Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж и карьерный путь работника. Для индивидуального предпринимателя (ИП) правила её ведения имеют ряд особенностей, которые изменились за последние годы, в частности с введением электронных трудовых книжек (ЭТК) и возможности использования квалифицированной электронной подписи (КЭП). В статье подробно рассматриваются нормативная база, порядок оформления, подписи и печати, а также ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК) – ст. 66, ст. 309, ст. 15.
• Постановление Правительства РФ от  г. № 225 (в ред. от ) – Правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от  г. № 69.
• Письмо Минтруда России от 26 мая 2021 г. № 14‑6/ООГ‑4834 (разъяснение о записи ИП в собственную трудовую книжку).
• Федеральная налоговая служба (ФНС) – порядок получения КЭП для юридических лиц и ИП (биометрические данные).
• Приказы Минтруда РФ о введении и порядке использования электронных трудовых книжек (с 1 января 2020 г. и актуализированные в 2025‑2026 годах).

Кому и когда ИП обязан вести трудовую книжку

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК и ч. 1 ст. 309 ТК, индивидуальный предприниматель обязан вести трудовые книжки всех работников, проработавших у него более пяти календарных дней. Это правило действует с 6 октября 2006 года и сохраняет свою актуальность в 2026 году.

Что нельзя делать ИП

• ИП не может заключать с собой трудовой договор и вносить запись о своей предпринимательской деятельности в собственную трудовую книжку (ч. 1 ст. 15 ТК).
• Запись в трудовую книжку «самому себе» считается недопустимой и не имеет юридической силы.

Порядок оформления и заполнения трудовой книжки

4.1 При приёме на работу

1. В течение пяти дней с момента приёма работника ИП вносит первую запись в трудовую книжку.
2. Заполняются обязательные реквизиты:
   • Ф.И.О. работника
   • Дата рождения
   • Серия и номер паспорта
   • Дата и номер приказа о приёме (или трудового договора)
   • Должность, на которой работник принимается
   • Ставка (оклад) и условия оплаты труда
3. Работник ставит свою подпись в графе «Подпись работника».
4. ИП (либо лицо, уполномоченное вести трудовые книжки) ставит свою подпись и, при наличии, печать организации.

4.2 При переводе, изменении условий труда

1. Оформляется приказ о переводе/изменении условий труда.
2. В трудовую книжку вносится запись о переводе (дата, новая должность, новая ставка).
3. Подписи сторон (работника и ИП) обязательны.

4.3 При увольнении

1. Составляется приказ об увольнении (или заявление работника).
2. В трудовую книжку вносятся сведения об увольнении:
   • Дата увольнения
   • Основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.)
   • Ссылка на приказ/документ
3. Работник ставит подпись в графе «Подпись работника» и получает трудовую книжку.
4. ИП ставит подпись и печать (если она есть).

4.4 Оформление записей без печати

Если у ИП нет печати, запись считается действительной при условии, что:

• Запись заверена подписью ИП (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек).
• В документе указаны полные Ф.И.О. и должность лица, вносящего запись.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

С 2020 года электронные трудовые книжки постепенно заменяют бумажные. В 2026 году их использование стало обязательным для всех работодателей, включая ИП, если работник согласен на электронный формат.

5.1 Как оформить ЭТК

1. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) через ФНС (используются биометрические данные).
2. Зарегистрировать ИП в системе Госуслуги как работодателя.
3. Создать электронный профиль работника в ЕГРТК (Единый государственный реестр трудовых книжек).
4. Внести все записи (приём, перевод, увольнение) через онлайн‑форму, подписав их КЭП.
5. Работник получает уведомление о наличии ЭТК и может просматривать её в личном кабинете «Госуслуги».

5.2 Преимущества ЭТК

• Отсутствие необходимости в бумажных носителях и печати.
• Автоматическое уведомление о всех изменениях.
• Упрощённый контроль со стороны инспекций (можно предоставить доступ в реальном времени).
• Сокращение риска потери или порчи документов.

5.3 Что делать, если работник отказывается от ЭТК

Работник имеет право выбрать бумажный вариант. В этом случае ИП обязан вести традиционную трудовую книжку в соответствии с пунктом 4 настоящей статьи.

Подписи и печати: кто и как подписывает

Для электронных записей подпись заменяется КЭП, а печать не требуется.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Может ли ИП вести запись в свою собственную трудовую книжку?

Нет. ИП не вносит запись о своей предпринимательской деятельности в собственную трудовую книжку – это противоречит ч. 1 ст. 15 ТК.

7.2 Сколько дней после приёма на работу ИП обязан сделать запись?

В течение пяти календарных дней с момента приёма.

7.3 Нужно ли ИП ставить печать в трудовую книжку?

Печать обязательна только в том случае, если у ИП есть печать организации. При отсутствии печати запись считается действительной при наличии подписи ИП и указания его должности.

7.4 Как оформить запись, если работник отработал менее пяти дней?

Запись в трудовую книжку не требуется. Однако рекомендуется оформить трудовой договор и хранить его в личном деле работника.

7.5 Что делать, если работник уволен, а трудовая книжка не возвращена?

ИП обязан вернуть трудовую книжку работнику в течение трех дней после увольнения. При невозможности вернуть оригинал (например, утрата) необходимо оформить акт о потере и выдать дубликат.

7.6 Как получить КЭП для ведения ЭТК?

Обратиться в любой центр выдачи квалифицированных сертификатов (например, через портал ФНС). Процедура включает подтверждение личности биометрическими данными и оплату услуги.

Практический образец записи в бумажную трудовую книжку

Дата | Номер приказа | Должность | Ставка, руб. | Основание записи
----------|---------------|--------------------|--------------|-----------------
| Приказ № 12 | Менеджер по продажам| 70 000 | Приём на работу
| Приказ № 45 | Руководитель отдела| 95 000 | Перевод
| Приказ № 78 | — | — | Увольнение по собственному желанию

Ведение трудовых книжек – обязательный элемент трудовых отношений, даже если работодатель – индивидуальный предприниматель. В 2026 году ИП обязан вести трудовые книжки всех сотрудников, проработавших более пяти дней, и может делать это как в традиционном бумажном виде, так и в электронном (ЭТК) с использованием КЭП. Главное – соблюдать сроки внесения записей, правильно оформлять подписи и, при необходимости, печати.

Соблюдение указанных правил поможет избежать штрафов со стороны инспекций, упростит контроль за стажем работников и обеспечит прозрачность отношений между ИП и его сотрудниками.

Дата актуализации статьи: 21 мая 2026 г. (текущая дата – 07:43:25).