Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Для индивидуального предпринимателя (ИП) она ведётся не для самого предпринимателя (он самозанятый), а для его сотрудников. Ниже подробно рассмотрено, какие сведения необходимо вносить в трудовую книжку сотрудников, принятых на работу ИП, а также особенности ведения электронной трудовой книжки (ЭТК).

Нормативная база

Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 – ведение трудовой книжки);
Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
Федеральный закон от № 439-ФЗ «Об электронной трудовой книжке»;
Приказ Минтруда России от № 697н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».

Согласно этим нормативным актам, ИП, как работодатель, обязан вести трудовую книжку (или ЭТК) для каждого принятого на работу сотрудника.

Особенности ведения трудовой книжки у ИП

Индивидуальный предприниматель:

Не имеет собственной трудовой книжки, поскольку не находится в трудовых отношениях по найму;
Ведёт трудовые книжки только для своих наёмных работников;
Может выбрать бумажный вариант или электронную трудовую книжку (ЭТК) – с 2021 года ЭТК является обязательной формой для новых трудовых отношений, а бумажная книжка сохраняется только для сотрудников, принятых до и не перешедших на ЭТК.

Что указывать при приёме на работу

При оформлении приёма сотрудника в трудовой книжке делается запись о приёме. В неё включаются следующие реквизиты:

Дата приёма – день, месяц, год (например, );
Основание приёма – номер и дата приказа о приёме на работу (например, Приказ № 45 от );
Наименование организации (ИП) – полное наименование индивидуального предпринимателя (например, «ИП Иванов Иван Иванович»);
Должность – точное наименование занимаемой должности согласно штатному расписанию (например, «Менеджер по продажам»);
Подразделение (если есть) – отдел, служба, филиал;
Трудовой функционал (по желанию) – краткое описание основных обязанностей;
Подпись работника и работодателя – подпись сотрудника и ИП (или уполномоченного лица) с расшифровкой;
Печать организации – если ИП использует печать (необязательно, но допустимо).

Пример записи:

г. Принят на работу по приказу № 45 от г. на должность менеджера по продажам в отдел продаж индивидуального предпринимателя Иванов Иван Иванович. Подпись работника: ___________ Подпись работодателя: ___________

Что указывать при переводе

Если сотрудник переводится на другую должность, в другое структурное подразделение или меняет условия труда, в трудовой книжке делается запись о переводе.

Дата перевода;
Основание перевода – номер и дата приказа о переводе;
Предыдущая должность и подразделение;
Новая должность и подразделение;
Изменения в условиях труда (например, изменение оклада, графика работы) – при необходимости;
Подписи сторон.

Пример:

г. Переведён по приказу № 112 от г. с должности менеджера по продажам отдела продаж на должность старшего менеджера отдела ключевых клиентов. Подпись работника: ___________ Подпись работодателя: ___________

Что указывать при увольнении

При расторжении трудового договора в трудовой книжке делается запись об увольнении.

Дата увольнения;
Основание увольнения – номер и дата приказа об увольнении, а также соответствующая статья ТК РФ (например, ст. 77 ТК РФ – по собственному желанию);
Формулировка причины увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.);
Выдача трудовой книжки – отметка о выдаче документа сотруднику под расписку;
Подписи сторон и печать (если используется).

Пример:

г. Уволен по собственному желанию по приказу № 201 от г. (ст. 77 ТК РФ). Трудовая книжка выдана на руки. Подпись работника: ___________ Подпись работодателя: ___________

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С года ведение трудовых книжек в электронной форме стало обязательным для newly hired сотрудников. Для ИП это означает:

Необходимость регистрации в системе «Социальное страхование» (СФР) и получения доступа к личному кабинету работодателя;
Внесение данных о приёме, переводе и увольнении непосредственно в электронный реестр через личный кабинет или через бухгалтерскую программу, совместимую с ЕГИСЗ;
Сотрудник получает выписку из ЭТК по своему запросу в личном кабинете на портале «Госуслуги» или через МФЦ;
Бумажный дубликат выдаётся только по требованию сотрудника (например, при устройстве на новую работу).

При внесении записи в ЭТК указываются те же реквизиты, что и в бумажной книжке, но в виде полей формы:

Дата события;
Номер и дата приказа;
Тип события (приём, перевод, увольнение);
Должность, подразделение;
Основание (статья ТК РФ, основание приказа);
Подпись работника (электронная подпись) и работодателя (ЭЦП ИП).

Пример заполнения поля «Приём» в ЭТК:

{
 "event_date": "2026-03-12",
 "order_number": "45",
 "order_date": "2026-03-10",
 "event_type": "hire",
 "position": "Менеджер по продажам",
 "department": "Отдел продаж",
 "employer": "ИП Иванов Иван Иванович",
 "employee_signature": "ЭЦП сотрудника",
 "employer_signature": "ЭЦП ИП"
}

Практические рекомендации для ИП

Определите формат ведения – если у вас принимаются новые сотрудники после , используйте ЭТК; для сотрудников, принятых ранее, можно продолжать вести бумажную книжку или перевести их в электронный формат по согласию.
Храните приказы и соглашения – все документы, на основании которых делаются записи (приказы о приёме, переводе, увольнении), должны храниться в личном деле сотрудника не менее 50 лет.
Проверяйте корректность данных – ошибки в наименовании должности, дате или номере приказа могут привести к спорам при подтверждении стажа.
Обучите бухгалтера или ответственного лица – ведение трудовой книжки требует знания трудового законодательства и порядка работы с ЭТК.
Используйте типовые шаблоны – многие бухгалтерские программы (1С, Контур.Эльба, Мое дело) предлагают готовые формы для внесения записей в трудовую книжку.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли ИП вести свою собственную трудовую книжку?: Нет, индивидуальный предприниматель не является работником по найму, поэтому трудовая книжка для него не ведётся. ИП может иметь трудовую книжку только если одновременно работает по трудовому договору у другого работодателя.
Можно ли делать записи в трудовой книжке от руки?: Да, при ведении бумажной трудовой книжки записи делаются ручкой синего или чёрного цвета. При использовании ЭТК записи вводятся электронным способом.
Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?: Сотрудник может запросить справку о трудовой деятельности у работодателя (ИП) или получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги». При утере бумажной книжки выдаётся дубликат на основании приказа о выдаче дубликата.
Нужно ли ставить печать ИП в трудовой книжке?: Печать не является обязательным реквизитом трудовой книжки. Её наличие зависит от внутренних правил ИП и наличия самой печати.

Ведение трудовой книжки (или электронной трудовой книжки) является важной обязанностью индивидуального предпринимателя как работодателя. Корректное оформление записей о приёме, переводе и увольнении сотрудников обеспечивает юридическую защиту обеих сторон, подтверждает трудовой стаж работника и упрощает взаимодействие с государственными органами (ПФР, ФСС, налоговая). Следуя нормативным требованиям и используя рекомендации из данной статьи, ИП сможет избежать типичных ошибок и обеспечить прозрачность трудовых отношений в своём бизнесе.