В последние годы дистанционная работа стала обычным явлением для многих компаний․ При этом вопросы оформления и ведения трудовой книжки остаются актуальными․ В статье рассмотрим‚ какие требования предъявляются к дистанционному работнику и работодателю‚ какие документы нужны‚ как правильно оформить запись и что делать в случае утери․
Правовая база
Основные положения‚ регулирующие оформление трудовой книжки‚ находятся в Трудовом кодексе РФ:
- Статья 312․2 ТК РФ – порядок оформления и ведения трудовой книжки․
- Пункт 25‑1 ТК РФ – обязательные сведения‚ которые должны быть внесены в трудовую книжку․
- Постановления Правительства РФ и приказы Минтруда‚ уточняющие порядок выдачи и замены книжки․
Законодательство не вводит специальных правил для дистанционных работников․ Это значит‚ что порядок действий такой же‚ как и для сотрудников‚ работающих в офисе‚ за исключением особенностей передачи документов․
Обязанности работника
Согласно части шестой статьи 312․2 ТК РФ‚ если в трудовом договоре (или отдельном соглашении) не указано иное‚ дистанционный работник обязан предоставить работодателю свою трудовую книжку:
- Лично – при первой возможности‚ например‚ при визите в офис․
- По почте – заказным письмом с уведомлением о вручении․
- Через курьерскую службу – при условии‚ что обе стороны согласовали способ доставки․
При передаче по почте работник обязан приложить письменное заявление о выдаче книжки и‚ при необходимости‚ копию паспорта для подтверждения личности․
Обязанности работодателя
Работодатель‚ получив трудовую книжку‚ обязан:
- Внести запись о приёме на работу в соответствии с пунктом 25‑1 ТК РФ (дата‚ должность‚ условия труда‚ сведения о дистанционном порядке работы)․
- Сохранить книжку в надёжном месте (офис‚ архив) и обеспечить её доступность для работника․
- В случае утери или повреждения книжки выдать новую по письменному заявлению работника (см․ п․ 4)․
Что делать‚ если трудовая книжка утеряна или повреждена
Согласно статье 312․2 ТК РФ‚ при утере или повреждении книжки работник подаёт письменное заявление работодателю․ Работодатель обязан:
- Выдать новую трудовую книжку в течение 5 рабочих дней․
- Перенести в неё все сведения о предыдущей работе‚ если они были зафиксированы в электронных реестрах (например‚ в системе «Электронный архив трудовых книжек»)․
- Сделать отметку о выдаче новой книжки в оригинальном документе (вкладка «Выдача новой книжки»)․
Как оформить запись о дистанционном порядке работы
Хотя закон не требует отдельного указания «дистанционный» в записи‚ многие организации делают это для внутреннего учёта․ При оформлении записи рекомендуется:
- Указать полную должность и условие труда (например‚ «работа на удалённой основе»)․
- Привести дату начала дистанционной работы․
- При наличии отдельного соглашения о дистанционной работе указать его номер и дату заключения․
Пример записи:
– Приём на работу в должности «Менеджер проекта»‚ работа на удалённой основе (согл․ № 12/2024 от )․ Условия труда – согласно Трудовому договору № 45/2024․
Электронные трудовые книжки и их роль для дистанционных работников
С 2023 года в России активно внедряется система Электронной трудовой книжки (ЭТК)․ Для дистанционных сотрудников это удобный вариант‚ поскольку:
- Не требуется физическая передача бумажного документа․
- Записи вносятся в режиме онлайн‚ а работник может просматривать их в личном кабинете․
- Сокращаются риски утери и повреждения․
Для перехода на ЭТК необходимо:
- Подписать согласие работника на электронный документооборот․
- Обеспечить работнику доступ к государственному порталу «Госуслуги» или корпоративной системе․
- Сохранить копию оригинального бумажного договора в архиве работодателя․
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы процесс передачи и ведения трудовых книжек у дистанционных работников проходил без осложнений‚ рекомендуется:
- Заранее согласовать порядок передачи – в трудовом договоре указать‚ как будет происходить передача книжки (лично‚ почтой‚ курьером)․
- Оформить протокол получения – документ‚ подтверждающий факт получения книжки работодателем (подпись получателя‚ дата‚ способ доставки)․
- Вести электронный реестр – отдельный список всех дистанционных работников с указанием статуса книжки (получена‚ в пути‚ заменена)․
- Обеспечить конфиденциальность – хранить бумажные книжки в закрытом архиве‚ ограничив доступ только уполномоченным лицам․
- Регулярно проверять актуальность – раз в полгода проверять‚ что все записи актуальны и соответствуют действующим договорам․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказаться от предоставления бумажной трудовой книжки?
Да‚ если работник и работодатель согласовали использование Электронной трудовой книжки․ В этом случае работник подписывает согласие‚ и все записи вносятся в электронный реестр․
Что делать‚ если работник находится за границей?
Вариант 1 – отправить книжку заказным письмом с международным отслеживанием․
Вариант 2 – оформить электронную трудовую книжку․
В любом случае необходимо зафиксировать факт отправки и получения․
Нужно ли указывать в книжке‚ что работа выполняется дистанционно?
Законодательство не требует отдельного указания‚ однако многие организации делают это для внутреннего учёта․ Это не нарушает нормы ТК РФ․
Можно ли использовать копию трудовой книжки?
Копия может быть предоставлена только в качестве справки․ Оригинал обязателен для внесения записей․
Предоставление трудовой книжки дистанционным работником – процесс‚ полностью регулируемый теми же нормами‚ что и для офисных сотрудников․ Главное отличие – способ передачи документа․ Работник обязан предоставить оригинал (лично или почтой)‚ а работодатель – своевременно внести все необходимые записи и обеспечить надёжное хранение․ При утере книжки работодатель обязан выдать новую в установленный срок․ Переход на Электронную трудовую книжку упрощает процесс и минимизирует риски‚ связанные с физическим перемещением документов․
Соблюдая перечисленные рекомендации‚ компании смогут без проблем вести кадровый учёт даже при полностью удалённом штате․
Дата публикации: