Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника.
Для индивидуальных предпринимателей (ИП) она имеет те же юридические требования, что и для
других работодателей. В этой статье мы разберём:

• Правовые основания ведения трудовой книжки ИП
• Как правильно оформить запись о приёме на работу
• Как оформить запись об увольнении
• Образец заполнения и типичные ошибки
• Переход на электронную трудовую книжку
• Контроль и проверка записей

Правовые основания

Согласно Постановлению Правительства РФ № 132 от 1 марта 2008 г. каждый индивидуальный
предприниматель обязан вести трудовую книжку для всех наёмных сотрудников.
В 2021 г. Минтруд РФ принял приказ № 320н от 19 мая 2021 г., в котором уточнены требования к
записям в трудовой книжке ИП, в т.ч. для тех, у кого уже есть бумажная трудовая книжка.

Ключевые требования

• Запись о приёме, переводе, увольнении и изменении условий работы должна быть внесена в течение 5 дней
  с момента события.
• В записи указываются ФИО работника, дата и номер приказа о приёме, а также отметка «ИП».
• При переводе сотрудника в другую организацию ИП обязан передать трудовую книжку работодателю
  в течение 3 дней.
• В случае увольнения – запись о прекращении трудовых отношений с указанием даты и причины.

Как оформить запись о приёме на работу

Ниже приведён пошаговый процесс оформления записи о приёме сотрудника ИП.

1. Составление приказа о приёме – документ, подтверждающий факт приёма. В приказе указывается
   ФИО работника, должность, дата начала работы, размер заработной платы и т.д.
2. Запись в книге приема и учета документов – в этом разделе фиксируется дата, номер и
   дата приказа, а также отметка «ИП».
3. Заполнение личного листка по форме Т‑2 – это личный листок, который работник
   подписывает и хранит в трудовой книжке.
4. Внесение записи в трудовую книжку – в первый листок (первый лист) записывается
   следующая информация:

После внесения записи работник подписывает её и сохраняет в книге. При необходимости
дополнений (например, изменения зарплаты) в книгу вносится отдельная запись.

Как оформить запись об увольнении

При увольнении сотрудника ИП должен внести запись в трудовую книжку в течение 5 дней с момента
прекращения трудовых отношений.

1. Составить приказ об увольнении с указанием причины (по соглашению, по инициативе
   работодателя, по истечении срока договора и т.д.).
2. Внести запись в книгу учета документов: дата, номер приказа, дата приказа.
3. Внести запись в трудовую книжку:

После внесения записи работник подписывает её и сохраняет в книге.

Образец заполнения и типичные ошибки

Ниже приведён пример заполнения трудовой книжки ИП с комментариями.

Образец заполнения

Приём на работу
 ФИО: Петрова Мария Сергеевна
 Дата приёма: 
 Номер приказа: № 789/П от 
 Дата приказа: 
 Отметка: ИП
 Должность: Бухгалтер
 Зарплата: 55 000 ₽

Увольнение
 ФИО: Петрова Мария Сергеевна
 Дата увольнения: 
 Номер приказа: № 1011/П от 
 Дата приказа: 
 Причина: По соглашению сторон

Типичные ошибки

• Отсутствие отметки «ИП» в записи о приёме.
• Неправильный формат даты (день‑месяц‑год вместо месяца‑день‑год).
• Упущение номера приказа о приёме/увольнении.
• Запись о приёме/увольнении вне 5‑дневного срока.
• Необновление личного листка Т‑2 при изменении условий работы.

Переход на электронную трудовую книжку

С 2023 г. в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), которую можно использовать
для всех работодателей, включая ИП. Это упрощает контроль и проверку записей.

• Для перехода необходимо зарегистрироваться в системе «Электронная трудовая книжка».
• Вводятся те же данные, что и в бумажной версии, но в электронном формате.
• Работник получает доступ к своим данным через портал «Госуслуги».
• При необходимости можно вывести печатную копию ЭТК.

Контроль и проверка записей

Сотрудники и государственные органы могут проверить наличие записей в трудовой книжке:

• Проверка через портал «Госуслуги» – доступ к ЭТК.
• Запрос в Фонд социального страхования – подтверждение начисления пенсионного стажа.
• Проверка в налоговой инспекции – подтверждение уплаты налогов и страховых взносов.

Советы по ведению трудовой книжки ИП

1. Ведите книгу в порядке, соблюдая последовательность записей.
2. Сохраняйте копии всех приказов и документов, связанных с трудовыми отношениями.
3. При переходе на ЭТК обновляйте данные в бумажной книге, если это требуется по закону.
4. Проверяйте, чтобы в каждом листе были подписи работника и работодателя.
5. Не забывайте о сроках внесения записей – нарушение может привести к штрафам;

Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовой стаж и права работника.
Индивидуальный предприниматель обязан вести её в соответствии с законодательством,
вносить записи о приёме, переводе и увольнении в срок, а также переходить на электронную
версию, если это удобно. Соблюдение всех требований поможет избежать штрафов и
обеспечить работнику доступ к пенсионным и социальным льготам.