Трудовая книжка – документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), вопрос о необходимости наличия бумажного варианта остаётся актуальным.
Исторический контекст и правовое основание
Трудовая книжка в России существует с 1930‑х годов и считается вторым по значимости документом после паспорта. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, она является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
С 2020 года в законодательстве (п. 5 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ) закреплено право работника перейти на электронную форму трудовой книжки. При этом работник обязан оформить своё желание в виде письменного заявления, а работодатель – сделать закрывающую запись в бумажной книжке (если она была) и выдать её сотруднику.
Какие варианты трудовых книжек существуют в 2026 году?
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, в котором записи вносятся вручную.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись ведётся в государственном информационном ресурсе «Госуслуги», доступна через личный кабинет.
Когда оформляется бумажная книжка?
Бумажная книжка всё ещё требуется в следующих случаях:
- У работника нет доступа к электронным сервисам (отсутствие подтверждённого аккаунта «Госуслуги»).
- Работник отказывается от перехода на электронный вариант и подаёт письменное заявление о сохранении бумажного документа.
- Работодатель не имеет технической возможности вести ЭТК (например, небольшие организации, не подключённые к системе межведомственного взаимодействия).
Когда оформляется только электронная книжка?
С 2021 года, если сотрудник впервые устраивается на работу, ему может быть оформлена только электронная трудовая книжка. В таком случае бумажный документ более не создаётся. Это правило распространяется на:
- Молодых специалистов, впервые выходящих на рынок труда;
- Сотрудников, которые ранее не вели трудовую книжку (например, выпускники вузов).
Плюсы и минусы бумажной и электронной трудовых книжек
| Бумажная | Электронная | |
|---|---|---|
| Плюсы |
|
|
| Минусы |
|
|
Как правильно оформить переход от бумажной к электронной трудовой книжке?
- Сотрудник подаёт письменное заявление о переходе на ЭТК (образец заявления можно взять у отдела кадров).
- Работодатель вносит закрывающую запись в бумажную книжку и выдаёт её сотруднику.
- В системе «Госуслуги» создаётся электронный профиль, в который автоматически импортируются сведения о предыдущих местах работы (если они уже находятся в базе).
- Работодатель вносит запись о текущем месте работы в ЭТК через портал «Электронный документооборот работодателя».
- Сотрудник получает подтверждение о завершении перехода и может использовать ЭТК для получения справок о стаже, пенсионных начислений и т.д.
Когда всё‑ещё требуется бумажная трудовая книжка?
Согласно информации от КонсультантПлюс (2022) и Уполномоченного по правам человека в Ростовской области, бумажный документ остаётся важным в следующих ситуациях:
- Для получения справок о трудовом стаже в учреждениях, где пока не внедрена электронная система (например, некоторые пенсионные фонды).
- При трудоустройстве в организации, не имеющие доступа к ЭТК (малый бизнес, фермерские хозяйства).
- В случае споров о трудовых отношениях, когда суд может потребовать оригинал записей.
Практические рекомендации для работников
- Проверьте наличие аккаунта в «Госуслугах». Если его нет – зарегистрируйтесь как можно скорее.
- Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, решите, хотите ли вы её сохранить в качестве «резервного» документа.
- При смене работы всегда уточняйте у работодателя, в какой форме будет вестись ваш трудовой стаж.
- Сохраняйте копии справок (как электронные, так и бумажные) – они могут понадобиться при оформлении пенсии.
В 2026 году трудовая книжка остаётся обязательным документом, однако её форма может быть как бумажной, так и электронной. Выбор зависит от:
- Возрастной категории и опыта работы (первичное трудоустройство с 2021 года часто оформляется только в электронном виде);
- Технической оснащённости работодателя;
- Личных предпочтений и возможностей работника.
Если у вас нет доступа к электронным сервисам или вы предпочитаете «традиционный» способ, бумажная трудовая книжка всё ещё необходима. Однако большинство новых сотрудников уже используют ЭТК, что упрощает процесс учёта стажа и снижает административную нагрузку.
Дата актуализации информации: 23 мая 2026 г.