Дата публикации: 23 мая 2026 г.

Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Несмотря на переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 2020 года, многие организации и индивидуальные предприниматели (ИП) продолжают вести бумажные варианты, особенно в случае:

• работников, принятых до 2020 года;
• отсутствия технической возможности сдачи данных в ПФР;
• временного ведения бумажной книжки при переходе на ЭТК.

Для ИП важно знать, как правильно оформить запись в трудовой книжке своего сотрудника, поскольку ошибки могут привести к штрафам со стороны трудовой инспекции и Пенсионного фонда.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие ведение трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66 – трудовые книжки).
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».
3. ФЗ‑27 «О страховых пенсиях» (требования к сдаче сведений в ПФР).
4. Приказ Минтруда России от № 588н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».

С 2023 года бумажные трудовые книжки оформляются на новых бланках, утверждённых Приказом Минтруда от № 543н.

Особенности заполнения трудовой книжки у ИП

Индивидуальный предприниматель, выступая в роли работодателя, обязан:

• заполнять трудовую книжку сотрудников при приёме, переводе и увольнении;
• указывать свои реквизиты (наименование ИП, ОГРНИП, ИНН) в графе «Наименование организации»;
• ставит свою подпись и печать (если имеется) в графе «Подпись работодателя»;
• сдавать сведения о кадровых изменениях в ПФР по форме СЗВ‑ТД (электронно) независимо от вида книжки.

Важно помнить, что сам ИП, как физическое лицо, не имеет трудовой книжки, если он не состоит в трудовых отношениях по трудовому договору. Однако при оформлении трудовой книжки у своего сотрудника ИП действует как любой другой работодатель.

Пошаговый образец заполнения

Приём на работу

Пример записи:

• Поле «Приём на работу»: «Принят на должность менеджера по продажам»
• Наименование организации: «ИП Иванов Иван Иванович»
• ОГРНИП: 321504567890123
• ИНН: 770123456789
• Подпись работодателя: _____________________ (Иванов И.И.)
• Печать: (если есть)

Перевод на другую должность

Пример записи:

• Поле «Перевод»: «Переведён на должность старшего менеджера по продажам»
• Наименование организации: остаётся тем же (ИП Иванов И.И.)
• Подпись работодателя: _____________________

Увольнение

Пример записи:

• Поле «Увольнение»: «Уволен по собственному желанию»
• Основание: ст. 77 ТК РФ
• Наименование организации: ИП Иванов Иван Иванович
• Подпись работодателя: _____________________
• Печать: (при наличии)

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и ИП

С 2020 года работодатели обязаны сдавать сведения о кадровых изменениях в ПФР по форме СЗВ‑ТД. Для ИП это означает:

• регистрацию в личном кабинете на сайте ПФР;
• заполнение электронных форм при каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение);
• возможность вести одновременно бумажную и электронную книжки (для сотрудников, принятых до 2020 года).

При переходе на ЭТК бумажная книжка больше не заполняется новыми записями, но хранится у сотрудника как подтверждение прошлого трудового стажа.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие реквизитов ИП: некоторые предприниматели указывают только ФИО, забывая про ОГРНИП и ИНН. Решение: всегда сверяйте данные с выпиской из ЕГРИП.
• Неправильная формулировка основания увольнения: использование общих фраз вместо ссылки на статью ТК РФ. Решение: указывайте конкретную статью (например, ст. 77 ТК РФ – по собственному желанию).
• Отсутствие подписи или печати: подпись ставится только работником, а не работодателем. Решение: подпись ставит работодатель (ИП) либо уполномоченное лицо.
• Несвоевременная сдача СЗВ‑ТД: задержка приводит к штрафам; Решение: настройте автоматическую выгрузку данных из 1С или другой бухгалтерской программы.

Правильное заполнение трудовой книжки у индивидуального предпринимателя требует внимательного отношения к реквизитам ИП, соблюдения нормативных требований и своевременной сдачи сведений в ПФР. Следуя представленному образцу и избегая типичных ошибок, ИП сможет обеспечить законное оформление трудовых отношений своих сотрудников и избежать возможных штрафов.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, совместительство, работа по договору ГПХ или ведение книжки для иностранных работников), рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться справочными материалами Минтруда России.