Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. В ней отражаются все кадровые изменения, которые имеют юридическое значение для расчётов, пенсионных прав и иных социальных гарантий. Вопрос «записывается ли то или иное событие в трудовую книжку?» возникает у большинства сотрудников и работодателей. В этой статье мы разберём, какие сведения обязаны вноситься, в какие сроки, какие формулировки допускаются и какие случаи являются исключением.

Правовая база

Основные положения регулируются:

• Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ);
• Положением о порядке ведения трудовых книжек (утверждённым приказом Минтруда России № 320н от г.);
• Приказами и локальными нормативными актами работодателя (приказ о приёме, переводе, увольнении, награждении и т.п.).

Согласно пункту 9 Положения 320н, записи в трудовую книжку вносятся в хронологическом порядке не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа, являющегося основанием их внесения. Исключение составляет запись об увольнении – она делается в тот же день увольнения.

Что именно заносится в трудовую книжку?

Стартовые сведения

Заполняются единожды при первом трудоустройстве:

• Фамилия, имя, отчество; дата рождения;
• Серия и номер паспорта (или иного удостоверения личности);
• Дата и место рождения;
• Сведения о высшем (среднем) образовании, квалификации, специальности.

Записи о выполненной работе (основные)

Для каждой новой постоянной должности вносятся:

• Дата начала работы;
• Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО;
• Должность (должностные обязанности);
• Трудовой договор (номер, дата заключения) – при необходимости.

Пример формулировки (по приказу № 123 от г.):

С г. – инженер‑технолог, ООО «Технопром», г. Москва.

Перевод на другую постоянную работу

Запись вносится на основании приказа о переводе. Формулировка должна точно повторять текст приказа:

С г. – главный инженер, ООО «Технопром», г. Москва (перевод из должности инженера‑технолога).

Квалификация, повышение уровня

Если работник получает новую квалификацию, сертификат или проходит переподготовку, в книжку вносятся сведения о:

• Дате получения квалификации;
• Наименовании квалификации (по справке о квалификации);
• Наименовании учебного заведения/организации, выдавшей документ.

Награждения и поощрения

Запись о награждении (почётная грамота, благодарность, медаль и т;п.) вносится только при наличии приказа работодателя о награждении. Пример:

 г. – награждён почётной грамотой «За выдающиеся достижения в области автоматизации» (приказ № 456 от г.).

Увольнение

Запись делается в день увольнения и включает:

• Дата увольнения;
• Основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.);
• Наименование организации.

Пример:

 г. – увольнение по собственному желанию, ООО «Технопром», г. Москва.

Специальные случаи

В трудовую книжку также вносятся сведения о:

• Военной службе (по контракту или срочной) – письмо Минтруда РФ от г. подтверждает необходимость записи;
• Отпуске по уходу за ребёнком до 3 лет (по приказу работодателя);
• Сокращении рабочего времени (частичная занятость) – при наличии соответствующего приказа.

Сроки внесения записей

Если срок пропущен, работник имеет право потребовать исправления записи в порядке, установленном ТК РФ (письменное обращение к работодателю, а в случае отказа – в суд).

Как оформить запись правильно?

1. Получить приказ (распоряжение) работодателя. Без него запись в книжку недопустима.
2. Сверить формулировку. Текст записи должен полностью соответствовать приказу, включая пунктуацию.
3. Убедиться в хронологическом порядке. Новая запись ставится ниже предыдущей.
4. Подписать запись. Запись подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) и ставится печать организации.
5. Сохранить копию приказа. Работнику рекомендуется получить копию приказа, подтверждающего запись.

Пример типовой формы записи (по образцу Положения 320н):

С г. – специалист по работе с клиентами, ООО «Сервис‑Плюс», г. Санкт‑Петербург.
(Приказ № 78 от г.)

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить в книжку запись о прохождении военной службы?

Да. Согласно письму Минтруда РФ от  г., сведения о военной службе (по контракту или срочной) обязаны быть отражены в трудовой книжке. Запись делается на основании приказа военного комиссариата или приказа работодателя о приёме на работу после службы.

Можно ли записать в книжку награждение, полученное от государства, а не от работодателя?

Только если есть приказ работодателя о признании и фиксировании данного награждения. Без приказа запись считается недопустимой.

Что делать, если запись сделана с ошибкой?

Ошибка исправляется в соответствии с пунктом 12 Положения 320н: делается перечёркивание ошибочного текста, рядом ставится подпись и печать лица, вносящего исправление, а также указывается причина исправления.

В какой форме вносится запись о частичной занятости?

Указывается «частичная занятость», указание количества отработанных часов в неделю и дата начала такой формы занятости. Пример:

С г. – бухгалтер (частичная занятость, 20 ч/нед), ООО «Финансы‑Плюс» (приказ № 112 от г.).

Обязательно ли вносить запись о каждом изменении оклада?

Нет. Информация о размере заработной платы не фиксируется в трудовой книжке. В неё вносятся только кадровые изменения, указанные в законе.

Примеры типовых записей (2026 г.)

Трудовая книжка – документ, в котором фиксируются только те кадровые события, которые имеют юридическое значение и подтверждаются официальным приказом работодателя. Ключевые моменты:

• Записи о приёме, переводе, повышении квалификации, награждении вносятся в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа.
• Запись об увольнении делается в сам день увольнения.
• Текст записи должен полностью соответствовать приказу и Трудовому кодексу.
• Военная служба, награды, отпуск по уходу за ребёнком и другие специальные случаи также требуют записи, но только при наличии соответствующего приказа.

Знание этих правил помогает работникам контролировать свою трудовую историю, а работодателям – избежать штрафов и конфликтов с инспекцией труда.

Дата публикации:  г.