Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. В России она существует в двух форматах: бумажном и электронном. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что внесло существенные изменения в правила кадрового делопроизводства. Тем не менее, традиционная бумажная трудовая книжка остается актуальной для тех сотрудников, которые выбрали её сохранение.

В этой статье мы подробно разберем все аспекты оформления и ведения трудовых книжек с учетом актуальных требований законодательства.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): реалии 2026 года

С 1 января 2026 года электронные трудовые книжки стали основным форматом учета стажа для всех новых работников. Переход на ЭТК означает, что данные о трудовой деятельности теперь хранятся в информационных ресурсах Социального фонда России (СФР).

• Для кого обязательно: Все граждане, впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2021 года, автоматически получают только ЭТК.
• Для тех, кто сохранил бумажный формат: Работники, подавшие заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, имеют её на руках, но работодатель при этом параллельно передает сведения об их стаже в электронном виде (форма ЕФС-1).

Оформление бумажной трудовой книжки

Несмотря на цифровизацию, оформление бумажной трудовой книжки для тех, кто на нее перешел, должно осуществляться по строгим правилам.

Прием на работу

Если работник устраивается на работу впервые и выбрал бумажную трудовую книжку (до окончания переходного периода или по специальным основаниям), работодатель обязан оформить её в присутствии работника.

1. Титульный лист: Заполняется на основании паспорта и документа об образовании. Указываются ФИО, дата рождения, образование, профессия.
2. Дата заполнения: Указывается фактическая дата внесения первой записи.
3. Подписи: Титульный лист заверяется подписью самого работника, подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печатью организации (при наличии).

Правила внесения записей

Все записи в бумажной трудовой книжке вносятся перьевой, капиллярной или гелевой ручкой. Чернила могут быть синего, фиолетового или черного цвета. Записи дат производятся арабскими цифрами.

Структура записи о приеме на работу:

• В графе 3 в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации.
• Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.
• В графе 2 указывается дата приема на работу.
• В графе 3 вносится сама запись: «Принят(а) в [название отдела] на должность [название должности]».
• В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Ведение трудовой книжке: основные ситуации

Перевод на другую работу

При постоянном переводе работника на другую должность или в другой отдел в пределах одной организации, в трудовую книжку вносится соответствующая запись со ссылкой на приказ о переводе. Формулировка: «Переведен(а) на должность [название новой должности]».

Увольнение работника

Запись об увольнении является одной из самых важных. Она вносится в день увольнения и должна строго соответствовать формулировке Трудового кодекса РФ (ТК РФ).

• Указывается статья, часть и пункт ТК РФ, на основании которого производится увольнение.
• Например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Внесение изменений и исправления ошибок

Ошибки в трудовой книжке недопустимы, но если они случились, их необходимо правильно исправить.

1. На титульном листе: Зачеркивание допускается только при изменении персональных данных (ФИО, дата рождения). Старые данные зачеркиваются одной чертой, новые пишутся рядом. Ссылка на документ (паспорт) дается на внутренней стороне обложки.
2. В разделе «Сведения о работе»: Зачеркивать записи в этом разделе категорически запрещено! Ошибочная запись признается недействительной. Для этого после последней записи ставится следующий порядковый номер, пишется: «Запись за номером [номер] недействительна», а затем вносится правильная запись.

Вкладыш в трудовую книжку

Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующего раздела (например, «Сведения о работе»), оформляется вкладыш. Он вшивается в трудовую книжку и ведется в том же порядке. На титульном листе самой трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат выдается в случае:

• Утери трудовой книжки работником или работодателем.
• Повреждения книжки (обгорела, порвана, испачкана и т.д.), если она не подлежит прочтению.
• Наличии в книжке записи об увольнении или переводе, признанной недействительной по решению суда.

При оформлении дубликата работодатель вносит записи об общем стаже работы до поступления в данную организацию на основании подтверждающих документов, а затем записи о работе у текущего работодателя.

Хранение и учет трудовых книжек

Трудовые книжки и их дубликаты являются бланками строгой отчетности. Они должны храниться в сейфах или несгораемых шкафах.

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, ведется в бухгалтерии.
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — ведется кадровой службой. В ней регистрируются все принятые от работников трудовые книжки и выданные им новые бланки.

При увольнении работника трудовая книжка выдается ему на руки в день увольнения. Если в этот день выдать книжку невозможно (работник отсутствует или отказывается от получения), работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте.

Ведение трудовой книжки требует от кадровика предельной внимательности и знания нормативной базы. В 2026 году, когда электронный формат стал базовым, бумажная трудовая книжка не исчезла окончательно, а перешла в статус параллельного документа для тех, кто за ней сохранил. Главное правило кадровика — своевременность, точность и соответствие записей приказам и Трудовому кодексу РФ.