Ситуация, когда сотрудник не предоставляет трудовую книжку (при приеме на работу) или не забирает её (при увольнении), является распространённой и требует от кадровика или бухгалтера чёткого понимания своих действий․ Неправильные шаги могут привести к административной ответственности, штрафам или судебным спорам․ Данная статья объединяет ключевые аспекты проблемы на основе актуального законодательства и практики․
Ситуация №1: При приёме на работу работник не предоставил трудовую книжку
Здесь важно различать два случая: кандидат устраивается впервые или уже имеет трудовой стаж․
Кандидат устраивается впервые (не достиг 18 лет или первая работа)
Согласно Трудовому кодексу РФ, на работника, впервые поступающего на работу, трудовая книжка не оформляется (ч․ 2 ст․ 65 ТК РФ)․ В этом случае:
- Нельзя требовать предоставления бумажного документа․
- В кадровом деле делается отметка об отсутствии необходимости ведения трудовой книжки․
- Сведения о трудовой деятельности будут формироваться в электронную трудовую книжку (ЭТК) в СФР автоматически․
Кандидат уже имеет трудовой стаж
Если работник ранее работал, у него должна быть трудовая книжка (бумажная или электронная)․ Его отказ от предоставления — нарушение․
Алгоритм действий:
- Попросите работника принести документ․ Это ваше право и его обязанность (ст․ 65 ТК РФ)․
- Если работник заявляет, что книжка утеряна, он обязан получить дубликат в архиве последнего места работы или в МФЦ (на основании заявления)․
- Если работник отказался от ведения бумажной книжки и перешёл на ЭТК, он должен предоставить электронные сведения (выписку из СФР)․ Проверить наличие ЭТК можно, запросив согласие на обработку персональных данных и обратившись в СФР․
- Если работник написал заявление об отказе от ведения бумажной книжки (в соответствии с ч․ 3․1 ст․ 66 ТК РФ), вы обязаны вести её на бумажном носителе до конца его работы у вас․ Отказ от бумажного носителя возможен только по инициативе работника․
- Если работник настойчиво не предоставляет документ и не имеет законных причин, вы имеете право не принимать его на работу․ Приём без трудовой книжки (кроме случаев первого трудоустройства) нарушает закон․
Ситуация №2: При увольнении работник не забрал свою трудовую книжку
Это одна из самых частых проблем․ Работодатель обязан выдать книжку в день увольнения (ст․ 77, 84․1 ТК РФ)․ Если сотрудник не явился, действия строго регламентированы․
Обязанность работодателя: направить уведомление
Если в день увольнения работник не получил книжку, работодатель обязан в письменной форме уведомить его о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку по почте․
Требования к уведомлению:
- Форма: письмо, заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения․
- Содержание: указать, что трудовая книжка готова к выдаче, адрес для получения или запрос согласия на почтовую отправку․
- Срок направления: как можно скорее после дня увольнения․
Последствия направления уведомления
С момента отправки заказного письма с уведомлением работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи․ Дальнейшие действия — на усмотрение работника:
- Явиться лично за книжкой․
- Дать письменное согласие на отправку заказным письмом (рекомендуется)․
- Игнорировать уведомление․
Если работник не отреагировал на уведомление
Работодатель вправе:
- Отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением по последнему известному адресу (адресу, указанному в трудовом договоре или паспорте)․ Отправка по почте считается надлежащим исполнением обязанности․
- Передать книжку в архив на хранение․ Но это не отменяет обязанности выдать её по первому требованию․
Важно: Если работник позже обратится за книжкой, вы обязаны выдать её немедленно․ Хранение у себя или в архиве без выдачи по требованию — нарушение․
Компенсация за задержку выдачи
Если работодатель не выполнил обязанность по выдаче в день увольнения и не направил уведомление, работник вправе требовать компенсацию за каждый день задержки․
- Размер компенсации: средний дневной заработок работника (ст․ 236, 81 ТК РФ)․
- Расчёт: (Средняя зарплата за 3 месяца / 30) * количество дней задержки․
- Моральный вред также может быть взыскан через суд․
Ключевые нюансы и изменения с 2026 года
Завершение переходного периода по ЭТК․ С 1 января 2026 года в России завершается переход на исключительно электронные трудовые книжки․ Однако:
- Если работник не подавал заявление на отказ от бумажной книжки, работодатель продолжает вести её в бумажном виде․
- Если работник подал заявление на ведение ЭТК, все записи ведутся только в электронном виде, бумажная книжка не оформляется․
- При утере ЭТК работодатель обязан по заявлению работника выдать дубликат выписки из СФР (не бумажную книжку)․
Судебная практика: на чьей стороне правда?
Суды часто встают на сторону работников, которые уклоняются от получения книжки, чтобы потом требовать компенсацию․ Поэтому для работодателя критически важно:
- Документировать все действия: иметь копию заявления работника об отказе от бумажной книжки (если было), акт о неполучении в день увольнения, почтовые квитанции об отправке уведомлений и самой книжки․
- Соблюдать сроки: выдача в день увольнения, направление уведомления в разумный срок (обычно 1-3 дня)․
- Иметь доказательства того, что книжка была готова к выдаче (например, подпись работника в журнале регистрации выдачи или отметку в его личном деле)․
Проблема «работник не дал/не забрал трудовую книжку» решается строго по инструкции:
- При приёме: требовать документ от всех, кто уже работал, оформлять новую только для первотружающихся, проверять наличие ЭТК․
- При увольнении: выдать в день увольнения, если не выдали, немедленно направить заказное уведомление, затем отправить книжку по почте или хранить до востребования, но не нарушать сроки․
- Всегда документировать каждый этап․
Соблюдение этих правил минимизирует риски штрафов (по ч․ 4 ст․ 5․27 КоАП РФ) и судебных исков от бывших сотрудников․