Трудовая книжка, это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат по-прежнему остается актуальным для многих сотрудников и работодателей. В связи с изменениями в законодательстве, заполнение этого документа в 2026 году требует соблюдения ряда новых правил. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнять трудовую книжку согласно ТК РФ и актуальным нормативным актам, а также приведем наглядные образцы.

Нормативная база: на что опираться в 2026 году?

С 1 сентября 2021 года старая Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда России от № 69, утратила силу. Теперь работодатели обязаны руководствоваться новыми правилами. Основные документы, регулирующие порядок заполнения на сегодняшний день:

• Приказ Минтруда России от № 320н, утверждает форму трудовой книжки, вкладыша, а также новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 1250 — устанавливает базовые правила работы с трудовыми книжками.
• Приказ Минфина от № 55н, регулирует правила изготовления бланков трудовых книжек и порядок обеспечения ими работодателей.

Также важно помнить, что с 1 января 2023 года введены в действие бланки трудовых книжек нового образца. При этом старые бланки, выданные ранее, продолжают действовать и обмену не подлежат.

Общие правила заполнения

Независимо от того, заполняете вы старый или новый бланк, необходимо соблюдать ключевые принципы:

1. Формат дат: все даты указываются строго в формате дд.мм.гггг (например, или — хотя в российской практике для дня и месяца используются нули, если число/месяц однозначные: ).
2. Язык и чернила: записи ведутся на русском языке. Используются перьевые, капиллярные или гелевые ручки. Чернила должны быть световодостойкими (черного, синего или фиолетового цвета).
3. Запрет сокращений: слова вроде «приказ», «распоряжение», «пункт», «статья» и т.д. сокращать нельзя.
4. Сроки: запись о приеме на работу вносится не позднее 5 рабочих дней с момента начала работы сотрудника.

Образец заполнения ьного листа

ьный лист заполняется на первого работодателя (либо при выдаче дубликата). Здесь важно не допустить ошибок, так как исправления на ьном листе крайне нежелательны.

Правила заполнения ьного листа:

• ФИО работника указываются полностью, без сокращений (например: Степанова Елена Васильевна).
• Дата рождения и дата заполнения указываются в формате дд.мм.гггг.
• Обязательно указывается образование, профессия и специальность на основании документов об образовании.
• Важно: правильность сведений о себе на ьном листе сотрудник заверяет своей подписью. После этого ьный лист подписывает лицо, ответственное у работодателя за выдачу трудовых книжек, и ставится печать (при наличии).

Пример заполнения ьного листа:

Фамилия: Степанова
Имя: Елена
Отчество: Васильевна
Дата рождения: 12 04 1985
Образование: Высшее
Профессия, специальность: Юриспруденция
Дата заполнения: 14 08 2019
Подпись работника: (личная подпись Степановой)
Подпись ответственного лица: (подпись, расшифровка)
Печать организации

Образец заполнения сведений о работе (Раздел «Сведения о работе»)

В виде таблицы представлен классический образец заполнения раздела о работе на основе данных из Приложения 3 (с учетом актуальных требований 2026 года).

Образец: Прием на работу и увольнение

Особенности записей в 2026 году

Запись о приеме на работу

При приеме на работу обязательно указывается:

• Наименование работодателя (полное и сокращенное, если есть).
• Структурное подразделение (если сотрудник принят в конкретный отдел).
• Должность/профессия/специальность с указанием квалификации.
• Если работа на 0,5 ставки, это можно указать по желанию работника, но это не является строго обязательным требованием ТК РФ.

Запись об увольнении

При увольнении запись должна строго соответствовать формулировкам ТК РФ:

• Указывается конкретная статья, часть и пункт (например: «Расторгнут трудовой договор по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
• Слова «Трудовой договор расторгнут» или «Уволен» равнозначны.
• После внесения записи работник должен быть ознакомлен с ней под подпись. Также ставится подпись ответственного лица и печать.

Смена фамилии

Если сотрудник меняет фамилию, старая фамилия зачеркивается одной чертой (на ьном листе), а новая пишется сверху. Ссылка на документ-основание (свидетельство о браке, паспорт) указывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Переход на ЭТК

Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (согласно ст. 66.1 ТК РФ, форма заявления законом не установлена — можно в произвольной форме или на бланке работодателя), работодатель обязан:

1. Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче соответствующего заявления.
2. Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику.

Образец записи о переходе на ЭТК:
«Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, статья 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»

Выдача трудовой книжки при увольнении

Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) — это день увольнения. В книге учета движения трудовых книжек необходимо поставить подпись работника в получении трудовой книжки.

Пример записи в книге учета (Приложение 3):
Дата выдачи:
Подпись работника в получении трудовой книжки: (личная подпись Степановой Е.В.)

Ответственность

За нарушение правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек работодатель несет ответственность. В случае задержки выдачи трудовой книжки при увольнении, работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок (ст. 234 ТК РФ), а также может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Правильное заполнение трудовой книжки в 2026 году требует внимательности и знания актуальных норм Приказа Минтруда № 320н. Главное — не использовать сокращения, строго соблюдать формулировки ТК РФ при увольнении и не забывать о том, что с 2023 года применяются бланки нового образца. Использование наглядных образцов поможет кадровым специалистам и бухгалтерам избежать ошибок и штрафов со стороны трудовой инспекции.