С переходом многих компаний на удалённый формат работы в России появляется ряд вопросов, связанных с ведением трудовой книжки дистанционного работника. В статье разберём, какие требования предъявляются к работодателю и работнику, как оформлять записи, какие документы нужны и в каких случаях запись в трудовой книжке не обязательна.

Что такое трудовая книжка дистанционного работника?

Трудовая книжка дистанционного работника – это документ, в котором фиксируется информация о трудовой деятельности сотрудника, работающего в удалённом режиме. Книга может быть как бумажной, так и электронной (электронная трудовая книжка – ЭТК). В обоих случаях она подтверждает стаж работы, место трудоустройства и другие сведения, необходимые для расчёта пенсии, отпусков и т.д.

Правовое регулирование

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 312 (письменные трудовые договоры и запись в трудовой книжке);
• Статья 65 ТК РФ – требования к оформлению трудового договора;
• Статья 312.3 ТК РФ – порядок выдачи копий документов работнику;
• Статья 312.5 ТК РФ – включение времени взаимодействия сторон в рабочее время;
• Статья 312.8 ТК РФ – порядок увольнения дистанционного работника;
• Статья 312.2 ТК РФ – случаи, когда запись о дистанционной работе в трудовой книжке не обязательна.

Когда запись обязательна?

Согласно ч. 6 ст. 312 и ч. 5 ст. 312 ТК РФ, запись о трудовой деятельности дистанционного работника в трудовой книжке обязательна, если:

1. Работник предоставляет работодателю бумажную трудовую книжку лично или направляет её по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
2. В договоре не оговорено иное соглашение сторон.

Когда запись не обязательна?

В ч. 312;2 ТК РФ указано, что запись о дистанционной работе может не вноситься в трудовую книжку в двух случаях:

1. Стороны договорились не вносить запись (соглашение в письменной форме);
2. В соответствии с другим федеральным законом трудовая книжка на работника не ведётся (например, для некоторых категорий работников).

Как оформить трудовую книжку дистанционного работника?

Бумажная трудовая книжка

Если работник предоставляет бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:

• Внести запись о приёме на работу, указав дату, место работы и вид деятельности;
• Внести запись о переводе на дистанционную работу (если это предусмотрено договором);
• Внести запись об увольнении (если работник уходит из компании). При увольнении дистанционного работника присутствие в офисе не требуется – запись оформляется в журнале и подтверждается подписью на приказе об увольнении.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России вводится электронная трудовая книжка. При приёме удалённого сотрудника:

• Работодатель заполняет электронный шаблон, который автоматически сохраняется в системе;
• Работник может получить доступ к своей ЭТК через портал «Госуслуги» или корпоративный портал;
• При необходимости можно распечатать копию ЭТК для предъявления в органы власти.

Необходимые документы

Для оформления трудовой книжки дистанционного работника обычно требуется:

1. Трудовой договор (с указанием режима работы – дистанционный);
2. Справка работодателя о месте работы (если работник работает в другом городе);
3. Выписка из приказов о переводе на дистанционную работу (если применимо);
4. Лицевой счёт и ведомости по заработной плате (для подтверждения стажа);
5. Копия паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

Как вносить запись о дистанционной работе?

Если запись обязательна, работодатель вносит её в журнал трудовой книжки следующим образом:

1. Указываются дата начала работы, место работы (можно указать «удалённо»), вид деятельности и должность;
2. В журнале фиксируется дата перевода на дистанционный режим (если это отдельный пункт договора);
3. При увольнении фиксируется дата окончания трудовой деятельности и причина увольнения.

Если запись не обязательна, стороны могут заключить письменное соглашение, в котором оговорят, что сведения о дистанционной работе не будут вноситься в трудовую книжку. Такое соглашение должно быть подписано обеими сторонами и храниться в кадровом отделе.

Что делать, если трудовая книжка потеряна или повреждена?

Дистанционный работник может написать заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку. В ТК РФ предусмотрены следующие шаги:

1. Работник подает заявление в кадровый отдел с указанием причины отсутствия трудовой книжки;
2. Работодатель оформляет новый документ (согласно ч. 5 ст. 65 и ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ);
3. В новой трудовой книжке фиксируются все предыдущие записи о трудовой деятельности, включая периоды дистанционной работы.

Как подтвердить наличие стажа дистанционного работника?

Если работник не имеет бумажной трудовой книжки, стаж можно подтвердить следующими документами:

• Экземпляр трудового договора о дистанционной работе;
• Справки работодателя о начислении заработной платы;
• Выписки из электронных ведомостей;
• Копии электронных записей в ЭТК.

Эти документы могут быть использованы в качестве доказательства стажа при расчёте пенсии, отпускных и других выплат.

Практические рекомендации для работодателя

1. Убедитесь, что в трудовом договоре чётко прописан режим работы (удалённый, гибридный и т.д.) и условия перевода на дистанционный режим;
2. Проведите инструктаж по оформлению записей в трудовой книжке, включая электронную версию;
3. Соблюдайте сроки выдачи копий документов работнику (не более трёх рабочих дней с момента подачи заявления);
4. В случае отсутствия бумажной трудовой книжки работника оформляйте электронную трудовую книжку и предоставляйте доступ к ней;
5. Храните все документы, подтверждающие стаж и трудовую деятельность дистанционного работника, в течение 10 лет.

Трудовая книжка дистанционного работника – важный документ, подтверждающий стаж и трудовую историю сотрудника. В соответствии с ТК РФ запись в трудовой книжке обязательна, если работник предоставляет её работодателю, и не обязательна только при наличии письменного соглашения сторон. С переходом на электронную трудовую книжку многие процессы упрощаются, но при этом сохраняется юридическая надёжность и доступность сведений о трудовой деятельности.

Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете корректно вести трудовую книжку дистанционного работника, соблюдая все требования законодательства и обеспечивая прозрачность трудовых отношений.