Дата публикации: 23 мая 2026 г․
Трудовая книжка (ТК) – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника․ С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), однако бумажный вариант всё ещё может потребоваться в определённых ситуациях․ Индивидуальные предприниматели, будучи самозанятыми, обычно не имеют работодателя, который бы вносил записи в ТК․ Тем не менее, ИП может получить трудовую книжку в следующих случаях:
- при наличии трудовых договоров (например, работа по совместительству);
- при добровольном оформлении ТК для подтверждения стажа при обращении в Пенсионный фонд;
- при необходимости предъявить документ при трудоустройстве в организацию․
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие вопрос:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66 – о трудовых книжках);
- Федеральный закон от № 27‑ФЗ «О страховых пенсиях» (регулирует ведение ЭТК);
- Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»․
Когда ИП нужна трудовая книжка?
- Устройство на работу по найму․ При приёме на постоянную или временную работу работодатель обязан внести запись о приёме в ТК (бумажную или электронную)․
- Подтверждение стажа для пенсии․ При расчёте страховой пенсии по старости Пенсионный фонд учитывает периоды, отражённые в ТК․
- Получение социальных выплат и льгот․ Некоторые пособия (например, по безработице) требуют подтверждения трудового стажа․
- Личное подтверждение профессионального пути․ Некоторые ИП предпочитают вести ТК как исторический документ своей карьеры․
Как получить бумажную трудовую книжку
Шаг 1․ Обратитесь к работодателю (если есть)
Если у вас заключён трудовой договор (основной или по совместительству), ваш работодатель обязан:
- выдать вам blank‑форму ТК (если её ещё нет);
- внести запись о приёме, переводе, увольнении;
- поставить печать организации и подпись ответственного лица․
При отсутствии собственного бланка работодатель может приобрести его в канцелярских магазинах или заказать через специализированные поставщики․
Шаг 2․ Самостоятельное оформление (в случае отсутствия работодателя)
Если вы не работаете по трудовому договору, но хотите иметь бумажную ТК, вы можете:
- Приобрести blank‑форму трудовой книжки в любом магазине канцелярии или через интернет‑магазин (например, «Офисмаг», «Лабиринт»)․
- Заполнить ьный лист: ФИО, дата рождения, образование, профессия (по желанию)․
- Сделать запись о начале трудовой деятельности: указать дату, наименование организации (или «Индивидуальный предприниматель»), должность, основной вид деятельности․
- Поставить свою подпись и, при наличии, печать (если вы зарегистрированы как ИП и имеете печать)․
Важно: такая самозаполненная ТК не имеет юридической силы для официального подтверждения стажа в Пенсионном фонде, поскольку записи должны быть сделаны работодателем․ Однако она может служить личным архивом․
Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)
Электронная трудовая книжка ведётся в системе Пенсионного фонда РФ и доступна через личный кабинет на портале Госуслуги или через личный кабинет страхователя на сайте ПФР․
Шаг 1․ Убедитесь, что вы застрахованы в ОПС
Для ведения ЭТК необходимо быть застрахованным по обязательному пенсионному страхованию․ Если вы уже платите страховые взносы как ИП (в рамках ОПС), то вы автоматически попадаете в систему․
Шаг 2․ Получите доступ к личному кабинету
- Перейдите на портал Госуслуги и авторизуйтесь (через логин/пароль, ЕСИА или через банковскую идентификацию)․
- В разделе «Социальное обеспечение» выберите «Электронная трудовая книжка»․
- Если записей ещё нет, система предложит «Создать первую запись»․
Шаг 3․ Внесите запись о трудовой деятельности
Запись в ЭТК может быть сделана:
- работодателем (при приёме на работу по трудовому договору);
- вами самим, если вы являетесь страхователем и хотите отразить периоды самозанятости (например, деятельность ИП) – для этого необходимо загрузить подтверждающие документы (договоры, акты, выписки из банка) и отправить их на проверку в ПФР․
- В личном кабинете выберите «Получить выписку»․
- Укажите период, за который нужна выписка․
- Подтвердите запрос и скачайте PDF‑файл․
- Получите дубликат выписки из ЭТК через личный кабинет (см․ пункт выше)․
- Если требуется бумажный дубликат, обратитесь в организацию, где вы last worked (или в ПФР) с заявлением о выдаче дубликата ТК․
- Портал Госуслуги – вход в личный кабинет и работа с ЭТК․
- Пенсионный фонд РФ – информация о страховых пенсиях и электронных трудовых книжках․
- Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты по трудовым книжкам․
- Налоговая служба РФ – сведения о страховых взносах ИП․
- самостоятельно завести бумажную ТК как личный архив (без юридической силы для подтверждения стажа);
- оформить электронную трудовую книжку через Пенсионный фонд, предоставив подтверждающие документы о своей деятельности․
После проверки ПФР запись будет подтверждена и отобразится в вашей ЭТК․
Шаг 4․ Получите выписку из ЭТК
При необходимости вы можете распечатать выписку из электронной трудовой книжки:
Выписка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная ТК, и принимается работодателями и Пенсионным фондом․
Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена?
Для ИП, у которого есть записи в ЭТК, восстановление проще:
При отсутствии записей в ЭТК (например, вы никогда не были трудоустроены), восстановление бумажной ТК возможно только через обращение в последний место работы или через архив Пенсионного фонда, где хранятся сведения о страховых взносах․
Полезные ссылки и ресурсы
Получить трудовую книжку индивидуальному предпринимателю возможно как в бумажном, так и в электронном виде․ Если вы работаете по трудовому договору, ваш работодатель оформит запись в ТК (бумажную или ЭТК)․ При отсутствии такого договора вы можете:
Электронная трудовая книжка сегодня является наиболее надёжным и universally accepted способом подтверждения трудового стажа, поэтому рекомендуется сосредоточиться на её ведении и получении выписок при необходимости․
Статья актуальна на май 2026 года․ Законодательство может изменяться; перед совершением действий уточняйте актуальные нормы в официальных источниках․