Трудовая книжка остаётся важным документом‚ подтверждающим трудовую деятельность работника. Для индивидуальных предпринимателей (ИП) есть свои нюансы: нужно правильно оформить запись о приёме на работу‚ увольнении‚ переводе‚ а также вести копии и заверять их. Ниже – подробное руководство‚ основанное на актуальной нормативной базе (Приказ Минтруда России от № 320н‚ ГОСТ Р 7.0.97‑2025‚ ст. 5.27 КоАП РФ) и практических рекомендациях.

Основные правила ведения трудовой книжки у ИП

• Записи вносятся на основании приказа или распоряжения директора (в случае ИП – самого предпринимателя).
• Срок внесения записи – не позднее недели с момента утверждения приказа/распоряжения.
• При расторжении трудового договора запись делается в день увольнения.
• Текст записи должен строго соответствовать тексту приказа или распоряжения.
• Нарушение порядка ведения влечёт штраф от 1000 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н). Несмотря на переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ многие организации и ИП продолжают использовать бумажные варианты – для них сохраняются те же требования к оформлению.

Как оформить запись о приёме на работу к ИП

Необходимые реквизиты

• Полное наименование ИП (ФИО индивидуального предпринимателя).
• Сокращённое наименование (если используется в деятельности).
• Дата приёма на работу.
• Наименование должности (по штатному расписанию или трудовому договору).
• Номер и дата приказа о приёме.

Образец записи (бумажная трудовая книжка)

1. Запись № 1 (в колонке «Дата»):
2. Запись № 2 (в колонке «Наименование организации»): Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович
3. Запись № 3 (в колонке «Должность»): Менеджер по продажам
4. Запись № 4 (в колонке «Основание»): Приказ № 15 от о приёме на работу
5. Запись № 5 (в колонке «Подпись»): Иванов И.И. (подпись ИП) и печать (если имеется)

Пример оформления в виде таблицы (для наглядности):

Как оформить запись об увольнении

• Дата увольнения указывается в колонке «Дата».
• В колонке «Должность» пишется «Уволен» (или «Уволен по собственному желанию»‚ «Уволен по соглашению сторон» и т.д.).
• В колонке «Основание» – номер и дата приказа об увольнении.
• Подпись ставит ИП (или уполномоченное лицо).

Пример:

1. Организация: ИП Иванов Иван Иванович
2. Должность: Уволен по собственному желанию
3. Основание: Приказ № 27 от
4. Подпись: Иванов И.И.

Запись о переводе на другую должность

Перевод оформляется аналогично приёму‚ но в колонке «Должность» указывается новая должность‚ а в «Основании» – приказ о переводе.

• Дата перевода – день вступления приказа в силу.
• Если перевод сопровождается изменением оклада‚ это также отражается в приказе‚ а в трудовой книжке указывается только факт перевода.

Как ИП сделать запись в трудовой книжке самому себе

Индивидуальный предприниматель‚ выступая одновременно в роли работодателя и работника‚ может вести свою трудовую книжку. В этом случае:

• В колонке «Организация» указывается своё ФИО как ИП.
• В колонке «Должность» – должность‚ которую занимает предприниматель в своей деятельности (например‚ «Директор»‚ «Генеральный директор»‚ «Собственник бизнеса»).
• Основание – приказ о self‑назначении (можно оформить как внутренний приказ ИП о принятии на работу самого себя).
• Срок хранения документа – 75 лет после последней записи (если работник не предъявляет требования о выдаче).

Пример записи о self‑приёме:

1. Организация: ИП Петров Пётр Петрович
2. Должность: Генеральный директор
3. Основание: Приказ № 1 от о приёме на работу самого себя
4. Подпись: Петров П.П.

Заверение копий трудовой книжки

Для предоставления копии в банк‚ посольство или другое учреждение необходимо:

1. Сделать полную photocopy всех листов трудовой книжки.
2. На каждой копии поставить заверительную надпись: «Верно» или «Копия верна».
3. Подпись заверяющего лица (ИП или уполномоченного сотрудника) и дата заверения.
4. При наличии печати – поставить её рядом с подписью;

Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2025‚ оформление заверяющей надписи должно быть чётким и читаемым‚ без исправлений.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и бумажные варианты

С 2021 года ведение трудовых книжек в электронной форме стало обязательным для большинства работодателей. Однако:

• Если сотрудник предпочитает бумажный вариант‚ ИП обязан вести и бумажную трудовую книжку параллельно с ЭТК.
• При переходе с бумажного на электронный формат (или наоборот) необходимо сделать запись о смене формы ведения‚ указав номер и датa приказа о переходе.
• Дубликат бумажной книжки можно выдать сотруднику‚ который перешёл на ЭТК и потерял оригинал – это разрешено экспертами Роструда.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения трудовой книжки влечёт:

• Штраф от 1000 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• При повторных нарушениях – увеличение штрафа и возможное привлечение к административной ответственности руководителя.
• В случае утери или порчи документа по вине работодателя – обязанность восстановить трудовую книжку за свой счёт.

Полезные ссылки и образцы для скачивания

Ниже перечислены актуальные источники‚ где можно скачать готовые образцы заполнения трудовой книжки ИП:

• Официальный сайт Минтруда России – раздел «Нормативные акты» (Приказ № 320н от ).
• Система «КонсультантПлюс» – подборка форм и образцов записей в трудовую книжку ИП (2024‑2026 гг.).
• Сервис «Моё Дело» – шаблоны приказов о приёме‚ увольнении‚ переводе для ИП.
• Электронный реестр форм ГОСТ Р 7.0.97‑2025 – образец заверяющей надписи на копии трудовой книжки.

Краткий чек‑лист для ИП

1. Подготовить приказ о приёме/увольнении/переводе.
2. Внести запись в трудовую книжку не позднее недели после издания приказа.
3. Проверить соответствие текста записи тексту приказа.
4. Поставить подпись ИП и‚ при наличии‚ печать.
5. При необходимости – сделать заверенную копию и передать сотруднику или третьему лицу.
6. Хранить оригинал трудовой книжки в безопасном месте (огнеупорный шкаф‚ сейф).
7. При переходе на ЭТК – сделать запись о смене формы ведения и обеспечить параллельное ведение бумажного варианта‚ если того требует сотрудник.

Соблюдение этих пунктов гарантирует корректное оформление трудовой книжки ИП и защищает от возможных штрафов и споров с работниками.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству‚ стаж работы более 10 лет в сфере трудового права и администрирования ИП.