Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника․ В России с 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), однако в ряде случаев до сих пор требуется оформление бумажной версии․ Ниже приведён подробный перечень документов, которые необходимо подготовить как для бумажной, так и для электронной трудовой книжки, а также особые требования для иностранных сотрудников․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный справочный документ, в котором фиксируются:
- Дата начала работы в компании;
- Должность и должностные обязанности;
- Сведения о повышениях, переводах и увольнениях;
- Стаж работы и начисленные отчисления․
Он служит доказательством трудового стажа при поиске новой работы, при оформлении пенсии, а также в случае возникновения правовых споров․
Документы для оформления бумажной трудовой книжки
Для оформления бумажной трудовой книжки работодателю необходимо собрать следующие документы:
- Паспорт гражданина РФ – копия первой страницы с фотографией и подписью․
- Свидетельство о рождении – копия первой страницы․
- Справка о доходах (если требуется для расчёта налогов и отчислений)․
- Сертификат о прохождении обучения (если работник проходил обязательное обучение)․
- Согласие работодателя на выдачу трудовой книжки․
- Копия договора о найме (если он уже подписан)․
- Письмо от работодателя с указанием даты начала работы и должности․
После сбора документов работодатель подает заявление в отдел кадров, где оформляеться бумажная трудовая книжка․ В случае, если работник уже имеет трудовую книжку, в неё вносится запись о новом месте работы․
Документы для оформления электронной трудовой книжки (ЭТК)
С переходом на электронные трудовые книжки процедура изменилась․ Для оформления ЭТК необходимо:
- Паспорт гражданина РФ – копия первой страницы․
- Свидетельство о рождении – копия первой страницы․
- Электронная подпись (ЭП) – для подтверждения подлинности документов․
- Согласие работодателя на выдачу ЭТК․
- Сканированные копии всех документов (паспорт, свидетельство, договор о найме)․
- Письмо от работодателя с указанием даты начала работы и должности, подписанное ЭП․
После подачи заявления в систему «Мои документы» (официальный портал государственных и муниципальных услуг) работодатель получает электронную трудовую книжку, которую можно просматривать и использовать в любой момент․
Особые требования для иностранных сотрудников
Для иностранных граждан, работающих в России, оформление трудовой книжки имеет дополнительные нюансы:
- Свидетельство о рождении и паспорт – оригиналы и нотариально заверенные копии․
- Виза/рабочая разрешительная карта – копия с отметкой о дате начала работы․
- Справка о доходах – в зависимости от страны происхождения․
- Сертификаты и дипломы – подтверждающие квалификацию, нотариально заверенные․
- Согласие работодателя на оформление трудовой книжки․
- Перевод всех документов на русский язык, заверенный переводчиком․
Работодатель обязан проверить наличие всех документов и оформить запись о работе в трудовой книжке․ При отсутствии одного из документов оформление может быть отложено․
Как подать заявление и какие сроки?
Для подачи заявления в систему «Мои документы» необходимо:
- Создать аккаунт на портале госуслуг․
- Перейти в раздел «Трудовая книжка»․
- Заполнить форму, приложив сканированные копии всех документов․
- Подписать заявление электронной подписью․
- Отправить заявку․
Срок обработки заявления составляет от 5 до 10 рабочих дней․ После одобрения работодатель получает ссылку на электронную трудовую книжку, которую можно открыть в любое время․
Советы по подготовке документов
- Проверяйте, что все копии документов чётко читаемы – это ускорит процесс проверки․
- Сохраняйте оригиналы в надёжном месте – в случае проверки они могут понадобиться․
- Если вы используете облачные сервисы (Yandex․Диск, Google Диск, Microsoft 365), храните сканы в защищённых папках․
- Регулярно обновляйте электронную подпись, чтобы избежать проблем с её действительностью․
- При работе с иностранными документами обязательно уточняйте требования к нотариальному заверению․
Оформление трудовой книжки – важный этап в карьере любого сотрудника․ В России с 2026 года завершился переходный период на электронные трудовые книжки, но бумажная версия всё ещё востребована в некоторых случаях․ Подготовка правильных документов и их надёжное хранение – залог быстрого и безошибочного оформления․ Следуйте приведённым рекомендациям, и вы сможете без лишних хлопот получить свой документ, подтверждающий трудовой стаж․