Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовое положение сотрудника. Для индивидуального предпринимателя (ИП) правила её оформления такие же, как и для организаций, но часто возникают вопросы по правильному заполнению. В статье собраны все необходимые сведения, подкреплённые действующими нормативными актами.
Нормативная база
Главный закон
Положения о заполнении трудовых книжек содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Последняя редакция была опубликована в Приказе Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н.
Специальные документы для ИП
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. № 69).
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н).
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66, 303).
Кто обязан вести трудовые книжки
ИП, как работодатель, обязан вести трудовые книжки для каждого работника, проработавшего более 5 календарных дней. Ведение может производиться в бумажном виде или в электронном формате, если ИП использует соответствующие программы.
Этапы заполнения трудовой книжки
Приём на работу
Заполнение начинается с выдачи и оформления книжки новому сотруднику.
- ьный лист – указываются:
- Полное название ИП (ФИО предпринимателя).
- ИНН/КПП (при наличии).
- Дата и место рождения работника.
- Сведения о гражданстве.
- Паспортные данные.
- Дата начала работы.
- Подпись работника и подпись ответственного лица (кадровый специалист, ИП или его уполномоченный представитель).
- Заверивание записи печатью (если ИП использует печать).
Оформление увольнения
При увольнении в книжку вносятся сведения о прекращении трудовых отношений:
- Дата увольнения.
- Причина увольнения (по статье ТК РФ).
- Сведения о расчёте заработной платы и иных выплатах.
- Подпись работника и подпись руководителя (ИП).
Перевод, совместительство, отпуск
Для внутренних перемещений или совместительства в книжку вносятся сведения о:
- Должности/позиции, на которую переводят.
- Дата перехода.
- Сведения о новых условиях работы.
Форма ьного листа и записей
ьный лист оформляется в строгом порядке. Пример заполнения:
ИП Иванов И.И. Трудовая книжка № 123456 Дата заполнения: ФИО работника: Петров А.В. Дата рождения: Пол: М Гражданство: РФ Паспорт: 45 01 1234567 ИНН: 1234567890 Дата начала работы: Подпись работника: ___________ Подпись руководителя: ___________ Печать (при наличии): Обязательно
После ьного листа в книжке размещаются разделы:
- Сведения о работе – место работы, должность, период.
- Сведения о награждении – премии, благодарности.
- Сведения о дисциплинарных взысканиях (если есть).
Печать и подписи
Если ИП использует печать, она должна быть поставлена после подписи работника и после подписи руководителя. Печать ставится на ьном листе и на каждой странице, где фиксируются важные записи.
Частые ошибки ИП
- Отсутствие даты заполнения ьного листа.
- Неправильное указание полного названия ИП (сокращения без уточнения).
- Отсутствие подписи ответственного лица.
- Неправильное оформление печати (незавещённый отпечаток).
- Неучёт требования о пятидневном сроке для ведения книжки.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1. Нужна ли печать, если ИП работает без неё?
Ответ: Печать обязательна только при её наличии. Если ИП не использует печать, подпись руководителя считается достаточным подтверждением записи.
Вопрос 2. Можно ли вести трудовые книжки в электронном виде?
Ответ: Да, при условии использования аккредитованных программ и обеспечения доступа к электронным записям как работодателю, так и работнику.
Вопрос 3. Какие сведения указываются при переводе сотрудника на другую должность?
Ответ: В книжку вносятся дата перевода, новая должность, подразделение, а также подпись работника и руководителя.
Приложения
Для более наглядного понимания приведён образец заполнения (см. Приложение 1 в официальном документе Минтруда). Скачать образец можно на официальном портале Минтруда России.
Таким образом, соблюдая указанные правила, ИП гарантирует корректное оформление трудовых книжек, что исключает риски при проверках и упрощает работу с персоналом.