Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника․ Её ведение может осуществляться как в бумажном, так и в электронном виде․ В статье разберём, кто отвечает за ведение трудовых книжек, какие изменения произошли в 2020‑2025 годах и как правильно оформить запись о переходе на электронный формат․

Кто ведёт трудовую книжку?

Ведение трудовых книжек осуществляется работодателем или лицом, уполномоченным им на это (кадровой службы, HR‑менеджером)․

• Работодатель – юридическое лицо, которое нанимает сотрудника, оформляет его и отвечает за правильное заполнение документа․
• Кадровая служба – отдел, отвечающий за документооборот и хранение трудовых книжек․
• Ответственный за ведение трудовых книжек – конкретный сотрудник, которому поручена подпись и печать в графе 3 записи․

В случае, когда работник впервые поступил на работу с 1 января 2021 года, его трудовая деятельность фиксируется только в электронном виде․ Если в 2020 году сотрудник не подал заявление о ведении ЭТК, то на него автоматически возлагается бумажный вариант․

Что изменилось в форме и порядке ведения?

С 1 января 2020 года в ТК РФ введены поправки, согласно которым:

1. Все сведения о трудовой деятельности и стаже работы заносятся работодателем в электронном виде․
2. Эти данные передаются в ПФР для хранения․
3. При выдаче электронной трудовой книжки (ЭТК) в неё вносится запись о подаче заявления работником о переходе на электронный формат․
4. Эта запись подписывается работодателем или ответственным лицом и заверяется печатью (если она есть)․

Электронная vs бумажная трудовая книжка

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Она представляет собой цифровую базу, в которую заносятся сведения о местах работы, датах, должностях и стаже․

Ключевые преимущества ЭТК:

• Упрощённое получение выписки о трудовой деятельности․
• Отсутствие риска потери документа․
• Скорость передачи данных в ПФР․

Как получить выписку из ЭТК?

Выписку можно получить через личный кабинет на портале ПФР или через сервис Госуслуги․ Для этого достаточно указать ФИО работника и подтвердить личность․

Порядок оформления и заполнения трудовых книжек

Ниже перечислены основные шаги, которые обязан выполнить работодатель:

1. Приём на работу – оформление первой записи в книжке․
2. Заполнение графа 1 – порядковый номер вносимой записи․
3. Заполнение графа 2 – дата выдачи трудовой книжки․
4. Заполнение графа 3 – запись о переходе на ЭТК (если выбран электронный формат) с подписью и печатью․
5. Подпись ответственного лица – должна быть проставлена разборчиво․

Если работник уже имеет прежнюю бумажную ТК, то при переходе на ЭТК в неё вносится запись о подаче заявления о предоставлении сведений в электронном виде․

Что делать, если сотрудник потерял ТК?

В случае потери документа:

• Сотрудник подаёт заявление о восстановлении․
• Работодатель вносит исправления в реестр, подтверждая факт потери․
• Вновь выдаётся либо бумажная, либо электронная книжка в зависимости от выбора работника․

Кому и как выдаётся трудовая книжка?

Трудовую книжку выдают тем работникам, которые:

• Поступают на работу впервые․
• Переходят с одной организации в другую․
• Переходят с бумажной на электронную форму․

При этом:

1. Работодатель оформляет новую книжку и оплачивает её бланк․
2. Предыдущая ТК передаётся новому работодателю и хранится у него․
3. В новой книжке в графу 3 вносится запись о переходе на электронный формат (если это применимо)․

Что важно помнить при работе с трудовыми книжками

Чтобы избежать ошибок и юридических проблем, следует соблюдать следующие правила:

• Заполнять записи аккуратно – подпись и печать должны быть видимы․
• Вести журнал учёта – фиксировать даты и номера записей․
• Обновлять данные своевременно – при переводе, повышении, увольнении․
• Сохранять копии – как бумажных, так и электронных версий․
• Следить за изменениями законодательства – поправки в ТК РФ вводятся регулярно․

Помните, что правильно оформленная трудовая книжка – это не только требование закона, но и важный документ для подтверждения трудового стажа, расчёта пенсии и оформления трудовых отношений․

Ведение трудовых книжек – ответственность работодателя или уполномоченного им лица․ С 2020 года в России активно внедряется электронный формат, что упрощает процесс оформления и хранения данных․ Понимание того, на кого ведутся кем трудовые книжки, помогает избежать недочётов, ускорить работу с персоналом и обеспечить надёжное хранение сведений о трудовой деятельности каждого сотрудника․