Дата публикации: 23 мая 2026 года

Правовые основы ведения трудовых книжек

Ведение трудовых книжек в Российской Федерации регулируется:

• Постановлением Правительства РФ от № 225 (Правила ведения и хранения трудовых книжек);
• Постановлением Минтруда РФ от № 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек);
• Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 66, 309.5).

Кто отвечает за корректное ведение?

Ответственность за ведение трудовых книжек возложена на:

• Работодателя (организация, в которую принимается директор филиала);
• Специалиста кадровой службы или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек;
• Руководителя организации (в части контроля за правильностью внесенных записей).

Особенности назначения директора филиала

Порядок назначения

Директор филиала может быть назначен:

1. Приказом руководителя организации (если уставом или локальными актами это предусмотрено);
2. Решением учредителя (участника) юридического лица;
3. По трудовому договору, заключенному с руководителем филиала.

В отличие от обычных сотрудников, для директора филиала основанием для внесения записи в трудовую книжку может служить не только приказ о приеме на работу, но и:

• Решение учредителя о назначении;
• Протокол общего собрания участников;
• Иной распорядительный документ, подтверждающий назначение на должность.

Образцы записей в трудовую книжку директора филиала

Образец 1: Запись при приеме на работу по приказу

Образец 2: Запись при назначении решением учредителя

Образец 3: Запись при увольнении

Нюансы и частые ошибки

Что должно быть указано в трудовой книжке директора филиала?

• Наименование филиала (если он имеет отдельное наименование);
• Должность («директор филиала», а не просто «директор»);
• Основание назначения (приказ, решение учредителя и т.д.);
• Сведения о трудовой деятельности (если ведется отдельный учет).

Типичные ошибки при заполнении

• Не указание наименования филиала — запись должна содержать полное наименование структурного подразделения;
• Отсутствие основания назначения — в графе 4 должна быть ссылка на приказ или решение;
• Неправильное указание должности — не «директор», а «директор филиала»;
• Отсутствие подписи и печати — запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).

Как избежать проблем при проверке?

Рекомендации для работодателей

1. Сверяйте записи с приказами и решениями — перед внесением записи в трудовую книжку убедитесь, что приказ или решение учредителя соответствует действительности;
2. Используйте актуальные бланки — трудовые книжки старого образца действительны, но записи должны соответствовать современным требованиям;
3. Ведите учет трудовых книжек — заведите журнал учета трудовых книжек, где фиксируйте все операции с ними;
4. Проводите инструктаж ответственных лиц — обучите сотрудников кадровой службы правилам ведения трудовых книжек;
5. Исправляйте ошибки правильно — если ошибка допущена, ее нужно исправить путем зачеркивания и внесения правильной записи с указанием основания исправления.

Что проверяют при проверке трудовой книжки?

• Наличие всех обязательных граф;
• Соответствие записей приказам и решениям;
• Отсутствие исправлений, не заверенных надлежащим образом;
• Наличие подписей и печатей;
• Соблюдение порядка ведения (например, не допускается ведение записей «задним числом»).

Ответственность за нарушения

За нарушения правил ведения трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

Административная ответственность

Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечет наложение административного штрафа:
• на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.

Материальная ответственность

Если ошибки в трудовой книжке привели к ущербу для работника (например, невозможность подтвердить стаж), работодатель может быть привлечен к материальной ответственности.

Полезные ресурсы и образцы

Для удобства мы подготовили несколько полезных ссылок и материалов:

• Порядок Права — образцы заполнения трудовых книжек
• Онлайн-инспекция.рф — ответы на вопросы о трудовых книжках
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ № 69)

Ведение трудовых книжек директоров филиалов имеет свои особенности, связанные с порядком их назначения и статусом. Основные моменты, которые нужно помнить:

Следуя этим правилам, вы сможете избежать ошибок при ведении трудовых книжек директоров филиалов и обеспечить их соответствие действующему законодательству.

Материал подготовлен на основе действующего законодательства Российской Федерации по состоянию на май 2026 года. Для уточнения отдельных моментов рекомендуется обращаться к юристу или специалисту по кадрам.