Трудовая книжка остаётся ключевым документом, фиксирующим трудовую деятельность гражданина. С 1 января 2020 года в силу вступил Федеральный закон, введший электронную трудовую книжку (ЭТК) и внесший соответствующие поправки в Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Ниже представлен подробный обзор текущих требований к ведению трудовых книжек в бумажном и электронном виде, а также практические рекомендации для работодателей.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части введения электронной трудовой книжки»;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1, 66.2) – регулирует порядок ведения, хранения и предоставления сведений о трудовой деятельности;
• Приказы Минтруда России № … (утверждающие инструкцию по заполнению трудовых книжек и правила их ведения);
• Положения Пенсионного фонда РФ (ПФР) о приёме, хранении и предоставлении данных ЭТК.

Согласно этим нормам, с 2020 года ведение сведений о трудовой деятельности может осуществляться исключительно в электронном формате либо в бумажном виде по выбору работника (если он подал соответствующее заявление до ). Для тех, кто впервые устраивается на работу после 2020 года и не подавал заявление, ведётся исключительно ЭТК.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка – это совокупность сведений о приёме, переводах, увольнениях, периодах работы и других событиях трудовой жизни гражданина, формируемая работодателем в электронном виде и передаваемая для хранения в Пенсионный фонд РФ.

Основные этапы работы с ЭТК

1. Определение формы ведения – если работник не подал заявление о ведении бумажной книжки, работодатель обязан вести ЭТК.
2. Формирование записи – при приёме на работу, переводе, увольнении или ином событии вносится запись в личную карточку сотрудника в системе кадрового учёта (например, 1С:ЗУП, Контур.Экстерн и т.п.).
3. Передача данных в ПФР – после каждого события работодатель направляет сведения в ПФР через установленные каналы (ЭДО, личный кабинет работодателя на сайте ПФР).
4. Хранение – оригиналы электронных записей хранятся в информационной системе работодателя не менее 50 лет; копии находятся в ПФР.

Правила заполнения и ведения ЭТК

• Записи делаются только в электронном виде; ручные исправления не допускаются.
• Каждая запись содержит: дату события, наименование организации, должность, вид трудовой деятельности (постоянная, временная, сезонная и т.д.), основание (приказ, договор) и реквизиты документа.
• При приёме на работу без стажа запись оформляется как «Принят на работу» с указанием даты и должности.
• Изменения и исправления вносятся путем добавления новой записи с пометкой «Исправление»; прежняя запись остаётся в системе для обеспечения прозрачности.
• Подпись ответственного лица (кадровик, бухгалтер или иное уполномоченное лицо) ставится в электронном виде (ЭЦП) при формировании каждой записи.

Ведение ЭТК позволяет автоматизировать процесс передачи данных в ПФР, снижает риск ошибок при расчёте пенсии и других социальных выплат, а также упрощает предоставление справок о трудовой деятельности по запросу сотрудника.

Бумажная трудовая книжка

Для сотрудников, поданных заявление о ведении бумажной книжки до , либо для тех, кто предпочитает бумажный формат, действуют традиционные правила:

• На ьном листе указываются ФИО, дата рождения, образование, профессия и ставиться подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
• При приёме на работу запись оформляется так: «Принят на работу», дата, наименование организации, должность, номер и дата приказа.
• Записи о переводе, увольнении, награждении и т.д; вносятся хронологически, каждая строка завершается подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).
• Журнал учёта бланков трудовых книжек и вкладышей, а также журнал движения трудовых книжек ведутся отдельно; с 2021 года требование об опломбировке и сургучной печати этих журналов отменено.
• Хранение бумажных книжек осуществляется в отделе кадров (или ином уполномоченном подразделении) в условиях, обеспечивающих их сохранность (сухое, защищённое от света помещение).

Важно: если работник продолжает вести бумажную книжку в 2026 году, работодатель обязан одновременно вести и электронную версию (дублировать сведения) только в случае, если сотрудник подал заявление о ведении бумажной формы и не отозвал его.

Хранение и предоставление сведений

Сроки хранения

• Электронные записи – не менее 50 лет с момента последней записи.
• Бумажные трудовые книжки – также 50 лет после увольнения сотрудника (или до момента выдачи дубликата).

Предоставление справок и выписок

По требованию сотрудника (или его представителя) работодатель обязан в течение трёх рабочих дней выдать:

• Справку о трудовой деятельности (в бумажном или электронном виде по выбору заявителя);
• Выписку из ЭТК (формируется автоматически в системе кадрового учёта и заверяется ЭЦП).

При выдаче дубликата бумажной трудовой книжки работодатель делает запись о выдаче дубликата в журнале движения трудовых книжек и ставит отметку в оригинальной книжке (если она находится у сотрудника).

Ответственность работодателя

Нарушение правил ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) влечёт административную ответственность:

• Статья 5.27 КоАП РФ – штраф от 30 000 до 50 000 рублей за неправильное ведение или хранение трудовых книжек;
• Статья 5.27.1 КоАП РФ – штраф от 50 000 до 100 000 рублей за несвоевременную передачу сведений в ПФР;
• При повторных нарушениях – возможна дисквалификация должностных лиц на срок до 3 лет.

Кроме того, ошибки в записях могут привести к неправильному расчёту пенсии, пособий по безработице и других социальных выплат, что создаёт дополнительные риски для организации.

Практические рекомендации для работодателей

1. Определите ответственное лицо – ведение трудовых книжек (бумажных и/или электронных) следует поручить специалисту кадровой службы, имеющему доступ к системе кадрового учёта и навыкам работы с ЭЦП.
2. Настройте интеграцию с ПФР – убедитесь, что ваша кадровая программа поддерживает автоматическую отправку сведений в ПФР (через СМЭВ или личный кабинет работодателя).
3. Ведите журнал движения бланков – даже если требование об опломбировке снято, журнал помогает контролировать расход и выдачу бланков.
4. Регулярно проводите внутренний аудит – проверяйте корректность записей, своевременность передачи данных в ПФР и наличие подписей/ЭЦП.
5. Обучайте персонал – проводите краткие инструктажи по изменениям в законодательстве (например, раз в полгода) и по работе с конкретной программой (1С, Контур.Экстерн и т.п.).
6. Храните резервные копии – электронные данные следует дублировать на отдельный сервер или в облачное хранилище с соблюдением требований к конфиденциальности.

Ведение трудовой книжки в 2026 году представляет собой сочетание традиционных бумажных форм и современных электронных технологий. Основные изменения, внесённые в ТК РФ Федеральным законом от , направлены на повышение прозрачности, снижение вероятности ошибок и упрощение взаимодействия с Пенсионным фондом. Работодателям необходимо чётко следовать установленным правилам, назначать ответственных лиц, использовать проверенные программные решения и регулярно контролировать соответствие требованиям законодательства. Только так можно обеспечить корректное учётование трудовой деятельности сотрудников и избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Помните: актуальная информация всегда доступна на официальных сайтах Минтруда России и Пенсионного фонда РФ – регулярно проверяйте обновления нормативных актов и методических рекомендаций.