Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина, его стаж и место работы. Она является основным документом о рабочем стаже и используется для:

• Подтверждения трудового стажа при устройстве на работу;
• Начисления пенсии;
• Получения льгот и компенсаций;
• Установления права на социальные гарантии;
• Подтверждения квалификации и опыта работы.

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), трудовая книжка оформляется на всех работников, проработавших на предприятии более пяти дней, если работа является основной.

Электронная трудовая книжка: что это и как работает

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Сведения о трудовой деятельности хранятся в базе Социального фонда России (СФР).

С 2026 года все новые записи о трудовой деятельности вносятся только в электронную форму, если работник не подал заявление о сохранении бумажной версии.

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Сохранность данных: информация не может быть утеряна или повреждена;
• Доступность: работник может в любой момент проверить свои данные через личный кабинет на портале госуслуг;
• Автоматическое обновление: работодатель обязан передавать сведения в СФР в электронном виде;
• Удобство: не нужно носить с собой бумажный документ.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Сотрудник может:

• Зарегистрироваться на портале Госуслуги;
• Зайти в личный кабинет на сайте ЕСИА;
• Проверить сведения о трудовой деятельности в разделе «Трудовая книжка».

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

Основные записи:

• О приеме на работу;
• О переводе на другую должность;
• Об увольнении;
• О награждениях и поощрениях;
• О присвоении разрядов и классных чинов.

Сведения об учебе:

В трудовую книжку также могут быть внесены сведения об обучении, если оно связано с трудовой деятельностью. Например:

• Повышение квалификации;
• Профессиональная переподготовка;
• Получение дополнительного образования, связанного с профессией;
• Курсы повышения квалификации, организованные работодателем.

Однако сведения об учебе в общеобразовательных учреждениях (школах, вузах) в трудовую книжку не вносятся, так как они не связаны с трудовой деятельностью.

Пример записи об учебе в трудовой книжке:

Образец записи:

» — Принят на должность менеджера по продажам с испытательным сроком 3 месяца. Основание: приказ № 45 от .

— Направлен на курсы повышения квалификации по программе ‘Современные методы продаж’, срок обучения 1 месяц. Основание: приказ № 50 от .»

Как вносятся сведения об учебе в трудовую книжку?

Сведения об учебе вносятся в трудовую книжку на основании приказа работодателя. Для этого необходимо:

1. Направить работника на обучение (повышение квалификации, переподготовку);
2. Издать приказ о направлении на обучение;
3. Внести соответствующую запись в трудовую книжку;
4. Подписать запись и поставить печать организации.

Что делать, если сведения об учебе не внесены в трудовую книжку?

Если в трудовой книжке отсутствуют сведения об учебе, которые должны быть внесены, работник может:

• Обратиться к работодателю с заявлением о внесении записи;
• Предоставить документы, подтверждающие обучение (сертификаты, дипломы, приказы);
• В случае отказа — обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Согласно статье 66.1 ТК РФ, работодатель обязан вносить сведения о трудовой деятельности в электронную трудовую книжку. Если этого не происходит, работник может обратиться:

• В Социальный фонд России;
• В трудовую инспекцию;
• В суд.

Как проверить правильность сведений в трудовой книжке?

Работник может проверить правильность сведений в трудовой книжке следующим образом:

Для бумажной трудовой книжки:

• Обратиться к работодателю за проверкой;
• Получить заверенную копию трудовой книжки;
• Сравнить записи с приказами и трудовыми договорами.

Для электронной трудовой книжки:

• Зарегистрироваться на портале Госуслуги;
• Зайти в личный кабинет на сайте ЕСИА;
• Проверить сведения о трудовой деятельности в разделе «Трудовая книжка».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. Если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии, работодатель обязан вести оба варианта одновременно.

Нужно ли вносить сведения об учебе в общеобразовательных учреждениях в трудовую книжку?

Нет. Сведения об учебе в школах, вузах и других образовательных учреждениях в трудовую книжку не вносятся, так как они не связаны с трудовой деятельностью.

Что делать, если работодатель не вносит сведения об учебе в трудовую книжку?

Работник может обратиться к работодателю с заявлением о внесении записи или обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Как подтвердить трудовой стаж, если нет записи в трудовой книжке?

Трудовой стаж можно подтвердить:

• Трудовыми договорами;
• Справками с предыдущих мест работы;
• Выписками из приказов;
• Свидетельскими показаниями (в некоторых случаях).

Можно ли получить дубликат трудовой книжки?

Да. Если трудовая книжка утеряна или повреждена, работник может получить дубликат. Для этого необходимо обратиться к последнему работодателю с заявлением.

Трудовая книжка, это важный документ, который подтверждает трудовую деятельность и стаж работника. Сведения об учебе вносятся в трудовую книжку только в том случае, если они связаны с трудовой деятельностью. С 2026 года все новые записи о трудовой деятельности вносяться в электронную трудовую книжку, если работник не заявил о сохранении бумажной версии.

Работник может проверить правильность сведений в трудовой книжке через портал Госуслуги или обратиться к работодателю за проверкой.

Если у вас возникли вопросы или проблемы с трудовой книжкой, обратитесь в трудовую инспекцию или суд.