Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Её ведение регламентируется не только внутренними приказами организации, но и нормативными актами федерального уровня, в частности Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении правил ведения трудовых книжек и внесения в них записей».
Вопрос о допустимости сокращений в записях трудовой книжки возникает у кадровых специалистов довольно часто. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, запреты и допустимые варианты оформления, а также даны практические рекомендации.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – статья 66 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё записи о приёме, переводе, увольнении и иных изменениях в трудовой деятельности.
- Приказ Минтруда России от № 320н – содержит Правила ведения трудовых книжек и внесения в них записей. В пункте 10 данных правил прямо указано, что записи должны быть сделаны полностью, без сокращений, которые могут исказить смысл.
- Определение Второго КСОЮ от г. – подтверждает, что при выдаче дубликата трудовой книжки все записи переносятся полностью, за исключением записи, признанной недействительной.
Таким образом, законодательство однозначно требует полноты и unambiguity (однозначности) записей.
Что считается сокращением и почему оно запрещено
Сокращением в контексте трудовой книжки считается замена любого слова или его части на более короткий вариант, который может быть неоднозначно истолкован. Примеры запрещённых сокращений:
- «Пр.» вместо слова Приказ;
- «Расп.» вместо Распоряжение;
- «пер.» вместо переведен;
- «п.», «ч.», «ст.» вместо пункт, часть, статья;
- «ТК РФ» вместо полного названия Трудовой кодекс Российской Федерации (в некоторых случаях допускается, но только если это не приводит к двусмысленности).
Пояснение: если запись содержит сокращение, которое может быть понято по‑разному (например, «Пр.» может означать как «Приказ», так и «Программа»), то такая запись считается недействительной, поскольку не обеспечивает достоверного отражения факта трудовой деятельности.
Как правильно оформлять запись при увольнении по сокращению штата
Согласно пункту 2 части первой статьи 81 ТК РФ, основанием для увольнения является сокращение численности или штата работников. При оформлении такой записи в трудовой книжке необходимо соблюсти два требования:
- Содержательная часть – указать полное основание увольнения, например: «Уволен в связи с сокращением численности штата (пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ)»;
- Ссылка на документ – в графе 4 записать реквизиты приказа о сокращении: номер, дата, наименование документа (например, «Приказ от № 211»)
Пример корректной записи:
Уволен в связи с сокращением численности штата (пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ). Приказ от № 211.
Запись оформляется подписью работодателя (или уполномоченного лица), печатью организации и подписью работника в день увольнения (п. 10 Правил ведения трудовых книжек).
Можно ли использовать любые сокращения?
Несмотря на общий запрет, нормативные акты допускают определённые сокращения, если они не искажают смысл и universally accepted (общеприняты) в делопроизводстве. К таким можно отнести:
- «ТК РФ» – при условии, что в документе уже есть расшифровка полного названия Трудового кодекса Российской Федерации;
- года, числа и номера документов (например, «», «№ 211») – они не считаются словесными сокращениями;
- стандартные аббревиатуры организаций, если они расшифрованы в первом упоминании (например, «ФГБОУ ВО МГУ»).
Важно: любое сокращение должно быть однозначно понятно любому лицу, которое будет читать трудовую книжку (работник, будущий работодатель, судебный орган); Если есть хоть малейшая возможность двойного толкования – сокращение не допускается.
Как исправить неправильную запись
Если в трудовой книжке уже присутствует недопустимое сокращение, её можно исправить следующим образом:
- Составить запись об исправлении в соответствии с пунктом 11 Правил ведения трудовых книжек: указать, что запись № X исправлена, привести правильный вариант и ссылку на основание (приказ, протокол и т.д.);
- Подписать исправление ответственным лицом (кадровик, бухгалтер, руководитель) и поставить печать организации;
- Уведомить работника о внесении исправления (под расписку).
Пример записи об исправлении:
Исправлена запись № 5 от : вместо «Уволен по собственному желанию п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ» записано «Уволен по собственному желанию (пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации)». Приказ от № 45.
Практические рекомендации для кадровых служб
- Всегда используйте полные формулировки оснований увольнения, перевода и приёма, опираясь на текст ТК РФ и локальные нормативные акты;
- Перед внесением записи сверяйтесь с Приказом Минтруда № 320н – там чётко прописаны допустимые и недопустимые сокращения;
- Ведите журнал или электронный базу шаблонов записей, где уже прописаны правильные варианты (это снижает риск ошибок);
- При обучении новых сотрудников отдела кадров проводите инструктаж по правилам ведения трудовых книжек, акцентируя внимание на запрете сокращений;
- При выдаче дубликата трудовой книжки проверяйте, чтобы все записи были перенесены без изменений, за исключением признанных недействительных (см. Определение Второго КСОЮ от ).
Согласно действующему законодательству РФ, сокращать слова в записях трудовой книжки запрещено, если это может привести к неоднозначному толкованию. Исключение составляют только общепринятые аббревиатуры, которые не искажают смысл (например, «ТК РФ» при условии предварительной расшифровки). При оформлении записей об увольнении по сокращению штата необходимо указывать полное основание (пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ) и реквизиты приказа о сокращении. Нарушение этих правил делает запись потенциально недействительной и может повлечь трудовые споры, а также сложности при подтверждении стажа и прав на социальные гарантии.
Соблюдение полноты и однозначности записей в трудовой книжке – залог законности кадрового документооборота и защиты прав как работника, так и работодателя.