Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий факт работы гражданина и его стаж. Именно записи в этом документе формируют будущие пенсионные права сотрудника. Как подчеркивают эксперты, включая декана факультета трудового права, даже самые незначительные на первый взгляд неточности в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной) могут привести к отказу в назначении пенсии, ее отсрочке или уменьшению размера.
Когда речь заходит о руководителе организации — директоре или генеральном директоре, — оформление записей имеет ряд специфических нюансов. Директор является таким же работником, но с особым статусом и процедурой приема на работу. В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись в трудовую книжку руководителю.
Кто вносит запись?
Первый логичный вопрос, который возникает при трудоустройстве директора: кто же делает запись в его трудовую книжку? Если в штатном расписании есть кадровик, эту задачу выполняет он. Если же директор — единственный учредитель и сотрудник в ООО, он вправе самостоятельно внести запись в свою трудовую книжку. Правило простое: запись вносит работодатель, а в данном случае юридическое лицо выступает работодателем по отношению к своему руководителю.
Основания для внесения записи
Для рядового сотрудника основанием для приема на работу является трудовой договор и приказ; Для директора процедура сложнее:
- Решение (протокол) общего собрания учредителей или решение единственного учредителя о избрании/назначении на должность.
- Трудовой договор. С руководителем может быть заключен срочный трудовой договор (если это прописано в уставе или решении учредителей).
- Приказ о приеме на работу. Издается на основании решения учредителей и подписанного трудового договора.
Именно эти документы служат фундаментом для внесения сведений в трудовую книжку директора.
Пошаговая инструкция: запись о приеме на работу
Оформление трудовой книжки директора подчиняется общим правилам ведения трудовых книжек, но имеет свои формулировки.
Шаг 1. Внесение сведений о работодателе
В виде заголовка (без номера и даты) в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Например: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»). Под этим заголовком вносятся все последующие записи.
Шаг 2. Запись о приеме
В графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата приема на работу (а не дата принятия решения учредителями!).
В графе 3 необходимо сделать правильную формулировку. Роструд поясняет, что важно использовать корректные формулировки в зависимости от того, как именно оформлены отношения:
- Вариант 1 (классический): «Принят(а) в должности генерального директора»;
- Вариант 2 (если должность выборная или по конкурсу): «Избран(а) на должность генерального директора».
В графе 4 указываеться документ, на основании которого внесена запись. Здесь часто допускают ошибку, указывая только решение учредителей. Однако, основанием для приема на работу является и приказ, и решение/протокол.
Пример заполнения графы 4: «Решение единственного учредителя ООО «Альфа» № 5 от г., Приказ № 1-к от г.».
Запись об увольнении директора
При увольнении работника по собственному желанию или по иным основаниям, в трудовую книжку вносится соответствующая запись. Роструд обращает особое внимание: недопустимо сокращать слова (например, писать «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» вместо «пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»). Правильно применять только полные формулировки.
Основанием для увольнения директора также выступает решение/протокол учредителей и приказ о прекращении трудового договора. В графе 3 указывается причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ, в графе 4 — реквизиты приказа.
Что делать, если обнаружена ошибка?
Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения пенсионных выплат. Если у директора (как и у любого сотрудника) в трудовой книжке стоит неверная дата записи о приеме на работу или допущена неточность в наименовании должности, исправлять это нужно по месту работы, где была внесена ошибочная запись, либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку;
Зачеркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено. Ошибочная запись признается недействительной путем внесения новой записи с формулировкой: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего вносится правильная информация.
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)
Не стоит забывать, что с 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки (сейчас данные подаются в рамках Единой формы сведений — ЕФС-1). Директор, как наемный работник, также подлежит учету в ПФР (СФР). Работодатель обязан своевременно передавать сведения о приеме на работу, переводах и увольнении руководителя в электронном виде. Ошибки в электронной базе могут быть не менее критичными, чем на бумаге, и также грозят проблемами с подтверждением стажа.
Трудовая книжка директора, это документ, требующий не меньшего, а порой и большего внимания, чем документация рядовых сотрудников. Главное правило — строго следовать Трудовому кодексу РФ, Правилам ведения трудовых книжек и Инструкции по их заполнению.
Помните:
- Основанием для записи служат как решение учредителей, так и приказ.
- Формулировки должны быть полными, без сокращений.
- Исправление ошибок производится путем признания записи недействительной, а не зачеркиванием.
Своевременная и внимательная проверка всех записей убережет руководителя от неприятных сюрпризов при оформлении пенсии и подтверждении его трудового стажа в будущем.