Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий информацию о трудовой деятельности работников. Для физических лиц‑предпринимателей (ФЛП) порядок её ведения регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утверждённой приказом Минюста, Минтруда и Минсоцзащиты от № 58. Ниже – пошаговое руководство, как правильно оформить и заполнить трудовые книжки для нанятых сотрудников.

Кто обязан вести трудовые книжки

Для ФЛП ведутся две группы записей:

• о приёме на работу наёмных работников;
• о их увольнении.

Трудовой договор с наёмным сотрудником подписывается, а затем в течение недели в трудовую книжку вносится запись о приёме.

Что делает ФЛП

В отличие от работодателя‑организации, ФЛП не является работником, а сам обеспечивает себе работу. Поэтому он сам отвечает за:

1. формирование и ведение трудовых книжек;
2. заполнение ьного листа;
3. внесение данных в соответствующие графы;
4. формирование вкладыша, если основной блок заполнен полностью.

Правовая база

Основные документы, на которые опирается ФЛП:

• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников (приказ Минюста, Минтруда, Минсоцзащиты от № 58);
• Письма и разъяснения Министерства труда (например, ДЦ‑12‑1528/0/6‑06 от );
• Нормативные акты, регулирующие отчётность в ПФР (форма СЗВ‑ТД с ).

Этапы заполнения трудовой книжки

Оформление ьного листа

ьный лист – первое, что видит инспектор. В него необходимо внести:

1. Ф.И.О. работника (полностью, без сокращений);
2. РНОКПП (идентификационный код);
3. Дата рождения (необязательно, но рекомендуется для точности).

Пример оформления:

Ф.И.О.: Иванов Иван Иванович
РНОКПП: 3123456789
Дата рождения: 

Заполнение разделов (граф)

В каждом разделе указываются данные в строгом порядке, согласно п. 2.4 Инструкции 58:

• Графа 1 – номер записи (по порядку);
• Графа 2 – дата начала работы (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
• Графа 3 – сведения о приёме (представитель работодателя, подпись);
• Графа 4 – сведения о трудовом договоре (номер, дата, условия);
• Графа 5 – сведения о работе (должность, место работы, условия труда).

Важно: цифры в датах и номерах указываются без лишних пробелов и лидирующих нулей.

Приём на работу

После подписания трудового договора ФЛП в течение недели вносит запись о приёме:

1. Заполняет графу 3 (сведения о приёме) – указывает ФИО руководителя, подпись, дату;
2. В графу 4 указывает номер и дату трудового договора;
3. В графу 5 вносит сведения о должности и месте работы.

Если в книжке уже нет свободных страниц, используется вкладыш (см. ниже).

Вкладыш к трудовой книжке

Вкладыш оформляется, когда в основном блоке не осталось мест для новых записей. Правила:

• Номер вкладыша начинается с следующего порядкового номера после последнего заполненного в основной книжке;
• Каждая страница вкладыша нумеруется отдельно;
• Заполняется тем же порядком граф, что и основной лист;
• Вкладыш считается недействительным без основной книги.

Пример нумерации: если в основной книжке последний номер записи – 29, то первая запись вкладыша будет под номером 30.

Электронные трудовые книжки

С работодатели обязаны отчитываться в ПФР по форме СЗВ‑ТД о всех кадровых изменениях. Электронные версии книжек позволяют:

• загружать отсканированные копии всех страниц;
• вести учёт в ПФР в режиме онлайн;
• получать автоматические уведомления о необходимости обновления данных.

При этом в электронных книжках также требуется соблюдать нумерацию и заполнять те же графы, что и в бумажных.

Частые ошибки и как их избежать

1. Ошибки в датах – используйте формат ДД.ММ.ГГГГ, без лишних пробелов.
2. Неуказание номера договора – в графе 4 обязательно указывайте номер и дату трудового договора.
3. Незаполненный вкладыш – если основной блок заполнен, вкладыш должен быть оформлен сразу, иначе запись считается недействительной.
4. Опечатки в Ф.И.О. – проверяйте написание фамилии, имени и отчества.
5. Отсутствие подписи руководителя – в графе 3 подпись и расшифровка руководителя обязательны.

Как оформить увольнение

При увольнении в трудовую книжку вносится запись в том же порядке, что и при приёме, но в графе 3 указывается:

• дата увольнения;
• причина увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работодателя, по вине работника и т.д.);
• подпись работодателя.

Последняя запись в книжке должна быть проставлена в течение недели после фактического увольнения.

Чек‑лист для ФЛП

1. Получить от работника копию его трудовой книжки (если она уже есть).
2. Заполнить ьный лист (Ф.И;О., РНОКПП, дата рождения).
3. Внести данные в графы 1‑5 согласно порядку.
4. Если места закончились – оформить вкладыш и продолжить нумерацию.
5. Сохранить отсканированные копии всех страниц в электронном виде для ПФР.
6. Через 5 дней после приёма сотрудника – вернуть книгу обратно работнику.
7. При увольнении – добавить запись об увольнении в соответствии с инструкцией.

Правильное заполнение трудовых книжек – обязательное условие для ФЛП, которое позволяет:

• законно оформлять отношения с наёмными работниками;
• подтверждать стаж работы для расчётов с ПФР и другими инстанциями;
• избежать штрафов и проблем при проверках.

Соблюдайте требования Инструкции 58, внимательно заполняйте каждую графу и не забывайте оформить вкладыш, когда основной блок заполнен. Тогда ваши кадровые документы будут соответствовать всем нормам законодательства.