Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина, его стаж и места работы. Она необходима при устройстве на новую работу, для начисления пенсии, а также в других случаях, когда требуется подтверждение трудового стажа.

Вопрос о том, кто именно должен заполнять трудовую книжку, особенно актуален для индивидуальных предпринимателей (ИП), так как они совмещают функции работодателя и сотрудника. В этой статье мы подробно разберём, как и кем заполняется трудовая книжка для ИП.

Кто является работодателем для индивидуального предпринимателя?

Индивидуальный предприниматель, нанимая самого себя на работу, становится одновременно и работодателем, и работником. Это означает, что:

• ИП сам себе оформляет трудовую книжку;
• ИП сам вносит записи о своей трудовой деятельности;
• ИП сам подписывает и заверяет записи в трудовой книжке.

Правила заполнения трудовой книжки для ИП

Порядок заполнения

Трудовая книжка заполняется в следующем порядке:

1. Первичное заполнение: При первом устройстве на работу (в т.ч. на самого себя) в трудовую книжку вносятся следующие сведения:
   • Фамилия, имя, отчество;
   • Дата рождения;
   • Образование;
   • Профессия или специальность;
   • Дата заполнения трудовой книжки.
2. Запись о приёме на работу: В графе 3 раздела «Сведения о работе» делаеться запись о приёме на работу с указанием:
   • Наименования должности (например, «Индивидуальный предприниматель»);
   • Дата приёма на работу;
   • Основание — приказ (распоряжение) о приёме на работу (указывается номер и дата приказа).
3. Запись об увольнении: При прекращении трудового договора в трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием:
   • Причины увольнения;
   • Основание — приказ (распоряжение) об увольнении;
   • Номер и дата приказа;
   • Ссылка на статью Трудового кодекса РФ, по которой происходит увольнение.

Образец заполнения

Пример записи о приёме на работу:

Кем подписывается трудовая книжка?

Трудовая книжка подписывается:

• Индивидуальным предпринимателем: как работником, так и работодателем;
• Специалистом отдела кадров (при наличии): если ИП нанимает сотрудника для ведения кадрового учёта;
• Руководителем организации (если ИП является единственным учредителем ООО): в этом случае ИП выступает в роли руководителя организации.

Ответственность за ведение трудовой книжки

Индивидуальный предприниматель несет ответственность за:

• Своевременное и правильное заполнение трудовой книжки;
• Сохранность трудовой книжки;
• Правильность внесённых записей;
• Соблюдение правил хранения трудовой книжки.

В случае нарушения правил ведения трудовой книжки ИП может быть привлечён к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ, что влечёт за собой наложение штрафа.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка была утеряна, индивидуальный предприниматель должен:

1. Обратиться в организацию, где была последняя запись о работе;
2. Получить дубликат трудовой книжки;
3. При отсутствии возможности получить дубликат — обратиться в суд для восстановления записи о трудовом стаже.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Может ли ИП сам себе оформить трудовую книжку?

Ответ: Да, индивидуальный предприниматель имеет право сам себе оформить трудовую книжку, так как он является одновременно и работодателем, и работником.

Вопрос 2: Кто должен подписывать трудовую книжку ИП?

Ответ: Трудовая книжка подписывается самим ИП как работником и работодателем. Если есть сотрудник отдела кадров, он также может подписать документ.

Вопрос 3: Можно ли внести запись в трудовую книжку задним числом?

Ответ: Нет, записи в трудовую книжку вносятся только на основании приказов и должны быть сделаны в день издания приказа. Вносить записи задним числом запрещено.

Вопрос 4: Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?

Ответ: Нет, трудовая книжка должна вестись только на бумажном носителе. Электронный формат не допускается.

Индивидуальный предприниматель имеет полное право сам себе оформлять и заполнять трудовую книжку, так как он является одновременно и работодателем, и работником. При этом важно соблюдать все правила ведения и хранения этого документа, чтобы избежать проблем при устройстве на новую работу или при начислении пенсии.

Если у вас остались вопросы по заполнению трудовой книжки, рекомендуем обратиться к юристу или специалисту по кадровому учёту для получения профессиональной консультации.

Дата публикации статьи: 23 мая 2026 года.