С 1 января 2026 года в России завершился переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это изменение затронуло всех работников, включая иностранных граждан. Ниже подробно рассмотрим, требуется ли иностранному работнику оформлять трудовую книжку, какие документы могут её заменить и какие последствия могут возникнуть при отсутствии такого документа.

Что такое трудовая книжка и электронная трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В неё вносятся сведения о приёме, переводах, увольнениях, а также о наградах и взысканиях, связанных с трудовой деятельностью.

С 2021 года в России постепенно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). ЭТК хранится в единой государственной информационной системе и имеет ту же юридическую силу, что и бумажный вариант. С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки больше не выдаются при приёме на работу впервые; все новые записи ведутся исключительно в электронном виде.

Требования к оформлению трудовой книжки для иностранных работников

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 65) и Федеральному закону «О трудовой книжке», обязанность ведения трудовой книжки распространяется на всех работников, независимо от их гражданства. Это означает, что:

• Иностранный работник, принятый на работу после 1 января 2026 года, должен иметь электронную трудовую книжку, которую формирует работодатель в системе ПФР.
• Иностранный работник, принятый на работу до этой даты, может иметь как бумажную, так и электронную трудовую книжку, в зависимости от того, какой формат был выбран при приёме на работу.
• Если у иностранного работника уже есть бумажная трудовая книжка, выданная ранее в России или в другой стране, её можно продолжать использовать, но при переходе на ЭТК работодатель обязан перенести существующие записи в электронный формат.

Особенности для иностранных граждан

Необходимость бумажной трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка требуется только в случаях, когда:

• работник устраивается на работу у работодателя, который пока не подключён к системе ЭТК (например, некоторые небольшие организации или индивидуальные предприниматели);
• требуется подтверждение трудового стажа для получения пособий, пенсии или других социальных выплат в стране, где не принимаются электронные документы (например, при оформлении документов на родине).

Возможность использования электронной трудовой книжки

Для иностранных работников, которые имеют право на получение российского ИНН и СНИЛС, оформление ЭТК происходит стандартным образом:

1. Работодатель подаёт сведения о приёме на работу в ПФР через личный кабинет работодателя.
2. ПФР формирует запись в электронной трудовой книжке работника.
3. Работник может получить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» или личный кабинет ПФР.

Альтернативные документы

Если по какой‑то причине оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) невозможно, иностранный работник может предъявить:

• трудовой договор с указанием даты приёма и должности;
• приказы о приёме, переводе и увольнении;
• выписку из трудовой книжки предыдущего работодателя (если она есть);
• справку о стаже и местах работы, заверенную предыдущим работодателем.

Однако такие документы имеют меньшую юридическую силу и могут не быть принятыми при оформлении пенсии или социальных выплат.

Последствия отсутствия трудовой книжки

Отсутствие трудовой книжки (бумажной или электронной) может привести к следующим проблемам:

• Сложности при подтверждении трудового стажа для назначения пенсии или пособий по безработице.
• Риск штрафов для работодателя за нарушение требований по ведению трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Ограничения при трудоустройстве у новых работодателей, которые требуют подтверждения опыта работы.
• Возможные трудности при получении визы, разрешения на работу или патента, если миграционные органы запрашивают подтверждение трудовой деятельности.

Практические рекомендации

Для работодателей

• При приёме иностранного работника сразу оформляйте электронную трудовую книжку через ПФР, если работник имеет СНИЛС.
• Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, организуйте перенос её данных в ЭТК в течение первого месяца работы.
• Храните копии всех приказов и трудовых договоров – они могут послужить резервным подтверждением стажа.
• Обеспечьте доступ работника к выписке из ЭТК через «Госуслуги» или личный кабинет ПФР.

Для иностранных работников

• Проверьте, есть ли у вас СНИЛС и ИНН – без них оформить ЭТК невозможно.
• При приёме на работу требуйте от работодателя оформления записи в трудовой книжке (бумажной или электронной).
• Сохраняйте копии всех трудовых договоров, приказов и выписок из ЭТК.
• Если планируете возвращаться на родину или оформлять социальные выплаты за рубежом, заранее уточните, принимают ли иностранные органы электронные выписки из российской ЭТК.

Иностранный работник в России обязан иметь трудовую книжку – бумажную или электронную. С 1 января 2026 года основной формат – электронная трудовая книжка, которую формирует работодатель в системе ПФР. Отсутствие такого документа может создать сложности при подтверждении стажа, получении пенсии и социальных выплат, а также привести к штрафам для работодателя. Поэтому как работодателям, так и иностранным сотрудникам следует своевременно оформлять и сохранять трудовые книжки, а также иметь резервные подтверждающие документы (трудовые договоры, приказы, выписки).