Трудовая книжка – это документ, фиксирующий трудовую деятельность, стаж и профессиональные достижения работника. В современном кадровом учёте она выступает не только как отдельный документ, но и как ключевой элемент кадрового электронного документооборота (КЭДО). В статье рассмотрим, как трудовая книжка вписывается в систему документооборота, какие изменения произошли с переходом на электронный формат и какие практические шаги необходимо предпринять работодателю.

Правовое основание и место трудовой книжки в кадровом документообороте

• Трудовая книжка регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 67‑71) и Федеральным законом № 377‑ФЗ «Об электронном документообороте».
• Согласно ст. 22.122.3 ТК РФ, кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это создание, согласование, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге.
• С 2024 года Министерство труда планирует сделать КЭДО обязательным для всех работодателей, а с 2025‑2026 годов активно продвигается переход к электронной трудовой книжке (ЭТК).

Обязательные кадровые документы в 2026 году

В крупных организациях функции по ведению кадровой документации распределяются между кадровиком, HR‑отделом и архивариусом. При электронном документообороте эти процессы автоматизируются с помощью систем КЭДО (например, ELMA365, СБИС КЭДО, Контур.Диадок). В архив передаются:

1. Трудовые договоры и сервисные контракты;
2. Личные карточки сотрудников;
3. Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение, награждение);
4. Графики отпусков и штатные расписания;
5. Локальные нормативные акты.

Трудовая книжка в традиционном (бумажном) виде

Бумажная трудовая книжка – это официальное свидетельство, подтверждающее:

• Дата начала и окончания трудовых отношений;
• Наименование организации‑работодателя;
• Должность, разряд, сведения о повышении квалификации;
• Сведения о наградах, командировках, отработанных годах.

По закону, работодатель обязан вносить запись в течение трёх рабочих дней после издания приказа о приёме, переводе или увольнении. При этом запись должна быть подписана руководителем организации и заверена печатью.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Что такое ЭТК?

ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в единой государственной системе СФР (Система Фондового Реестра). Ведение ЭТК позволяет:

• Уменьшить количество бумажных документов;
• Сократить время на оформление и передачу записей;
• Обеспечить мгновенный доступ к данным для проверяющих органов;
• Повысить уровень защиты персональных данных (шифрование, электронные подписи).

Как оформить ЭТК?

1. Назначить ответственного сотрудника (кадровик, HR‑менеджер) за ведение ЭТК и подачу отчётов в СФР.
2. Оформить договор с оператором КЭДО (например, СБИС, Контур.Диадок, ELMA365).
3. Зарегистрировать организацию в системе СФР и получить доступ к сервису ЭТК.
4. Создать электронный профиль сотрудника и загрузить в него скан трудового договора, личную карточку и другие обязательные документы.
5. Внести запись о приёме (или переводе) в ЭТК и отправить отчёт по форме ЕФС‑1 в течение следующего рабочего дня.
6. При увольнении – внести запись об увольнении и отправить итоговый отчёт не позднее 15‑го числа следующего месяца.

Преимущества перехода на ЭТК

Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

КЭДО – это специализированный вид ЭДО, ориентированный исключительно на работу с кадровыми документами. Основные возможности систем КЭДО (Saby, Контур.Диадок, ELMA365):

• Создание и хранение трудовых договоров, приказов, заявлений, графиков отпусков в единой базе;
• Электронная подпись (КЭП) всех документов, обеспечивающая юридическую силу;
• Автоматическое формирование отчётов (ЕФС‑1, ЕФС‑2) и их отправка в ФГИС «Труд»;
• Контроль сроков и напоминания о предстоящих кадровых событиях (перевод, повышение, увольнение);
• Интеграция с HR‑системами (ATS, LMS) и бухгалтерией.

Как выбрать систему КЭДО?

При выборе необходимо учитывать:

1. Соответствие требованиям 377‑ФЗ и ТК РФ;
2. Наличие модулей для работы с ЭТК;
3. Уровень защиты данных (шифрование, двухфакторная аутентификация);
4. Возможность интеграции с уже используемыми в компании сервисами;
5. Стоимость лицензии и условия техподдержки.

Пошаговая инструкция перехода на электронный кадровый документооборот

1. Аудит текущих процессов – определить, какие документы находятся в бумажном виде, кто их оформляет и где хранятся.
2. Выбор поставщика КЭДО – сравнить предложения Saby, Контур.Диадок, ELMA365, провести пилотный запуск.
3. Обучение персонала – провести семинары для кадровиков, руководителей подразделений и сотрудников ИТ‑отдела.
4. Миграция данных – оцифровать существующие трудовые книжки, договоры, приказы и загрузить их в систему.
5. Назначение ответственных – оформить должностные инструкции, где фиксируется обязанность вести ЭТК и подавать отчёты по форме ЕФС‑1.
6. Тестовый запуск – оформить несколько новых приёмов/увольнений в ЭТК, проверить корректность формирования отчётов.
7. Полноценный переход – после успешного теста отключить бумажный документооборот, зафиксировать в локальных нормативных актах новый порядок.
8. Контроль и оптимизация – регулярно проводить аудит КЭДО, обновлять справочники и шаблоны записей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку, если у сотрудника есть ЭТК?

Согласно текущему законодательству, при наличии ЭТК бумажный документ не требуется. Однако в случае, если сотрудник желает получить выписку из ЭТК в бумажном виде, это возможно по запросу.

Какой срок хранения электронных кадровых документов?

Трудовые документы хранятся минимум 5 лет после прекращения трудовых отношений, а в случае трудовой книжки – до досрочного снятия с учёта (обычно до 75 лет, если это требуется по законодательству).

Что делать, если в ЭТК допущена ошибка?

Ошибка вносится в виде корректирующей записи с указанием причины и подписью ответственного лица. Система автоматически сохраняет оригинал и создаёт журнал изменений.

Можно ли использовать ЭТК для иностранных работников?

Да. Приём на работу иностранных граждан также фиксируется в ЭТК, но дополнительно требуется оформить миграционную карту и предоставить копию визы/разрешения на работу.

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков подачи отчётов по форме ЕФС‑1?

За просрочку более 5 дней предусмотрен штраф в размере 5 000 ₽ за каждое нарушение, а за систематическое нарушение – до 30 000 ₽ в соответствии с пунктом 5 статьи 5.27 КоАП РФ.

Перспективы развития кадрового документооборота

В ближайшие годы ожидается полная цифровизация всех кадровых процессов:

• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и анализа кадровых документов;
• Расширение возможностей блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности записей в ЭТК;
• Интеграция с государственными сервисами (ПФР, ФСС) для автоматического расчёта страховых взносов;
• Развитие мобильных приложений, позволяющих сотрудникам просматривать свою трудовую книжку в реальном времени.

Трудовая книжка – это не просто листок бумаги, а ключевой элемент кадрового документооборота, который в 2026 году всё чаще переходит в электронный формат. Переход на ЭТК и использование систем КЭДО позволяет:

• Сократить административные издержки;
• Обеспечить прозрачность и контроль со стороны надзорных органов;
• Повысить уровень защиты персональных данных;
• Упростить процесс адаптации новых сотрудников и их дальнейшего карьерного роста.

Для большинства организаций переход на электронный кадровый документооборот уже не вопрос выбора, а вопрос своевременного внедрения. Правильный план миграции, обучение персонала и выбор надёжного поставщика КЭДО гарантируют безболезненный переход и долгосрочные выгоды.

Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и основана на открытых источниках, включая официальные сообщения Минтруда, сервисы СБИС, Контур.Диадок и практические руководства по работе с электронными трудовыми книжками.