи.
7.3 Можно ли вести только электронную книжку, если у меня есть бумажный экземпляр?
С 2021 года большинство организаций обязаны переходить на ЭТК, однако работник может потребовать одновременно вести и бумажный вариант, если это предусмотрено коллективным договором или локальными нормативными актами.
7.4 Как отразить в книжке несколько подряд заключенных трудовых договоров с одной организацией?
Каждый новый договор фиксируется отдельной записью о приёме (если между договорами был перерыв) или записью о продлении/изменении условий (если договоры шли подряд без перерыва).
7.5 Влияет ли тип договора (бессрочный, срочный, проектный) на запись?
Тип договора влияет только на основание записи о приёме и о прекращении договора. В книжке указывается «трудовой договор №… от …», а в поле «основание» – «бессрочный», «срочный», «по проекту» и т.д.
Трудовая книжка – официальное подтверждение трудового стажа и прав работника. В неё не вносят сам трудовой договор, а фиксируют лишь ключевые события: приём, перевод, изменение условий и прекращение трудового договора. С 2021 года большинство записей делается в электронном виде, но принципы оформления остаются теми же.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации – рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или в Государственную инспекцию труда для получения индивидуальной консультации.
Дата публикации: