Вопрос о необходимости трудовой книжки для иностранных работников актуален как для самих сотрудников, так и для работодателей. Ниже рассмотрены основные положения российского законодательства, особенности оформления электронных и бумажных трудовых книжек, а также практические рекомендации.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65) – устанавливает, что при приёме на работу работодатель обязан вести трудовую книжку (или её электронный аналог) для каждого работника, независимо от гражданства.
• Федеральный закон № 439-ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – регулирует ведение трудовых книжек как основного документа для учёта стажа и начисления пенсии.
• Постановление Правительства РФ от № 225 – утверждает образцы трудовой книжки и вкладыша к ней, а также порядок их заполнения.
• Приказ Минтруда России от № 697н – вводит обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) с 2021 года для всех работников, впервые принятых на работу после этой даты.

Кто считается «иностранцем» в контексте трудового законодательства?

Иностранным работником признаётся лицо, не имеющее гражданства Российской Федерации, но получившее право на трудовую деятельность в РФ (разрешение на работу, патент, вид на жительство и т.д.).

Обязательна ли трудовая книжка для иностранца?

Да, обязательна. Трудовая книжка (или её электронный вариант) является документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Это требование распространяется на всех сотрудников, включая иностранных граждан, независимо от:

• типа договора (срочный, бессрочный);
• формы занятости (полный/неполный рабочий день, удалённая работа);
• срока пребывания в России (временное или постоянное проживание).

Исключение составляют случаи, когда трудовые отношения оформляются по гражданско‑правовым договорам (подряд, авторский заказ и т.п.). В таких ситуациях трудовая книжка не ведётся, поскольку отсутствует трудовый договор.

Бумажная или электронная трудовая книжка?

С 1 января 2021 года в России действует обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) для всех работников, впервые принятых на работу после этой даты. Для иностранных сотрудников правило аналогично:

1. Первичное трудоустройство после – работодатель обязан оформить ЭТК через личный кабинет на портале «Работа в России» (или через систему «Социальный фонд России»).
2. Трудоустройство до – если у иностранца уже есть бумажная трудовая книжка, её можно продолжать вести в бумажном виде либо перевести в электронный формат (по заявлению работника).
3. Возможность выбора – работник может запросить ведение бумажной книжки параллельно с электронной, но это не освобождает работодателя от обязательного ведения ЭТК.

Важно: электронная трудовая книжка хранится в единой государственной информационной системе и доступна работнику через его личный кабинет на портале Госуслуг или Социального фонда России;

Что вносится в трудовую книжку иностранца?

В трудовой книжке (бумажной или электронной) фиксируются те же сведения, что и для граждан РФ:

• данные о работнике (ФИО, дата рождения, серия и номер документа, удостоверяющего личность – паспорт, вид на жительство и т.д.);
• информация о работодателе (название, ИНН, ОГРН);
• дата приёма на работу, должность, профессия, структурное подразделение;
• переводы на другую работу, изменения условий труда;
• дата увольнения и основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.);
• сведения о наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях (при наличии).

Все записи делаются на русском языке. Если в документе работника указано имя на другом языке, в трудовой книжке указывается транслитерация или официальный перевод, заверенный нотариусом.

Особенности оформления для иностранных работников

• Разрешение на работу или патент – при приёме на работу работодатель обязан проверить наличие действующего разрешения на работу (или патента) и сделать копию в личном деле сотрудника. Эта информация не вносится в трудовую книжку, но хранится в pessoalном деле.
• Срок действия документа – если разрешение на работу имеет ограниченный срок, трудовая книжка ведётся независимо от этого срока. При окончании разрешения и невозможности его продления трудовой договор расторгается, а в трудовой книжке делается запись об увольнении.
• Военнообязанные иностранцы – для лиц, состоящих на воинском учёте в своей стране, дополнительных записей в трудовой книжке не требуется, но работодатель должен уведомить военный комиссариат о приёме на работу иностранца, если это предусмотрено международными соглашениями.
• Работники по международным договорам – если трудовая деятельность регулируется межгосударственным соглашением (например, ЕАЭС), могут применяться особые порядки ведения трудовых книжек, но основное требование о наличии документа остаётся.

Как проверить наличие электронной трудовой книжки у иностранца?

Работодатель может:

1. Запросить у сотрудника выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или «Социальный фонд России»;
2. Получить согласие работника на предоставление доступа к его ЭТК через систему электронного взаимодействия с работодателем (ЭДО);
3. Использовать сервис «Проверка электронной трудовой книжки» на официальном сайте ФСС (ныне Социальный фонд России).

Если у иностранца нет ЭТК (например, он впервые устраивается на работу до 2021 года и имеет только бумажную книжку), работодатель обязан внести первые записи в бумажный документ и одновременно оформить электронную версию по заявлению сотрудника.

Последствия отсутствия трудовой книжки

Отсутствие трудовой книжки (бумажной или электронной) у работника, включая иностранца, влечёт следующие риски:

• Для работодателя – административные штрафы за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ) – от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 рублей для организаций;
• Для работника – сложности при подтверждении стажа для назначения пенсии, получения социальных выплат, оформления кредита или визы;
• Возможные трудности при последующем трудоустройстве, так как многие работодатели требуют выписку из трудовой книжки при приёме на работу.

Практические рекомендации для работодателей

1. При приёме иностранного работника сразу проверяйте наличие действующего разрешения на работу/патента и оформляйте трудовой договор.
2. Определите, будет ли ведена электронная или бумажная трудовая книжка (в зависимости от даты первого трудоустройства).
3. Внесите первую запись в трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней с дня приёма на работу.
4. Храните копии документов, подтверждающих право на работу, в личном деле сотрудника (срок хранения – 50 лет).
5. Регулярно обновляйте данные в ЭТК при переводах, изменениях условий труда и увольнении.
6. Обеспечьте конфиденциальность персональных данных иностранных работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных».

Трудовая книжка – обязательный документ для учёта трудовой деятельности и стажа любого работника, включая иностранных граждан, работающих в России по трудовому договору. С 2021 года предпочтительной формой является электронная трудовая книжка, однако бумажный вариант допустим при условии наличия уже существующей документации или по заявлению сотрудника. Несоблюдение требований ведения трудовой книжки влечёт административную ответственность для работодателя и может создать серьёзные проблемы для самого иностранного работника при подтверждении своего трудового стажа и получении социальных гарантий.

Соблюдение указанных норм обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права сотрудников и упрощает взаимодействие с государственными органами (Социальный фонд России, налоговая служба, миграционные службы).