Для индивидуального предпринимателя (ИП) вопрос оформления и ведения трудовой книжки часто вызывает множество вопросов. В этой статье мы разберём‚ где взять трудовую книжку‚ как правильно её оформить‚ какие документы нужны и какие особенности существуют при работе с персоналом.
Что такое трудовая книжка и нужна ли она ИП?
Трудовая книжка – официальный документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника; По закону‚ её ведёт работодатель. Для ИП‚ который является работодателем‚ existence такой книги необязательно‚ однако если он нанимает сотрудников‚ он обязан вести её для каждого из них.
- ИП может вести бумажную или электронную форму трудовой книжки.
- Для себя ИП запись в книжку не вносит – это исключительно для работников.
Где взять форму трудовой книжки?
Форма трудовой книжки регламентируется КонсультантПлюс и Приказом Минтруда от 19 мая 2021 №320н. Заказать её можно несколькими способами:
- Купить в типографии или в книжном магазине. В специальных каталогах продаются готовые формы с полями для записи.
- Скачать официальный образец. На сайте Министерства труда и социальной защиты РФ доступны шаблоны в формате PDF‚ которые можно распечатать.
- Создать электронный вариант. Через ЕФС‑1 (Электронный фонд страховых взносов) ИП может сформировать электронную трудовую книжку и хранить её в личном кабинете.
Как оформить запись в трудовую книжку при приёме на работу?
Заполнение записи происходит только в случае кадрового события (приём‚ перевод‚ увольнение и т.д.). Ниже – пошаговая инструкция.
Необходимые документы
- Копия паспорта работника.
- Справка о среднем заработке (при необходимости).
- Документ‚ подтверждающий образование (для некоторых позиций).
- Бумажная или электронная трудовая книжка (если работник её уже имеет).
Пример записи
ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Дата приёма на работу: Должность: Менеджер по продажам Подразделение: Отдел продаж Основная ставка: 30 000 руб. Код профессии/должности: 2211
Запись вносится в соответствующие поля‚ а в конце – подпись работодателя и печать (при наличии).
Как заверить копию трудовой книжки?
Заверить копию может только работодатель. Для этого:
- Сделайте копию страницы с записью.
- Подпишите её надписью «Заверено» и поставьте дату.
- При необходимости поставьте печать организации (если она есть).
Электронную копию можно получить через Госуслуги – загрузите скан оригинала‚ а система автоматически сформирует подтверждённую копию.
Электронная трудовая книжка через ЕФС‑1
С 2024 года ИП могут полностью перейти на электронный формат. Основные шаги:
- Зарегистрироваться в системе ЕФС‑1 (Электронный фонд страховых взносов).
- В разделе «Трудовая деятельность» выбрать «Создать новую запись».
- Внести сведения о сотруднике (ФИО‚ дата рождения‚ дата приёма‚ должность и т.д.).
- Подтвердить запись электронной подписью.
Электронная книжка доступна в личном кабинете и может быть выведена в PDF для печати при необходимости.
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли печать в книжке? – Печать не обязательна‚ но часто используется для подтверждения подлинности записи.
- Можно ли вести книжку только в электронном виде? – Да‚ с 2024 года электронный форм – полностью законен.
- Как поступить‚ если у сотрудника нет бумажной книги? – ИП может оформить выписку из электронной трудовой книжки (СТД‑Р) и использовать её как основной документ.
- Можно ли записать информацию о себе (ИП) в свою собственную книжку? – Нет‚ ИП как работодатель не вносит записи в свою личную книжку.
Получение и ведение трудовой книжки для ИП – процесс‚ требующий внимания к деталям‚ но полностью выполнимый при соблюдении законодательных норм. Главное – правильно оформить запись при приёме сотрудника‚ использовать официальные формы (бумажные или электронные) и вовремя заверить копии. При необходимости всегда можно обратиться в КонсультантПлюс или в местный отдел труда за разъяснениями.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – оставляйте комментарий‚ и мы поможем разобраться!