Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина. Записи в ней являются базой для расчёта пенсионных выплат, а также для получения различных социальных льгот. В статье рассмотрены:

• какую роль играет трудовая книжка при начислении пенсии;
• какие записи обязательны и как их правильно оформить;
• образцы записей (приём, увольнение, перевод, смена ФИО, закрывающая запись);
• как оформить и заверить копию трудовой книжки;
• особенности электронных трудовых книжек (ЭТК) и справки СТД‑Р;
• где скачать актуальные бланки и образцы (2026 г.)

Трудовая книжка: основные сведения

Согласно Приказу Минтруда РФ № 320н от (введённому в действие с ) трудовая книжка выпускается в двух формах:

1. Бумажный вариант – традиционный бланк, состоящий из титульного листа и 8–12 листов записей.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – хранится в системе «Госуслуги» и доступна через личный кабинет.

Для работников, впервые трудоустроившихся после 1 января 2021 г., по умолчанию открывается только электронный вариант. При желании можно оформить и бумажный аналог.

Что фиксируется в трудовой книжке?

• Дата и место рождения, ФИО, пол, гражданство (титульный лист).
• Сведения о работодателе (наименование, ОКПО, ИНН, адрес).
• Записи о приёме, переводе, повышении, увольнении, смене фамилии, имени, отчества.
• Закрывающая запись о выдаче книжки.
• Сведения о начислении страховых взносов (в электронных системах – автоматически).

Как трудовая книжка влияет на пенсионные выплаты?

Пенсия в РФ рассчитывается по формуле:

Пенсия = (Средний заработок за расчётный период) × (Коэффициент страховых лет) × (Тарифный коэффициент)

Коэффициент страховых лет формируется на основании страхового стажа, а именно:

• периоды, указанные в трудовой книжке (рабочие места, даты начала и окончания);
• страховые взносы, уплаченные работодателем в ПФР (для самозанятых – через личный кабинет ПФР).

Если в книжке есть пропуски, ошибки или «пустые» места, это может привести к недоучёту лет и, как следствие, к уменьшению пенсии.

Образцы записей в трудовой книжке (2026 г.)

Ниже представлены типовые формулировки, одобренные ГОСТ Р 7.0.97‑2025 и приказом Минтруда. При заполнении используйте чёрную чернильную ручку (для бумажных книжек) и печатные буквы.

Как оформить запись в электронную трудовую книжку?

ЭТК заполняется автоматически через форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1), которую подаёт работодатель в ПФР. Работнику достаточно подтвердить запись в личном кабинете «Госуслуги».

Как оформить и заверить копию трудовой книжки

Копию трудовой книжки часто требуют банки, органы соцзащиты, суды и др. По состоянию на 2026 год порядок заверения выглядит так:

1. Сделайте копию всех листов (титульный + листы записей).
2. На каждом листе подпишите «Копия верна» или «Верно», указывая дату.
3. Работодатель ставит печать и подпись рядом с подписью работника, подтверждая, что копия соответствует оригиналу.
4. В случае, если копию заверяет не работодатель, а нотариус, требуется нотариальное удостоверение подписи.

Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2025, надпись «Копия верна» должна быть выполнена чёрными чернилами, шрифтом не менее 10 пт, без исправлений.

Образец заверенной копии (2026 г.)

Трудовая книжка № 123456789
[Титульный лист] – копия верна, г., подп. Иванова И.И.
[Лист 1] – копия верна, г., подп. Иванова И.И.
[Лист 2] – копия верна, г., подп. Иванова И.И.
...
Подпись работодателя: ___________________ (печат. подпись) Печать

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК стала обязательной для большинства новых работников. Основные плюсы:

• Автоматическое обновление записей через ЕФС‑1.
• Доступ к данным 24/7 через Госуслуги.
• Отсутствие риска потери бумажного документа.

Для получения ЭТК необходимо:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуги (если ещё нет аккаунта).
2. Подать заявление «О выдаче электронной трудовой книжки» через личный кабинет работодателя.
3. Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 и отправляет её в ПФР.
4. После подтверждения в личном кабинете появляется запись о трудовой книжке.

Справка СТД‑Р (для работников с ЭТК)

Справка СТД‑Р (Справка о трудовой деятельности) выдаётся тем, кто:

• Перешёл на электронную трудовую книжку;
• Устроился на работу после 1 января 2021 г.

Форму СТД‑Р можно скачать в форматах Word или Excel с официального сайта ФНС. При увольнении работник получает заполненную справку, которая заменяет бумажную копию трудовой книжки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку?

Да. Нужно написать заявление в отдел кадров, предоставить паспорт и запросить выдачу новой книжки. При этом в ПФР фиксируются все ранее внесённые записи.

Как исправить ошибку в записи (например, неверная дата увольнения)?

Работодатель вносит исправление в виде записи об исправлении с указанием причины, новой даты и подписью/печатью. В электронных системах исправление делаеться через повторную отправку формы ЕФС‑1.

Нужна ли копия трудовой книжки для получения пенсии?

Обычно ПФР использует данные из своей базы (ЕФС‑1). Копию могут потребовать только в случае спора о стаже или при обращении в суд.

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, но обе версии должны содержать одинаковый набор записей. При переходе на ЭТК бумажный вариант считается «выданным», но может храниться у работника как резерв.

Где скачать актуальные образцы (2026 г.)?

• Официальный портал Госуслуги – раздел «Трудовые книжки».
• Сайт КонсультантПлюс – Приложение N 1 к приказу Минтруда 2021 г.
• Налоговый портал nalog.ru – формы СТД‑Р в Word/Excel.
• База документов nalog-nalog.ru – образцы заверенных копий трудовых книжек.

Все файлы доступны бесплатно, но для их скачивания может потребоваться регистрация на соответствующем портале.

Трудовая книжка – ключевой документ, от которого зависит правильный расчёт пенсии. С 2023 года введены новые формы и стандарты, а к 2026 году большинство работодателей перешли на электронный вариант. Чтобы избежать проблем с пенсионными выплатами, необходимо:

1. Следить за своевременным и корректным внесением записей.
2. При необходимости оформлять и заверять копии в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2025.
3. Пользоваться электронными сервисами (Госуслуги, ПФР) для контроля своего стажа.
4. Хранить образцы форм (ЕФС‑1, СТД‑Р) и справок в электронном виде.

Тщательное ведение трудовой книжки гарантирует, что при выходе на пенсию вы получите полные и справедливые выплаты.