Вопрос о том, нужна ли трудовая книжка индивидуальному предпринимателю и как он должен вести этот документ в отношении своих наемных работников, является одним из самых частых у начинающих бизнесов. Существуют разные мифы и заблуждения на этот счет, однако законодательство дает вполне четкие ответы. В этой статье мы подробно разберем, как обстоят дела с трудовыми книжками у самого ИП и у его сотрудников.
Трудовая книжка для самого ИП: вносить ли запись?
Первое и самое главное правило, которое следует запомнить: индивидуальный предприниматель не вносит запись в трудовую книжку самому себе.
Несмотря на то, что по факту ИП является работодателем (в т.ч. и для себя, организуя свой бизнес), с точки зрения трудового права он им не является в классическом понимании. Трудовой кодекс регулирует отношения между работником и работодателем. Статус индивидуального предпринимателя приобретается через регистрацию в налоговом органе, а не через заключение трудового договора.
Таким образом, ИП работает сам на себя на основании свидетельства о государственной регистрации, а не трудовой книжки. Весь его стаж в качестве предпринимателя подтверждается выписками из ЕГРИП (Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей) и документами об уплате страховых взносов.
Ведение трудовых книжек на наемных работников
Если с самим предпринимателем все понятно, то ситуация с его сотрудниками претерпела значительные изменения в последние годы. Ранее ИП был обязан оформлять трудовые книжки своим работникам на общих основаниях с организациями. Однако сейчас правила иные.
Изменения в законодательстве с 2020 года
Порядок ведения трудовых книжек был кардинально пересмотрен. Согласно постановлению Министерства труда и социальной защиты, физические лица, нанимающие работников (в т.ч. индивидуальные предприниматели), не обязаны заполнять и вести трудовые книжки.
Данное правило вступило в силу 28 января 2020 года. С этой даты ведение трудовых книжек нанимателями — физическими лицами в отношении их наемных работников было официально прекращено.
Как подтверждается стаж работы у ИП сейчас?
Поскольку трудовая книжка работником ИП больше не заполняется, возникает резонный вопрос: как же тогда подтверждается стаж и опыт работы? Ответ прост:
- Трудовой договор — именно заключенный и подписанный обеими сторонами трудовой договор является главным документом, подтверждающим факт и период работы у индивидуального предпринимателя.
- Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка) — информация о трудоустройстве подается работодателем в Фонд социальной защиты населения (ФСЗН) и Пенсионный фонд, где и фиксируется стаж сотрудника.
Никаких вариантов ведения трудовых книжек нанимателями-ИП по договоренности сторон или по желанию работника действующим законодательством сейчас не предусмотрено.
Что делать, если сотрудник был принят до 2020 года?
Для тех работников, которые начали свою трудовую деятельность у индивидуального предпринимателя до вступления в силу новых правил, был предусмотрен переходный период; Согласно постановлению Минтруда и соцзащиты:
- Работникам, принятым на работу до 28 января 2020 года, трудовые книжки должны были быть выданы на руки не позднее 28 февраля 2020 года.
- При выдаче в документ вносилась специальная запись о прекращении заполнения трудовой книжки в связи со вступлением в силу соответствующего закона.
- Эта запись обязательно заверялась подписью нанимателя (ИП).
После этой даты ответственность ИП за ведение бумажной трудовой книжки полностью снималась.
Ответственность ИП за задержку трудовой книжки
Часто работники, особенно те, для кого работа у ИП стала первым местом после окончания учебы, не знают о своих правах и новых правилах. Возникают ситуации, когда при увольнении сотрудник требует трудовую книжку, а ИП ее не выдает (поскольку не вел ее).
Важно понимать правовую позицию контролирующих органов. Например, в ФСЗН разъясняли следующую ситуацию: работник устроился к ИП в 2022 году (это было его первое место работы), а уволился в 2024 году. Поскольку ИП не выдал трудовую книжку, работник потребовал выплатить средний заработок за задержку ее выдачи (как это положено по закону для обычных работодателей).
Ответ фонда однозначен: ИП не обязан выплачивать компенсацию.
Обоснование следующее: так как трудовые книжки на работников, работающих у индивидуальных предпринимателей, не заполняются, ИП вообще не обязан был выдавать трудовую книжку при увольнении. Следовательно, факта задержки этого документа нет, и штрафные санкции или оплата среднего заработка за задержку к предпринимателю применяться не могут.
Чтобы структурировать всю информацию, приведем краткие тезисы:
- Самому себе ИП запись в трудовую книжку не вносит. Его статус подтверждается регистрационными документами.
- Своим работникам ИП не заполняет и не ведет бумажные трудовые книжки с 28 января 2020 года.
- Стаж работы у ИП подтверждается трудовым договором и сведениями в фондах (электронной трудовой книжкой).
- За невыданную трудовую книжку при увольнении сотрудника ИП не несет ответственности в виде выплаты компенсации за задержку.
Знание этих норм трудового права позволяет индивидуальным предпринимателям избежать ненужной бумажной волокиты и необоснованных претензий со стороны работников, а сотрудникам — правильно оформлять свои документы и понимать, как именно подтверждается их трудовой стаж.