Трудовая книжка директора (генерального директора, директора филиала, подразделения и т.д.) оформляется по тем же правилам, что и для любого другого сотрудника, однако существуют нюансы, связанные с должностным статусом, возможным наличием нескольких директоров в организации и требованиями к заверению записей и копий документа.

Нормативная база

• Статья 62 ТК РФ – работодатель обязан выдавать надлежащим образом заверенные копии трудовой книжки по требованию сотрудника.
• Письмо Роструда от № ПГ/9518-6-1 – разъясняет порядок заверения копий и требования к их оформлению.
• Указ Президиума Верховного суда СССР от № 9779‑X – содержит положения о заверении трудовых книжек руководителем организации или уполномоченным сотрудником.
• Внутренние локальные акты (положение о ведении трудовых книжек, инструкция по кадровому делопроизводству) – уточняют, кто именно в организации уполномочен вносить записи и ставить подписи.

Внесение записи о назначении директором

Запись о приёме на работу директора оформляется в соответствии с общими правилами заполнения трудовой книжки:

1. Графа 1 – порядковый номер записи.
2. Графа 2 – дата приёма на работу (число, месяц, год).
3. Графа 3 – сведения о принятом на работу сотруднике: «Принят на должность директора…».
4. Графа 4 – наименование организации и, при необходимости, структурного подразделения.
5. Графа 5 – основание приказа (номер и дата приказа о приёме на работу).

Если директор руководит структурным подразделением (филиал, фабрика, производственное объединение) или в организации предусмотрено несколько директоров (по персоналу, сбыту, развитию), в графе 4 указывается полное название подразделения или уточняющая формулировка должности, например:

• «Директор филиала «Западный»»
• «Директор по развитию»
• «Генеральный директор ООО «Пример»»

Запись подписывает уполномоченное лицо (как правило, руководитель отдела кадров или иное лицо, обладающее доверенностью от работодателя) и заверяется печатью организации.

Кто подписывает трудовую книжку при увольнении директора

При увольнении директора порядок подписи аналогичен порядку при приёме на работу:

• Уполномоченное лицо – сотрудник кадровой службы, ответственный за ведение трудовых книжек, либо иное лицо, имеющее соответствующую доверенность.
• Подпись ставится в графе 4 (или в отдельной графе «Уволен») вместе с датой увольнения, которая должна совпадать с датой, указанной в приказе об увольнении.
• Печать организации – обязательный элемент заверения записи.

Если в организации нет отдельного уполномоченного лица, подпись может поставить непосредственный руководитель (например, владелец бизнеса или член правления), однако в этом случае необходимо наличие доверенности, подтверждающей его право выполнять кадровые функции.

Как заверить трудовую книжку директора в 2026 году

Заверение трудовой книжки (или её копии) производится в следующем порядке:

1. Сотрудник отдела кадров проверяет правильность всех внесённых записей (отсутствие исправлений, соответствие данных приказам и другим документам).
2. На последней странице трудовой книжки ставится отметка о заверении: «Верно» (или «Копия верна» для копий).
3. Подпись уполномоченного лица и расшифровка (ФИО, должность).
4. Оттиск печати организации (круглая печать с наименованием предприятия).
5. Дата заверения указывается рядом с подписью.

Пример оформления заверения копии трудовой книжки:

Копия верна
Подпись __________________ /Иванов И.И./
Должность: начальник отдела кадров
Дата «___» __________ 2026 г.
М.П.

Когда может понадобиться заверенная копия трудовой книжки директора

• Получение банковского кредита или ипотеки.
• Оформление загранпаспорта, визы, разрешения на работу за рубежом.
• Участие в тендерах, госзакупках (требуется подтверждение трудового стажа).
• Предоставление в суд, нотариусу или другим государственным органам.
• Получение пособий, пенсий, социальных выплат.

Сотрудник направляет письменное заявление в отдел кадров с просьбой выдать заверенную копию. Заявление может быть оформлено в свободной форме, но желательно указать:

• ФИО сотрудника;
• Должность и подразделение;
• Цель выдачи копии;
• Контактные данные для получения документа.

Особенности оформления для директоров структурных подразделений

Если директор руководит филиалом, представительством или другим обособленным подразделением, в трудовой книжке besides основной записи о приёме на работу может быть сделана дополнительная запись о назначении на должность руководителя подразделения. Эта запись оформляется так же, как и любая иная:

• Графа 3: «Назначен на должность директора филиала «Северный»».
• Графа 4: Наименование головной организации и филиала.
• Графа 5: Номер и дата приказа о назначении.

Заверение такой записи производится тем же способом, что и основной записи.

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Вести единый журнал учёта выдачи заверенных копий трудовой книжки (номер заявления, дата, ФИО получателя, цель).
2. Хранить шаблоны заверения (фраз «Верно», «Копия верна») в электронном виде для быстрого копирования.
3. Периодически проводить внутренний аудит: проверять соответствие записей в трудовой книжке приказам, отсутствие несанкционированных исправлений.
4. Обеспечить наличие доверенностей у лиц, уполномоченных вносить записи и ставить подписи, особенно в организациях с филиальной структурой.
5. При переходе на электронный документооборот сохранять бумажный оригинал трудовой книжки в соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ.

Заверенная трудовая книжка директора – важный документ, подтверждающий профессиональный путь руководителя и необходимый для множества юридических и финансовых процедур. Оформление записи о приёме, переводе или увольнении директора не отличается от стандартного порядка, однако требует особого внимания к указанию структурного подразделения, наличию нескольких директоров и соблюдению требований к заверению подписью уполномоченного лица и печатью организации. Следуя изложенным рекомендациям и нормативным актам, кадровая служба сможет обеспечить корректное ведение и выдачу заверенных копий трудовой книжки директора в полном соответствии с законодательством РФ.