С каждым годом количество дистанционных сотрудников растет, и вместе с этим возникают вопросы о ведении трудовой документации. Особенно актуальна эта тема для HR-специалистов, бухгалтеров и самих работников. В этой статье мы подробно разберем, как оформляется трудовая книжка для дистанционного сотрудника, какие есть особенности и что говорит российское законодательство.

Что такое дистанционная работа по закону?

Согласно статье 312.1 Трудового кодекса РФ, дистанционная работа — это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, специально оборудованного и оснащенного рабочего места, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в т.ч. сети «Интернет».

Обязательно ли вести трудовую книжку для дистанционного сотрудника?

Это означает, что:

• Если сотрудник работает удаленно, работодатель не обязан делать отметки о дистанционном характере работы в его трудовой книжке;
• При заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться;
• Ведение бумажной трудовой книжки для дистанционного сотрудника возможно только по его личному желанию и при предоставлении книжки работником.

Электронная трудовая книжка: что это и как с ней работать?

С 2021 года в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК), которые являются цифровым аналогом бумажных трудовых книжек. ЭТК хранится в базе данных Социального фонда России (СФР).

Кто обязан вести ЭТК?

Согласно законодательству, все работодатели обязаны:

• Перевести всех сотрудников на электронные трудовые книжки (за исключением случаев, когда сотрудник сам выбирает бумажную);
• Своевременно вносить записи о трудовой деятельности в ЭТК;
• Предоставлять работникам возможность получать выписки из ЭТК.

Как сделать запись в электронной трудовой книжке?

Записи в ЭТК вносятся работодателем через личный кабинет на портале Госуслуги или через специализированные программы, интегрированные с системами учета. Основные этапы:

1. Авторизация в личном кабинете работодателя;
2. Выбор функции «Внесение записи в трудовую книжку»;
3. Заполнение необходимых данных (дата приема, должность, условия труда и т.д.);
4. Подписание записи электронной подписью;
5. Отправка записи в СФР.

Как оформить трудовую книжку для дистанционного сотрудника?

Если дистанционный сотрудник изъявил желание иметь бумажную трудовую книжку, то:

• Он должен предоставить ее работодателю;
• Работодатель вносит запись о приеме на работу с указанием, что работа является дистанционной;
• При увольнении также делаеться соответствующая запись.

Как перевести работника с бумажной трудовой на электронную?

Процесс перехода на электронную трудовую книжку включает несколько этапов:

1. Уведомление работника: работодатель должен уведомить сотрудника о переходе на ЭТК не менее чем за 2 месяца;
2. Получение согласия: сотрудник должен дать письменное согласие на ведение электронной трудовой книжки;
3. Внесение записи: в бумажную трудовую книжку вносится запись о том, что с определенной даты трудовая книжка ведется в электронном виде;
4. Передача данных в СФР: все записи из бумажной трудовой книжки переносятся в электронную;
5. Выдача выписки: работнику выдается выписка из ЭТК, подтверждающая его трудовой стаж.

Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку?

Если дистанционный сотрудник не предоставил трудовую книжку и не изъявил желания ее вести, то:

• Работодатель не обязан оформлять бумажную трудовую книжку;
• Все записи о трудовой деятельности вносятся в электронную трудовую книжку;
• При необходимости работник может в любой момент запросить выписку из ЭТК.

Права и обязанности дистанционного сотрудника в отношении трудовой книжки

Дистанционный сотрудник имеет следующие права:

• Требовать внесения записей о своей трудовой деятельности в трудовую книжку (бумажную или электронную);
• Получать выписки из электронной трудовой книжки;
• Требовать исправления ошибок в записях;
• Отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти на электронную.

Обязанности дистанционного сотрудника:

• Предоставить трудовую книжку работодателю, если он изъявил желание ее вести;
• Своевременно сообщать об изменениях в трудовой деятельности (например, о переводе на другую должность);
• Получать и хранить выписки из электронной трудовой книжки.

Типичные ошибки при ведении трудовой книжки для дистанционного сотрудника

Работодатели часто допускают следующие ошибки:

• Отсутствие записи о дистанционной работе: даже если работа дистанционная, запись о приеме на работу должна быть внесена;
• Несвоевременное внесение записей: записи должны вноситься не позднее 7 дней со дня издания приказа;
• Отсутствие подписи работника: при внесении записи в бумажную трудовую книжку необходимо присутствие работника;
• Неправильное оформление электронной подписи: при работе с ЭТК необходимо использовать квалифицированную электронную подпись;
• Непредоставление выписок: работник имеет право получать выписки из ЭТК, и работодатель обязан их предоставлять.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Если в трудовой книжке (бумажной или электронной) обнаружена ошибка, то:

1. Необходимо немедленно обратиться к работодателю;
2. Работодатель должен внести исправления в течение 14 дней;
3. При необходимости можно обратиться в трудовую инспекцию или суд;
4. В случае с ЭТК исправления вносятся через личный кабинет на портале Госуслуги.

Таким образом, ведение трудовой книжки для дистанционного сотрудника имеет свои особенности, но при правильном оформлении и соблюдении законодательства проблем не возникнет. Главное — помнить о правах и обязанностях как работодателя, так и сотрудника, и своевременно вносить все необходимые записи.