Вопрос о самостоятельном изготовлении трудовой книжки возникает у многих людей‚ особенно у тех‚ кто впервые выходит на работу или столкнулся с утратой документа. Ответ однозначен: самостоятельно оформить и завести новую трудовую книжку (бумажную или электронную) гражданин не может. Это исключительная prerogative (прерогатива) работодателя. Однако важно понимать‚ как устроена система сейчас и что может сделать сам работник.
Ключевое изменение: доминирование электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 1 января 2025 года для вновь принятых сотрудников оформление бумажной трудовой книжки больше не предусмотрено. Все сведения о трудовой деятельности автоматически формируются в электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ которая ведётся в системе Пенсионного фонда России (СФР).
Что такое ЭТК?
Это официальный цифровой аналог бумажного документа. В ней хранятся все данные о вашей трудовой деятельности: место работы‚ должность‚ даты приёма и увольнения‚ основания прекращения договора. На её основе формируется пенсионный стаж.
Кто и как оформляет трудовую книжку при приёме на работу?
Процесс выглядит следующим образом:
- Работодатель после заключения трудового договора и издания приказа о приёме на работу обязан в течение установленного срока (обычно 5 дней) передать информацию о вас в СФР.
- СФР на основании этих данных создаёт или обновляет вашу электронную трудовую книжку. Если у вас уже была ЭТК‚ новая запись добавляется к существующим.
- Работнику выдается не сама книжка‚ а сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе (по требованию) или предоставляется доступ к выписке из ЭТК через портал Госуслуг или сайт СФР.
А что с бумажной книжкой?
Бумажная трудовая книжка продолжает действовать только для тех сотрудников‚ которые уже имели её на 31 декабря 2024 года. Им она остаётся на руках‚ а все новые записи работодатель вносит и в бумажный‚ и в электронный вариант (если сотрудник не отказался от бумажного). Для всех же‚ кто устраивается на работу впервые с 2025 года‚ бумажный вариант не заводится.
Может ли работник что-то сделать самостоятельно?
Да‚ но не «сделать» с нуля‚ а получить доступ и управлять имеющимися данными:
- Получить выписку из ЭТК; Это можно сделать через:
- Личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Пенсия» -> «Электронная трудовая книжка»).
- Личный кабинет на сайте СФР (требуется регистрация).
- МФЦ («Мои документы»).
- Письменным заявлением в отделении СФР.
- Проверить правильность записей. Обязательно сверяйте данные в выписке с реальными условиями вашего трудового договора и приказами.
- Подать заявление о переходе на ЭТК‚ если у вас ещё действует бумажная книжка и вы хотите полностью перейти на электронный учёт. Это делается через работодателя.
- Заказать выписку для предъявления в банк‚ визовый центр или иное учреждение‚ где требуется подтверждение стажа.
Важное исключение: первая работа без опыта
Если вы устраиваетесь на первую в жизни работу (например‚ студент или молодой специалист без предыдущего стажа) и у вас никогда не было трудовой книжки (ни бумажной‚ ни электронной)‚ то работодатель не оформляет для вас никакую книжку. Просто заключается трудовой договор‚ и информация об этом месте работы вносится в вашу ЭТК‚ которая будет создана СФР автоматически при первом же обращении фонда с данными о вас. Вам не нужно ничего «заводить».
Что делать‚ если трудовая книжка утеряна или испорчена?
В этом случае работает стандартная процедура‚ инициируемая работодателем (текущим или последним):
- Работодатель подаёт заявление в СФР о восстановлении сведений о трудовой деятельности.
- На основании приказов‚ договоров и других документов СФР восстанавливает записи в вашей ЭТК.
- Если у вас была бумажная книжка‚ работодатель на основании восстановленных данных СФР оформляет дубликат бумажного документа (по старой форме‚ если вы не отказались от бумажного варианта).
Важно: Сам сотрудник не может напрямую восстановить записи. Инициатива и документы должны идти от работодателя.
Практические шаги для работника в 2026 году
Итак‚ что вы можете и должны делать:
- При приёме на работу. Убедитесь‚ что работодатель знает ваш СНИЛС. Это ключевой идентификатор для вашей ЭТК.
- После приёма. В течение месяца проверьте‚ появилась ли выписка из ЭТК в вашем личном кабинете на Госуслугах или сайте СФР. Проверьте корректность всех данных (ФИО‚ даты‚ должность‚ основание увольнения).
- При смене работы. Уведомляйте нового работодателя о наличии у вас ЭТК. Он обязан передать данные о приёме в СФР.
- При необходимости. Берите актуальную выписку из ЭТК для предъявления в любые инстанции. Это единственный легальный документ‚ подтверждающий ваш стаж с 2025 года для новых сотрудников.
- При утере доступа. Восстанавливайте доступ через службу поддержки Госуслуг или СФР.
Ответ на главный вопрос: можно ли сделать самому?
Нет‚ создать и оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) с нуля самостоятельно гражданин РФ не имеет права. Это функция исключительно работодателя и государственного оператора (СФР).
Да‚ вы можете:
- Получить выписку из уже существующей ЭТК.
- Проверить и при необходимости инициировать исправление ошибок (через работодателя или напрямую в СФР‚ если есть подтверждающие документы).
- Заказать официальный бумажный документ-подтверждение (выписку) на основе данных из ЭТК.
Система трудовых книжок в России с 2025 года полностью цифровизирована для новых кадров. Ваша задача как работника — контролировать правильность записей в электронной системе‚ иметь при себе актуальную выписку и обеспечивать передачу своего СНИЛС каждому новому работодателю. «Делать» же книжку в классическом понимании этого слова больше никому не нужно, это делает автоматизированная система ПФР на основе данных от компаний.
Примечание: Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Всегда уточняйте последние изменения в официальных источниках: на сайте Пенсионного фонда России (СФР) и портале Госуслуг.