Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Для директора организации, как и для любого другого сотрудника, она имеет ключевое значение: именно в ней фиксируются все этапы карьеры, назначения на должности, увольнения, награды и другие значимые события. Однако ведение трудовой книжки директора имеет ряд специфических особенностей, обусловленных его статусом как руководителя и одновременно работника организации.

Кто ведёт трудовую книжку директора?

Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации (в частности, Трудовому кодексу РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225), трудовая книжка директора ведётся самим работодателем — то есть организацией, в которой он работает.

Однако возникает логический вопрос: если директор — это руководитель, то кто именно вносит записи в его трудовую книжку?

• Если директор является единственным учредителем и не имеет вышестоящего руководства — запись в его трудовую книжку вносит лицо, уполномоченное на это учредителем (например, заместитель директора по кадрам, бухгалтер или иное лицо, назначенное приказом).
• Если в организации есть совет директоров или наблюдательный совет — записи могут вноситься по его решению.
• В случае, когда директор работает по трудовому договору (например, привлечённый извне), то его трудовая книжка ведётся кадровой службой организации на общих основаниях.

Важно! Записи в трудовую книжку директора не могут вноситься им самим, это нарушение процедуры и может повлечь признание документа недействительным при проверке трудовой инспекцией или Пенсионным фондом.

Какие записи вносятся в трудовую книжку директора?

В трудовую книжку директора вносятся те же сведения, что и для любого другого работника:

1. Дата приёма на должность генерального директора (или иной руководящей должности).
2. Основание для приёма — решение собрания участников (учредителей), протокол совета директоров или приказ руководителя (если директор — учредитель).
3. Дата увольнения с должности директора (с указанием основания: по собственному желанию, по инициативе собственника, по истечении срока полномочий и т.д.).
4. Переводы на другие должности внутри организации (если такие имели место).
5. Награды, поощрения (по желанию работодателя).
6. Сведения о дисциплинарных взысканиях (если применялись).

Пример записи:

«Принят на работу в должности генерального директора» — г. Основание: протокол собрания учредителей № 7 от г. и приказ № 15-к от г;

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК): что изменится для директора?

С 2021 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс касается всех работников, включая директоров.

Обязательно ли директору переходить на ЭТК?

Нет, переход на ЭТК не является обязательным для директора (и любого другого работника).

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , работник имеет право:

• Оставить бумажную трудовую книжку — для этого нужно подать заявление об отказе от электронной формы до (для тех, кто уже работал на момент введения ЭТК) или при первом трудоустройстве после 2021 года.
• Выбрать электронную трудовую книжку — тогда все сведения о трудовой деятельности будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда РФ.

Если директор не подал заявление об отказе от ЭТК, то с момента приёма на работу (или с 2021 года, если он уже работал) его трудовая деятельность фиксируется только в электронном виде.

Как подтвердить наличие ЭТК у директора?

При приёме на новую работу директор должен предоставить:

• СНИЛС — для доступа к личному кабинету ПФР;
• Заявление о предоставлении сведений из ЭТК (если он не подавал заявление об отказе);
• Или — бумажную трудовую книжку (если он её сохранил).

Работодатель может запросить сведения из ЭТК через личный кабинет ПФР или через сервис «Работа в России» на портале Госуслуг.

Особенности ведения трудовых книжек директора в 2026 году

На 2026 год действуют следующие ключевые положения:

• Двойной формат: если директор не подавал заявление об отказе от бумажной книжки, ведутся оба формата (бумажная и электронная). Это требование закреплено в Постановлении Минтруда РФ от № 47, которое уточнило порядок ведения трудовых книжек в условиях цифровизации.
• Ответственность за ведение: в организации должен быть назначен ответственный за ведение трудовых книжек (обычно — кадровик или юрист). Даже если директор — единственный работник, он обязан назначить кого-то (например, бухгалтера) для ведения своих и чужих трудовых книжек.
• Книга учёта: организация обязана вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу учёта бланков — и это только на бумажном носителе (согласно письму Минтруда от № 14-2/ООГ-123).
• Хранение: трудовые книжки (включая книжку директора) хранятся в организации в течение 75 лет после увольнения работника.

Ошибки при ведении трудовой книжки директора и их последствия

Наиболее распространённые ошибки:

• Самовольное внесение записей директором — недействительная запись.
• Отсутствие приказа о приёме/увольнении — нарушение трудового законодательства, штрафы от трудовой инспекции.
• Несоответствие записи в ЭТК и бумажной книжке — риски при расчёте пенсии и проверках ПФР.
• Отсутствие подписи ответственного лица и печати, документ не имеет юридической силы.

Санкции: за нарушения ведения трудовых книжек предусмотрены штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей для юридического лица, до 5 000 рублей для должностного лица.

Рекомендации для директоров и кадровых служб

1. Если вы — директор и хотите сохранить бумажную трудовую книжку — подайте заявление об отказе от ЭТК в письменной форме до первого трудоустройства после 2021 года.
2. Все приказы о приёме, увольнении, переводе директора должны быть оформлены в соответствии с уставом организации и содержать ссылки на решения собрания учредителей или совета директоров.
3. Ведение трудовой книжки директора должно быть поручено независимому лицу (не самому директору).
4. Регулярно сверяйте данные в бумажной книжке и в личном кабинете ПФР — это предотвратит ошибки при начислении пенсии.
5. Храните все приказы, протоколы и заявления, связанные с трудовой деятельностью директора, как минимум 75 лет.

Трудовая книжка директора — это не просто формальность, а важнейший юридический документ, подтверждающий его профессиональный стаж, опыт и законность трудовых отношений. Несмотря на цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки, бумажный вариант остаётся актуальным для многих руководителей, особенно в малом и среднем бизнесе.

Правильное ведение трудовой книжки директора — залог отсутствия конфликтов с трудовой инспекцией, беспроблемного выхода на пенсию и подтверждения квалификации при смене места работы. Не пренебрегайте этой формальностью — даже если вы являетесь собственником компании, ваша трудовая книжка — это ваша профессиональная история, которую нужно беречь так же, как и бизнес.

Помните: трудовая книжка, это не просто лист бумаги. Это ваша карьера, зафиксированная законом.