С 2021 г. в России для новых сотрудников, включая граждан Украины, действует обязательное ведение электронной трудовой книжки (ЭТК). Однако многие украинцы уже имеют бумажную трудовую книжку, оформленную в Украине, и задаются вопросом: можно ли использовать её в России? Ниже разберём все нюансы, начиная с нотариального перевода и заканчивая практическими шагами по оформлению новой российской трудовой книжки.

Нотариальный перевод украинской трудовой книжки

• Документы, оформленные на украинском языке, принимаются в России при условии их нотариально заверенного перевода на русский язык.
• Перевод должен быть подтверждён подписью переводчика, а также нотариусом (частной практики, государственной нотариальной конторе или консульским учреждением РФ).
• Если в трудовой книжке указаны сведения о трудовой деятельности в Украине, они могут быть признаны при условии надлежащего перевода.
• Однако формат украинской трудовой книжки не соответствует российскому образцу. Поэтому даже с переводом работодатель обязан вести новый документ в России.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2021 г. при первом официальном трудоустройстве в России граждане Украины автоматически получают электронную трудовую книжку. Это означает, что:

1. Новый работник не обязан подавать бумажную трудовую книжку.
2. Сведения о предыдущем трудовом стаже (если они есть) можно перенести в ЭТК через портал ПФУ (Пенсионный фонд Украины) и/или в системе «Электронная трудовая книжка».
3. Для получения выписки из ЭТК можно воспользоваться онлайн‑инструкцией, доступной на официальном сайте ПФУ.

Как оформить новую российскую трудовую книжку

Если работник уже имеет украинскую трудовую книжку и хочет продолжить трудовые отношения в России, работодателю необходимо:

• Сдать украинскую книжку в отдел кадров.
• Выдать новый бумажный документ в российском формате (если работник планирует работать в регионах, где ещё не внедрена ЭТК).
• Внести в новую книжку сведения о предыдущем трудовом стаже (если это разрешено законодательством РФ). В большинстве случаев информация о работе за границей не вносится, но может быть указана в отдельном приложении.
• Подписать и поставить печать работодателя согласно требованиям Трудового кодекса РФ.

Что делать при военном положении

В условиях военного положения работник может потребовать выдачу трудовой книжки в течение 48 ч. Работодатель обязан:

• Выдать сотруднику копию трудовой книжки.
• Вести отдельный журнал учета временно выданных трудовых книжек.
• Получив возврат, занести в журнал отметку о возврате.

Проверка и подтверждение стажа

Для подтверждения стажа в России при наличии украинской трудовой книжки можно использовать:

• Нотариально заверенный перевод.
• Письмо от работодателя в Украине с подтверждением дат работы.
• Платформу ПФУ для проверки данных о трудовой деятельности.

Важные нормативные акты и ссылки

• Трудовой кодекс РФ – статьи о трудовой книжке и её обязательном ведении.
• Федеральный закон № 115-ФЗ «Об электронных документах» – регламентирует работу с ЭТК.
• Постановление Правительства РФ № 1151 от 2021 г. о порядке введения ЭТК.
• Сайт ПФУ – портал для доступа к ЭТК.
• Сайт Минтруд РФ – информация о трудовом законодательстве.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Проверить наличие у сотрудника украинской трудовой книжки.
2. Обеспечить нотариальный перевод, если требуется.
3. Оформить новый документ в российском формате (бумажный или электронный).
4. Заполнить сведения о предыдущем стаже (если применимо).
5. Подписать и поставить печать.
6. Сохранить копию в архиве компании.

Пошаговая инструкция для сотрудника

1. Получить нотариально заверенный перевод украинской трудовой книжки.
2. Подать заявление в отдел кадров о переходе на ЭТК.
3. Получить электронную трудовую книжку через портал ПФУ.
4. Если требуется бумажный документ, запросить его в отделе кадров.
5. Сохранить копию всех документов в личном архиве.

Трудовая книжка Украины может быть использована в России, но только после нотариального перевода и оформления нового российского документа. С 2021 г. большинство новых сотрудников, включая граждан Украины, автоматически получают электронную трудовую книжку, что упрощает процесс подтверждения стажа и соблюдения требований российского трудового законодательства. Следуя приведённой инструкции, работодатели и работники могут избежать ошибок и задержек в процессе трудоустройства.