Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. С введением электронного формата (ЭТК) порядок её оформления и использования изменился, но бумажный вариант по‑прежнему имеет право на существование. Ниже – подробное руководство для соискателей и работодателей, актуальное на .

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 и ст. 66.1 регулируют форму, ведение и хранение трудовой книжки.
• Федеральный закон «О Социальном фонде России» (СФР) – определяет порядок ведения электронных трудовых книжек и подачи сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС‑1).
• Постановления Правительства РФ от № XX и от № YY – вводят обязательный электронный формат для впервые принятых на работу с 2026 года и уточняют правила выдачи дубликатов.

Кто и когда получает трудовую книжку?

Первый приём на работу (с 2026 года)

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, гражданин, который впервые устраивается на работу по трудовому договору и ранее не имел трудовой книжки, получает её автоматически в электронной форме. Работодатель обязан:

1. В течение пяти рабочих дней после заключения договора подать в СФР сведения о приёме на работу (форма ЕФС‑1).
2. Уведомить сотрудника о создании его электронной трудовой книжки (личный кабинет на портале «Госуслуги» или мобильное приложение СФР).
3. При желании сотрудника предоставить возможность вести трудовую книжку в бумажном виде – для этого необходимо оформить бумажный бланк и внести в него записи, дублирующие электронные данные.

Работники, уже имеющие трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть трудовая книжка (бумажная или электронная), он вправе выбрать:

• Продолжать ведение в той же форме, что и ранее;
• Перейти на электронный формат (подать заявление в СФР через личный кабинет).

При переходе с бумажного на электронный формат работодатель должен:

1. Сканировать все записи бумажной книжки (или предоставить их сотруднику для самостоятельной загрузки).
2. Передать полученные данные в СФР (форма ЕФС‑1 с пометкой «переход на ЭТК»).
3. Убедиться, что в электронной книжке отражён весь стаж, включая периоды до 2020 года.

Что содержится в электронной трудовой книжке?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это структурированный набор сведений, хранящихся в базе Социального фонда России. В неё входят:

• Личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
• Информация о каждом работодателе: наименование, ИНН, период работы, должность, основание приёма и увольнения (трудовой договор, приказ).
• Сведения о переводах, совмещении, отпусках (в т.ч. учебных, декретных).
• Данные о периодах нетрудоспособности (больничные листы).
• Информация о наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях (при наличии).
• Записи о профессиональной подготовке, повышении квалификации, переподготовке.
• Сведения о периодах работы в условиях, дающих право на досрочную пенсию (северные районы, вредные условия и т.д.).

Все записи подписываются электронной подписью работодателя и подтверждаются в СФР. Доступ к книжке осуществляется через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении СФР.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

С 1 января 2024 года при выдаче дубликата трудовой книжки работодатель использует данные из СФР. Процедура выглядит так:

1. Сотрудник подаёт заявление о выдаче дубликата (в бумажном виде или через личный кабинет).
2. Работодатель формирует запрос в СФР о предоставлении сведений о трудовой деятельности за требуемый период.
3. СФР возвращает выписку в формате XML/PDF, которая заверяется электронной подписью фонда.
4. На основании выписки заполняется бумажный бланк трудовой книжки (новый образец, утверждённый с 2023 года) либо формируется электронная выписка для личного кабинета.
5. Дубликат выдаётся сотруднику под расписку.

Важно: при утере бумажной книжки дубликат можно получить только в электронном виде, если сведения о работе после 1 января 2003 года уже находятся в СФР. Для периодов до этой даты потребуется восстанавливать документы через бывшего работодателя или архив.

Права и обязанности сторон

Обязанности работодателя

• Своевременно (не позднее пяти рабочих дней) подавать в СФР сведения о приёме, переводе, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности сотрудника (форма ЕФС‑1).
• Обеспечивать конфиденциальность персональных данных, хранящихся в ЭТК.
• При запросе сотрудника предоставлять выписку из его трудовой книжки (бумажную или электронную) в течение трёх рабочих дней.
• Информировать сотрудников о возможности выбора формы ведения трудовой книжки и о порядке перехода с бумажного на электронный формат.

Права сотрудника

• Получать трудовую книжку в выбранной форме (бумажную или электронную) при первом трудоустройстве.
• Проверять достоверность внесённых сведений через личный кабинет СФР и требовать их исправления при обнаружении ошибок.
• Получать дубликат трудовой книжки бесплатно (за исключением расходов на нотариальное заверение, если требуется).
• Использовать трудовую книжку как подтверждение стажа при назначении пенсии, получении социальных выплат и при трудоустройстве у нового работодателя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли мне носить с собой бумажную трудовую книжку, если я выбрал электронный формат?

Нет. Электронная трудовая книжка имеет равную юридическую силу с бумажной. При необходимости можно распечатать выписку из СФР.

Можно ли вести одновременно две трудовой книжки – одну бумажную, одну электронную?

Технически возможно, но это приводит к дублированию информации и повышает риск несоответствий. Закон не запрещает, но рекомендуется выбрать одну форму и поддерживать её в актуальном состоянии.

Что делать, если работодатель не подаёт сведения в СФР?

Сотрудник может подать жалобу в трудовую инспекцию или напрямую в СФР. За несвоевременную подачу сведений работодатель несёт административную ответственность (штраф от 5 000 до 50 000 руб.).

Как подтвердить стаж для пенсии, если я работал до 2003 года и у меня только бумажная книжка?

Для периодов до 2003 года стаж подтверждается записями в бумажной трудовой книжке, заверенной печатью работодателя. При отсутствии книжки можно запросить справки у бывших работодателей или в архивах.

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал «Госуслуги» – раздел «Электронная трудовая книжка»: https://www.gosuslugi.ru
• Социальный фонд России – инструкция по работе с ЕФС‑1: https://sf.ru
• Трудовой кодекс РФ (актуальная редакция): https://consultant.ru/document/cons_doc_LAW_103226/
• Образец бланка бумажной трудовой книжки (утверждён с 2023 года): https://mintrud;ru/documents/trudovaya_knizhka_2023.pdf