Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий трудовую историю работника․ В 2026 году правила её заполнения практически не изменились, однако у индивидуального предпринимателя (ИП) есть ряд особенностей, о которых необходимо знать, чтобы избежать нарушений Трудового кодекса РФ․
Что может (а что не может) записать ИП в трудовую книжку?
- ИП не может вести запись о своей собственной предпринимательской деятельности․ По смыслу трудового законодательства ИП‑деятельность не считается трудовой, а значит запись о «работе на себя» в трудовую книжку недопустима (КонсультантПлюс, 2026)․
- Запись в трудовую книжку может быть сделана только в отношении работников, нанятых ИП по трудовому договору или по договору ГПХ (гражданско‑правовому)․ В этом случае ИП выступает в роли работодателя․
- Запись может быть выполнена только уполномоченным лицом: директором, заместителем директора, начальником отдела кадров или иным лицом, имеющим право подписи в организации․
Кому и когда необходимо вносить запись?
- При приёме на работу – в течение 5 дней с момента начала работы (ст․ 66 ТК РФ)․ Если сотрудник ранее не имел трудовой книжки, ИП обязан выдать ему электронную или бумажную трудовую книжку;
- При переводе внутри ИП (например, изменение должности или подразделения) – запись делается в отдельной строке с указанием даты перевода․
- При увольнении – запись вносятся в течение 5 дней после даты увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя)․
Как правильно оформить запись о приёме на работу
Ниже – образец записи, который ИП вносит в трудовую книжку сотрудника, принятый в 2026 году․
Должность: бухгалтер‑экономист
Наименование организации: ИП Иванов И․И․
Сокращённое наименование: ИП Иванов И․И․
Трудовой договор №: 12/2026 от
Ставка (оклад): 80 000 руб․ в месяц
Подпись руководителя: __________________
Ф․И․О․ руководителя: Иванов Иван Иванович
Обратите внимание:
- Запись делается в разделе «Сведения о работе» (страницы 2‑4 основной части книжки)․
- Если используется электронная трудовая книжка, запись вносится в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) тем же способом․
- Для ИП не требуется ставить печать организации, но подпись должна быть заверена (можно использовать электронную подпись)․
Запись об увольнении по собственному желанию
Пример записи при увольнении по собственному желанию (консультативный материал КонсультантПлюс, 2026):
Основание увольнения: увольнение по собственному желанию (ст․ 81 ТК РФ)
Дата подачи заявления:
Подпись работника: __________________
Подпись работодателя: __________________
Ф․И․О․ работодателя: Иванов Иван Иванович
Какие документы нужны для внесения записи?
- Трудовой договор (или договор ГПХ) – оригинал и копия․
- Заявление работника (при увольнении по собственному желанию)․
- Приёмный акт (приём‑на‑работу) – документ, подтверждающий факт начала работы․
- Справка о заработной плате (при необходимости, например, для пенсионных начислений)․
- Для ИП – копия свидетельства о государственной регистрации ИП и ИНН․
Частые ошибки ИП при заполнении трудовой книжки
- Попытка записать собственную предпринимательскую деятельность․ Это приводит к отказу в признании записи и может стать основанием для проверок․
- Пропуск строк или страниц в разделе «Сведения о работе»․ По КонсультантПлюс, такие пропуски требуют исправления в течение 5 дней с момента обнаружения․
- Отсутствие подписи уполномоченного лица․ Запись считается недействительной без подписи руководителя (или лица, имеющего право подписи)․
- Неправильное указание даты начала работы․ Дата должна соответствовать дате фактического начала выполнения обязанностей․
Как оформить запись, если у работника уже есть трудовая книжка
Если у сотрудника уже есть трудовая книжка, ИП вносит запись в следующую свободную строку раздела «Сведения о работе»․ При этом:
- Указывается полное название ИП (с указанием формы собственности «ИП»)․
- Указывается дата начала работы в ИП․
- Если в книжке уже есть запись о предыдущем месте работы, между записями оставляют пустую строку – это считается «пробелом», который не допускает пропусков страниц․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – особенности для ИП
С 2024 года большинство работодателей (в т․ч․ ИП) перешли на электронный формат․ При работе с ЭТК ИП следует:
- Иметь действующую электронную подпись (КЭП), зарегистрированную в ФНС․
- Внести запись через портал Госуслуг в течение 5 дней․
- Сохранить скриншот подтверждения внесения записи – он может потребоваться при проверке․
Краткая контрольная таблица для ИП
| Событие | Срок внесения записи | Необходимые документы | Кто вносит запись |
|---|---|---|---|
| Приём на работу | ≤ 5 дней с даты начала | Трудовой договор, акт приёма‑на‑работу, копия свидетельства ИП | Уполномоченный руководитель (директор, зам․, кадровик) |
| Перевод/смена должности | ≤ 5 дней с даты перевода | Приказ о переводе, новый трудовой договор (при изменении условий) | Уполномоченный руководитель |
| Увольнение (по собственному желанию) | ≤ 5 дней с даты увольнения | Заявление работника, приказ об увольнении, расчётный лист | Уполномоченный руководитель |
| Увольнение (по инициативе работодателя) | ≤ 5 дней с даты увольнения | Приказ об увольнении, уведомление работнику, расчётный лист | Уполномоченный руководитель |
ИП, как и юридическое лицо, обязан вести кадровый учёт своих работников․ Запись в трудовой книжке делается только в отношении нанятых сотрудников, а не в отношении самого предпринимателя․ Основные требования к записям (сроки, подписи, содержание) остаются неизменными в 2026 году, однако ИП может использовать как традиционный бумажный, так и электронный формат трудовой книжки․
Соблюдая перечисленные правила, предприниматель гарантирует законность оформления трудовых отношений, избежит штрафов от инспекции труда и сохранит правовую чистоту своей кадровой документации․
Дата составления статьи: г․ 16:50:51 (по данным КонсультантПлюс, 2026)․ Информация актуальна на 2026 год и может быть изменена в случае принятия новых нормативных актов․