С развитием цифровых технологий и ростом популярности дистанционной работы в России кардинально изменился подход к ведению трудовых отношений. Особенно актуален вопрос: нужна ли трудовая книжка дистанционному работнику и как её оформлять в 2026 году? Ответ на этот вопрос зависит от нескольких факторов: выбора формы трудовой книжки, даты трудоустройства и желания сотрудника. Разберёмся подробно.

Обязательно ли вести трудовую книжку дистанционному работнику?

Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 312.1), дистанционный работник, это сотрудник, выполняющий свои обязанности вне места нахождения работодателя, используя информационно-телекоммуникационные сети, включая Интернет. Трудовой договор с дистанционным работником оформляется в письменной форме, как и с любым другим сотрудником.

Важно: наличие трудовой книжки не зависит от формы работы — будь то офис, удалёнка или гибридный режим. Работодатель обязан вести трудовую книжку для каждого сотрудника, если он не заявил о желании перейти на электронный формат.

Электронная трудовая книжка (ЭТК), норма 2026 года

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки. Это означает:

• Все новые сотрудники, включая дистанционных, должны быть оформлены исключительно с электронной трудовой книжкой (ЭТК), если они не подали заявление о сохранении бумажной.
• Работодатель обязан вести только электронные записи в Единой информационной системе (ЕИС) трудовых книжек, созданной Пенсионным фондом РФ.
• Бумажные трудовые книжки не выдаются новым работникам, если они не подали заявление о желании сохранить бумажный вариант.

Таким образом, если вы нанимаете дистанционного сотрудника в 2026 году, вы обязаны оформить ему ЭТК, если он не заявил иное.

Как оформить трудовую книжку дистанционному работнику?

Вариант 1: Электронная трудовая книжка (ЭТК) — по умолчанию

Если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель действует так:

1. Заключает с работником трудовой договор в электронной форме (с ЭЦП или иным способом подтверждения).
2. Получает от сотрудника заявление о предоставлении сведений для формирования ЭТК (форма утверждена ПФР).
3. В течение 5 рабочих дней после заключения договора передаёт в ПФР сведения о приёме на работу через сайт Пенсионного фонда (es.pfrf.ru) или через специализированный программный продукт (например, 1С, СБИС, Контур.Экстерн).
4. Сотрудник может в любое время проверить свою ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.

Вариант 2: Бумажная трудовая книжка — по заявлению сотрудника

Сотрудник имеет право подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, даже если он работает удалённо. В этом случае:

• Работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку (если у него ещё нет) или внести запись в уже имеющуюся.
• Записи в бумажную трудовую книжку вносятся вручную или с помощью печатающего устройства (по правилам ПФР).
• Документы передаются сотруднику почтой или через курьера, в срок не позднее 5 рабочих дней с даты приёма.
• Работодатель должен сохранить копию трудовой книжки в архиве (в электронном виде или на бумаге).

Что вносится в трудовую книжку дистанционного работника?

В трудовую книжку (бумажную или электронную) вносятся следующие сведения:

• Дата приёма на работу и наименование должности (например, «дистанционный специалист по маркетингу»).
• Основание для приёма — указание на трудовой договор (статья 312.1 ТК РФ).
• Дата увольнения, причина и основание (если работник увольняется).
• Все переводы, награды, поощрения — по аналогии с офисными сотрудниками.

Важно! Нельзя указывать в трудовой книжке «дистанционная работа» как отдельную должность. Должность должна соответствовать штатному расписанию (например, «маркетолог», «программист», «бухгалтер»), а форма работы указывается в трудовом договоре.

Какие документы нужны для оформления?

Для дистанционного работника требуются те же документы, что и для офисного:

• Паспорт (скан или копия в электронном виде).
• СНИЛС (обязателен для формирования ЭТК).
• ИНН (желательно).
• Документ об образовании (если требуется по должности).
• Заявление о выборе формы трудовой книжки (если сотрудник хочет сохранить бумажную).
• Трудовой договор в электронной форме (с ЭЦП).

Все документы передаются через защищённые каналы связи: электронная почта, мессенджеры с шифрованием, специализированные платформы (например, СБИС, Деловой оборот).

Чем отличается оформление дистанционного работника от офисного?

Частые ошибки работодателей

• Не оформляют ЭТК — считают, что дистанционный работник «не официальный». Это нарушение ТК РФ.
• Не получают заявление о выборе формы — автоматически ведут бумажную книжку. С 2026 года это неправильно — по умолчанию ЭТК.
• Не передают сведения в ПФР, даже если сотрудник работает удалённо, работодатель обязан вносить данные в ЕИС в срок.
• Указывают «дистанционная работа» как должность — это не соответствует штатному расписанию и может вызвать вопросы у контролирующих органов.

Если вы нанимаете дистанционного работника в 2026 году, действуйте по следующему алгоритму:

1. Заключите трудовой договор в электронной форме с ЭЦП.
2. Попросите сотрудника подать заявление о выборе формы трудовой книжки (ЭТК или бумажная).
3. Если сотрудник не подал заявление — автоматически оформляйте ЭТК.
4. В течение 5 рабочих дней передайте сведения о приёме в ПФР через ЕИС.
5. Если сотрудник выбрал бумажную книжку — вышлите её почтой и сохраните копию.
6. Ведите учёт всех изменений (переводы, увольнения) в соответствии с законом — вне зависимости от формата работы.

Важно помнить: дистанционная работа — это не «серая зона». Это полноценный трудовой режим, регулируемый Трудовым кодексом РФ. Правильное оформление трудовой книжки, не просто формальность, а гарантия прав работника на пенсию, компенсации и социальные льготы.

С 2026 года цифровизация кадрового учёта — не выбор, а обязанность. Успейте адаптировать свои процессы, и ваша компания останется в рамках закона, а сотрудники — уверены в своей защищённости.

Совет: Обучите кадровую службу работе с ЕИС ПФР. Используйте специализированные программы (1С:Зарплата и управление персоналом, Контур.Экстерн, СБИС) — они автоматизируют передачу данных и снижают риск ошибок.