Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ Для временных работников (работников, принятых на срочный трудовой договор, на сезонные работы, на выполнение конкретного задания и т․п․) порядок заполнения имеет свои нюансы, связанные с краткосрочностью трудовых отношений и возможным переходом на электронный формат․

Что считается временным работником?

• Сотрудник, принятый на срочный трудовой договор (до 5 лет, но чаще — до 1 года)․
• Сезонный работник (например, в сельском хозяйстве, туризме, строительстве)․
• Работник, привлечённый для выполнения конкретного проекта или задания․
• Стажёр или практикант, если трудовой договор оформлен как срочный․

Несмотря на ограниченный срок, трудовые отношения такого работника регулируются Трудовым кодексом РФ, а значит, работодатель обязан оформить запись в трудовой книжке (или в электронном трудовом реестре)․

Бумажная трудовая книжка vs․ электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Однако бумажные книжки всё ещё могут использоваться в следующих случаях:

• Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку и не перешёл на ЭТК (по его заявлению)․
• Если работник является иностранцем и у него нет доступа к системе ЕФС‑1 (в некоторых регионах допускается ведение бумажного варианта)․
• Если работодатель по какой‑то причине временно не может подать сведения в ПФР (например, технические сбои) – тогда делается бумажная запись, а позже данные переносятся в ЭТК․

В остальных случаях запись делается непосредственно в электронном виде через систему ЕФС‑1 (Единый фонд социального страхования) и форму СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности)․

Какие сведения вносятся в трудовую книжку временного работника?

Запись о приёме на работу и об увольнении временного работника содержит те же обязательные реквизиты, что и запись о постоянном сотруднике:

1. Дата – число, месяц, год оформления приказа о приёме (или увольнении)․
2. Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке (или номер строки в электронном реестре)․
3. Основание – реквизиты приказа о приёме/увольнении (номер, дата)․
4. Наименование организации – полное название работодателя (как в ЕГРЮЛ/ЕГРИП)․
5. Должность ( профессия, специальность) – точно как указано в трудовом договоре․
6. Отдел, структурное подразделение – если имеется․
7. Тип трудового договора – срочный (указывается срок действия договора)․
8. Примечание – при необходимости указывается, что работа носит временный/сезонный характер, либо указывается проект, в рамках которого выполнялась работа․

Пример записи о приёме временного работника (бумажный вариант):

2026 г․ 15 мая № 12 Принят на работу по приказу № 45 от г․

Должность: оператор call‑centre (срочный трудовой договор на 6 месяцев)․

Подразделение: отдел обслуживания клиентов․

Пример записи об увольнении:
2026 г․ 15 ноября № 13 Уволен по собственному желанию по приказу № 78 от г․

Должность: оператор call‑centre․

Основание: окончание срока срочного трудового договора․

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК) для временного работника
Электронная трудовая книжка ведётся в системе ПФР через личный кабинет страхователя․ Основные шаги:

Формирование приказа о приёме/увольнении (внутренний документ организации)․
Подготовка сведений в форме СЗВ‑ТД (раздел «Сведения о приёме на работу» или «Сведения об увольнении»)․
Заполнение полей:

Тип сведения – «Приём» или «Увольнение»․
Дата события․
Табельный номер работника (если есть)․
СНИЛС․
ФИО․
Наименование организации (ИНН, КПП)․
Должность (по ОКЗ)․
Вид трудового договора – срочный (указывается дата начала и дата окончания)․
Основание – номер и дата приказа․


Отправка сведений в ПФР не позднее следующего рабочего дня после дня события (приёма или увольнения)․
Контроль – после отправки в личном кабинете появляется статус «Принято»/«Не принято»․ При ошибке необходимо исправить и отправить корректирующий СЗВ‑ТД․

Важно: при срочном трудовом договоре в поле «Вид трудового договора» указывается срочный, а в дополнительных полях прописываеться дата окончания договора․ Если договор продлевается, делается новая запись о переводе (или о продлении) с указанием нового срока․
Сроки и ответственность

Срок подачи СЗВ‑ТД – не позднее следующего рабочего дня после дня приёма/увольнения (ст․ 11 Федерального закона № 27‑ФЗ «О страховых пенсиях»)․
За несвоевременную или недостоверную подачу сведений работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф от 500 до 5000 руб․ за каждое нарушение, ст․ 15․25 КоАП РФ)․
Если работник обнаружил ошибку в своей ЭТК, он имеет право потребовать её исправления в течение 10 рабочих дней с момента обнаружения (ст․ 65 ТК РФ)․

Практические рекомендации для кадровой службы

Шаблоны приказов – разработайте унифицированные формы приказов о приёме и увольнении срочных работников, в которых уже предусмотрены поля для указания срока договора и вида трудового договора․
Автоматизация – используйте возможности 1С:ЗУП или других кадровых систем для автоматической генерации СЗВ‑ТД на основе данных о приёме/увольнении․
Контроль сроков – настройте напоминания в календаре или задачах в CRM о необходимости отправить сведения в ПФР в течение одного рабочего дня․
Информирование работника – при приёме выдавайте временному сотруднику справку о том, что его трудовая деятельность будет отражена в электронной трудовой книжке (или предоставьте копию бумажной записи, если она ведёться)․
Архивирование – сохраняйте копии приказов и СЗВ‑ТД в электронном архиве не менее 50 лет, как требует законодательство о хранении кадровых документов․

Ответы на часто задаваемые вопросы

Нужно ли указывать в ЕФС‑1, что ведётся электронная трудовая книжка, если это первое место работы у гражданина РФ?
Да․ При первом приёме на работу работодатель обязан подать в ЕФС‑1 сведения о начале трудовой деятельности (форма СЗВ‑ТД)․ В этих сведениях указывается, что ведётся электронная трудовая книжка․
Как оформить запись, если срочный договор был расторгнут до окончания срока по инициативе работодателя?
Запись об увольнении делается по основанию «Уволен по инициативе работодателя» (или «По соглашению сторон»)․ В поле «Основание» указывается номер и дата приказа об увольнении, а в примечании можно отметить «Досрочное расторжение срочного трудового договора»․
Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
Одновременно вести две трудовые книжки запрещено․ Если у работника уже есть электронная трудовая книжка, бумажная не заполняется․ Если работник отказался от ЭТК и имеет бумажную книжку, то все сведения вносятся только в неё․
Что делать, если работник – иностранный гражданин без СНИЛС?
Для иностранных работников, не имеющих СНИЛС, в поле СНИЛС указывается «000‑000‑000 00»․ После получения СНИЛС (если он будет получен) необходимо подать корректирующие сведения в ПФР․

Заполнение трудовой книжки (или электронного трудового реестра) для временного работника не отличается по сути от оформления постоянного сотрудника, однако требует особого внимания к:

указанию вида трудового договора (срочный) и его срока;
своевременной подаче сведений в ПФР (СЗВ‑ТД) в течение одного рабочего дня;
корректному заполнению полей, связанных с основанием приёма/увольнения (номер и дата приказа);
информированию работника о форме ведения его трудовой книжки․

Соблюдение этих правил обеспечит корректный учёт трудового стажа, исключит риски штрафных санкций и гарантирует защиту прав временных работников․