Ситуация, когда генеральный директор организации самостоятельно изымает или забирает свою трудовую книжку из отдела кадров, является одной из самых сложных и неоднозначных в кадровом делопроизводстве. С одной стороны, руководитель — это полноправный работник, с другой — он несет ответственность за сохранность документов всей организации. В условиях 2026 года, когда цифровизация трудовых отношений уже стала нормой, бумажный вариант документа по-прежнему имеет юридическую силу в определенных случаях, и его перемещение должно быть строго регламентировано.

Правовой статус директора как работника

Важно помнить, что трудовой договор с генеральным директором подписывает не он сам, а председатель совета директоров или собственник имущества организации. Следовательно, директор подчиняется общим правилам Трудового кодекса РФ. Однако, будучи единоличным исполнительным органом, он часто совмещает свои функции с обязанностями работодателя в части ведения кадровой документации, если в штате нет отдельного кадровика.

Ключевые моменты статуса:

• Директор имеет полное право получить свою трудовую книжку на руки при увольнении.
• Если директор действует как представитель организации, он не может сам себе выдать документ без надлежащего оформления (приказа, акта).
• Самовольное изъятие документа из архива без регистрации может быть расценено как нарушение правил хранения.

Сценарий 1: Директор увольняется

Наиболее частая причина, по которой директор «забирает» трудовую книжку — это прекращение трудового договора. Согласно ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения работнику обязаны выдать трудовую книжку.

Порядок действий при увольнении директора:

1. Издание приказа. Должен быть подписан приказ о прекращении трудового договора. Если директор увольняется по собственному желанию, он пишет заявление за две недели.
2. Внесение записи. В трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на статью ТК РФ.
3. Выдача документа. Директор получает книжку на руки. В журнале учета движения трудовых книжек делается соответствующая запись с подписью получателя.

Важно: Если в организации нет другого сотрудника, уполномоченного заверить запись в трудовой книжке директора (например, заместителя или главного бухгалтера с соответствующей доверенностью), запись может заверить сам директор, так как он выступает стороной трудового договора, но лучше, чтобы это сделал собственник или председатель совета директоров во избежание споров.

Сценарий 2: Директор забрал книжку для личных целей (не увольняясь)

Иногда возникает ситуация, описанная в запросах пользователей: директор без ведома кадров (или будучи сам кадровиком) забирает документ. Это может потребоваться для оформления пенсии, визы или кредита.

В этом случае категорически нельзя просто отдать книжку без документального оформления. Трудовая книжка — это документ строгой отчетности.

Как оформить временную выдачу:

Согласно правилам ведения трудовых книжек, выдача оригинала возможна только по письменному заявлению работника для предоставления в государственные органы (ПФР, суд, банк и т.д.).

• Директор пишет заявление на имя организации (формально — на имя собственника или совета директоров, фактически — сам на себя как на руководителя).
• Издается приказ или распоряжение о временной выдаче трудовой книжки с указанием срока возврата.
• В журнале учета делается запись о выдаче, директор ставит подпись.
• После возврата документа делается отметка о возвращении.

Если директор просто забрал книжку без заявлений и приказов, это создает риск утери документа и штрафов со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда). Как показывает практика, отсутствие записи о выдаче может привести к штрафам до 50 000 рублей на организацию и до 5 000 рублей на должностное лицо.

Электронные трудовые книжки: новый контекст 2026 года

Нельзя забывать, что с 2020-2021 годов в России введен переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). На текущий момент (2026 год) для большинства работников, особенно принятых после 2021 года, бумажный вариант может уже не вестись или быть вторичным.

Если директор забрал бумажную трудовую книжку при переходе на ЭТК:

• Основная информация о стаже хранится в базе Социального фонда России (СФР).
• Бумажный экземпляр выдается на руки при увольнении или по заявлению, если работник ранее подал заявление о ведении бумажной книжки.
• Если директор забрал бумажную книжку, это не влияет на его электронный стаж, но требует аккуратного оформления выдачи бумажного бланка.

Риски и ответственность

Ситуация, когда директор самовольно забирает трудовую, таит в себе несколько угроз:

Риск утери документа

Если трудовая книжка будет утеряна пока находится у директора (вне сейфа организации), восстановить записи будет крайне сложно. Работодатель обязан будет выдать дубликат, что требует сбора справок со всех мест работы.

Проблемы при проверках ГИТ

Инспекторы ГИТ при проверке могут запросить журнал учета движения трудовых книжек. Если книжка директора числится в наличии, а физически ее нет, и нет записи о выдаче — это нарушение. В архивах есть случаи, когда компанию и директора штрафовали суммарно на крупные суммы именно за ненадлежащий учет.

Конфликт интересов

Если директор планирует скрыть факт увольнения или, наоборот, незаконно внести запись о работе, доступ к бланкам строгой отчетности дает ему такую техническую возможность. Поэтому собственникам важно контролировать движение трудовых книжек топ-менеджмента.

Что делать, если директор уже забрал книжку без оформления?

Если ситуация уже произошла (директор забрал документ «по-тихому»), необходимо срочно минимизировать риски:

1. Зафиксировать факт. Составить акт о том, что трудовая книжка временно находится у директора, с указанием даты изъятия.
2. Получить расписку. Директор должен написать объяснительную или заявление о временной выдаче документа задним числом (если это допустимо по внутренним правилам) или текущей датой с указанием причины.
3. Внести запись в журнал. Даже с опозданием, но факт выдачи должен быть отражен в журнале учета.
4. Контроль возврата. Установить жесткий срок возврата документа в сейф организации.

Директор, забравший свою трудовую книжку, действует в двойственной роли: как работник, имеющий права на документ, и как руководитель, обязанный соблюдать порядок документооборота. В 2026 году, несмотря на цифровизацию, бумажная трудовая книжка остается важным юридическим инструментом.

Главное правило: любое перемещение трудовой книжки, даже если ее берет сам генеральный директор, должно быть отражено в журнале учета и сопровождено приказом или заявлением. Только так можно избежать штрафов от трудовой инспекции и проблем с восстановлением стажа в будущем.

Помните: порядок в документации — залог спокойствия как для директора, так и для учредителей компании.