Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), работодатели обязаны продолжать вести бумажный формат для сотрудников, которые были трудоустроены до 1 января 2021 года и отказались переходить на цифровой вариант. В 2026 году правила заполнения имеют свои важные нюансы, которые необходимо строго соблюдать.

Общие правила внесения записей в 2026 году

Любая запись в трудовой книжке должна быть сделана аккуратно, без помарок и сокращений. Все даты пишутся арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год, четырехзначными (например, ).

Важно: при приеме на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» сначала вписывается полное и сокращенное наименование вашей организации в виде заголовка. Только под этим заголовком начинаются записи о приеме, переводах и увольнениях;

Структура записей в разделе «Сведения о работе»

• Графа 1 — порядковый номер записи (нумерация сквозная и нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника).
• Графа 2, дата внесения записи.
• Графа 3 — сама суть записи (о приеме, переводе, увольнении и т.д.).
• Графа 4, реквизиты приказа или распоряжения, на основании которого внесена запись.

Особенности записей о приеме на работу

При приеме на работу в графе 3 указывается: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности]».

Работа по совместительству

Запись о работе по совместительству делается по основному месту работы. При этом в графе 4 нужно указать реквизиты документа о работе по совместительству. В законе конкретный вид этого документа не уточняется, поэтому на практике это может быть:

• Трудовой договор;
• Копия или выписка из приказа о приеме на работу;
• Справка от работодателя по совместительству.

Прием на время декретного отпуска

Частая ошибка кадровиков — писать в трудовой книжке: «Принят исполняющим обязанности секретаря…». Это неправильно! В трудовой книжке не делается акцент на том, что работник временный. Запись должна звучать так же, как и при обычном приеме: «Принят на должность секретаря». Срочный характер договора фиксируется только в самом договоре и приказе.

Записи о награждениях и поощрениях

Порядок внесения сведений о награждениях строго регламентирован:

1. В графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия.
2. Ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности).
3. В графе 2 ставится дата награждения.
4. В графе 3 описывается, чем именно награжден сотрудник.
5. В графе 4 — реквизиты приказа о поощрении.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Исправление неточностей — один из самых сложных моментов в кадровом деле. Главное правило: никогда не зачеркивайте и не замазывайте неверные записи в разделе «Сведения о работе»!

Исправление ошибок в разделе «Сведения о работе»

Если была допущена ошибка (например, неверная запись об увольнении), исправление вносится следующим образом:

• В графе 2 укажите дату внесения новой (исправляющей) записи.
• В графе 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна». (Например: «Запись за 12 недействительна», если ошибочная запись была под номером 12).
• Сразу после этого напишите правильный вариант записи.
• В графе 4 повторите номер приказа или распоряжения, на основании которого в трудовую книжку были внесены правильные сведения (или укажите новый приказ, если ошибка была в реквизитах).

Исправление ошибок на ьном листе

В отличие от раздела о работе, на ьном листе зачеркивать данные разрешается (например, при смене фамилии). Старая фамилия зачеркивается одной чертой, а новая пишется сверху. Ссылка на документ-основание (свидетельство о браке и т.д.) дается на внутренней стороне обложки. Также разрешается корректировать ошибки на ьном листе, оставленные предыдущим работодателем, вписывая данные в раздел «Сведения о работе».

Дополнение ранее внесенных записей

Бывают ситуации, когда приходится дополнять и ранее правильно внесенные записи. Практика показывает, что в таком деле, как исправление неточностей и внесение дополнительных данных (особенно в раздел «Сведения о работнике»), легко допустить новую ошибку, которую потом опять придется исправлять в установленном нормативными правовыми актами порядке. Будьте предельно внимательны!

Резюме

Правильное ведение трудовой книжки, залог спокойствия как работодателя, так и работника. В 2026 году актуальными остаются требования о сквозной нумерации, обязательном указании полных и сокращенных названий организаций, а также строгий регламент признания записей недействительными без использования зачеркиваний в разделе о работе. Внимательно следите за обновлениями законодательства, чтобы ваш бизнес уверенно чувствовал себя в новых условиях!