Важно! С 1 января 2023 года в России действуют новые правила ведения трудовых книжек. Основное изменение — переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) для впервые устраивающихся на работу. Однако бумажная книжка всё ещё действует для тех, у кого она уже есть. Данная статья объясняет, как правильно оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) новому сотруднику.

Бумажная трудовая книжка (ТК)

• Кому выдается: Сотрудникам, уже имеющим бумажную книжку до 1 января 2023 года, а также в случаях, предусмотренных законом (например, при утере или порче).
• Кто выдает: Работодатель (организация) самостоятельно приобретает бланк у уполномоченных производителей.
• Хранение: У сотрудника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Кому создается: Впервые устраивающимся на работу с 1 января 2023 года (если они не подали заявление о ведении бумажной).
• Кто создает: Информация автоматически формируется Пенсионным фондом России (СФР) на основе сведений из отчета СЗВ-ТД, который сдает работодатель.
• Хранение: На серверах СФР. Доступ у работника через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте ПФР.
• Важно: Сотрудник вправе в любой момент потребовать выписку из ЭТК на бумажном носителе.

Пошаговая инструкция: оформление для нового сотрудника

Шаг 1: Определение формата

1. Уточните у сотрудника, есть ли у него уже трудовая книжка (бумажная).
2. Если нет, спросите, какой формат он предпочитает (бумажный или электронный). Для выбора бумажного нужна письменная заявка.

Шаг 2: Приобретение бланка (только для бумажной ТК)

Если оформляется бумажная книжка, работодатель должен:

• Приобрести официальный бланк установленной формы (ГОСТ Р 52535-2006) у производителя, включенного в реестр Минтруда.
• Проверить реквизиты бланка (серия, номер, дата выдачи, подпись уполномоченного лица);

Шаг 3: Заполнение титульного листа

Заполняется разборчиво, черными чернилами (шариковая ручка) или синей пастой. Исправления, помарки недопустимы.

• ФИО — полностью, как в паспорте.
• Дата рождения.
• Сведения о образовании (когда, где, специальность, документ об образовании).
• Сведения о предыдущей работе (если есть).
• Дата выдачи книжки — дата приема на работу в вашей организации.
• Подпись сотрудника и дата.

Шаг 4: Оформление первой записи о приеме на работу

Запись делается на основании приказа о приеме на работу (или трудового договора).

Для ЭТК: Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней после приема на работы сдать в СФР отчет СЗВ-ТД, содержащий сведения о приеме. На основании этого отчета ПФР автоматически создаст запись в электронной книжке сотрудника.

Шаг 5: Вручение книжки (бумажной) или информирование (об ЭТК)

• Бумажная: Вручить книжку сотруднику под расписку в журнале учета выдачи.
• Электронная: Обязательно сообщить сотруднику, что для него создана ЭТК, и проинструктировать, как получить доступ к ней через Госуслуги (нужно иметь подтвержденную учетную запись).

Основные записи в трудовой книжке (образцы 2026)

Все записи делаются на основании приказа (распоряжения) работодателя. Нумерация сквозная.

Запись об увольнении

Запись о переводе (смене фамилии, должности)

Запись о совместительстве

Оформляется отдельной записью с указанием: «Принят(а) на работу по совместительству на должность…».

Особые случаи и ответы на частые вопросы

Когда выдается новая трудовая книжка?

• Впервые устраивающийся на работу (с 2023 г. — по умолчанию ЭТК, по заявлению — бумажная).
• При утере или порче (бумажной) книжки. Выдается новая бумажная, а в старую делается отметка «Недействительна».
• При смене фамилии, имени, отчества, выдается новая книжка, а старая возвращается работнику с отметкой «В связи с изменением ФИО выдать новую трудовую книжку».

Как оформить и заверить копию трудовой книжки?

Копия выдается по письменному заявлению сотрудника. Она должна быть:

• Скопирована на официальном бланке (или бумаге того же формата).
• Содержать все записи без пропусков.
• Иметь на последнем лице отметку: «Копия верна», с подписью руководителя (или уполномоченного лица), печатью организации и датой.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Сотрудник может в любой момент:

1. Сформировать выписку в своем личном кабинете на Госуслугах или сайте ПФР.
2. Направить работодателю запрос на бумажный вариант. Работодатель обязан выдать заверенную выписку в течение 3 рабочих дней.

Ответственность работодателя

Неправильное оформление или несвоевременная выдача трудовой книжки влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц).

• За отсутствие книжки или задержку выдачи — штраф от 5 000 до 50 000 руб.
• За внесение недостоверных сведений или искажение записей, штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Оформление трудовой книжки — формальная, но критически важная процедура. Ключевые правила на 2026 год:

1. Определите формат (бумажный или электронный) на основе заявления сотрудника и его предыдущего опыта.
2. Оформите титульный лист и первую запись о приеме в течение 7 дней.
3. Все записи делайте только на основании приказа, без исправлений.
4. Для ЭТК не забудьте сдать отчет СЗВ-ТД и проинформировать сотрудника о его цифровой книжке.

Соблюдение этих правил защитит и работника, и работодателя от проблем при оформлении пенсии, получении кредита или при проверках.

Материал подготовлен на основе действующего законодательства РФ (Трудовой кодекс, Приказ Минтруда № 588н, правила ведения ТК) и актуальных разъяснений ПФР на 2026 год.