Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Именно в ней фиксируются все записи, которые в дальнейшем формируют пенсионные права гражданина. Ошибки в трудовых книжках могут привести к серьёзным проблемам, в т.ч. к снижению размера будущей пенсии, поскольку отдельные периоды работы из-за неточностей нередко не засчитываются. Поэтому правильному заполнению этого документа кадровики должны уделять особое внимание.
Нормативная база: как работать с трудовой книжкой в 2026 году
Порядок ведения бумажных трудовых книжек утвержден приказом Минтруда от № 320н. Этот документ является основным ориентиром для кадровых служб. Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приеме сотрудника на работу и в случае любых кадровых изменений полностью лежит на работодателе.
Общие правила внесения записей
Одно из самых важных правил касается формата дат. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами. При этом число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными (п. 3 Порядка).
Пример: Если работник был принят на работу 20 мая 2025 года, запись в трудовой книжке должна выглядеть так: .
Пошаговое заполнение сведений о приеме на работу
Чтобы правильно внести запись о приеме работника на работу, вам понадобится сам трудовой договор и приказ о приеме. Запись вносится в раздел «Сведения о работе» в виде таблицы, состоящей из 4 граф:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи.
- Графа 2 — указывается дата приема на работу (арабскими цифрами, как описано выше).
- Графа 3 — вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если структурное подразделение указано в трудовом договоре), а также наименования должности, профессии с указанием квалификации.
Важное уточнение: Анализ текста Инструкции позволяет сделать вывод, что запись о приеме на работу должна включать в себя лишь указание, куда и кем принят работник. Не нужно лишней информации, не относящейся к сути трудового договора.
- Графа 4 — указывается документ, на основании которого внесена запись (обычно приказ или распоряжение работодателя), его дата и номер.
Квалификация, разряды и вторые профессии
Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации отмечается в трудовой книжке обязательно с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. ФИО и дата рождения работника на ьном листе указываются в соответствии с его документом, удостоверяющим личность, а специальность и квалификация — на основании диплома.
Особенности приема на работу в различных ситуациях
Работа по совместительству
На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству вносится основным работодателем по желанию самого работника на основании справки или приказа с места работы по совместительству.
Дистанционная (удаленная) работа
При дистанционной работе записи в бумажную трудовую книжку можно не вносить, если работник не просит об этом и не передаёт книжку работодателю. Однако сведения о приёме на работу в таком случае обязательно ведутся в электронном виде (форма ЕФС-1).
Прием на 0,5 ставки
При приеме на работу на условиях неполного рабочего времени (например, на 0,5 ставки) в трудовой книжке делается стандартная запись о приеме на должность. Указание на неполное рабочее время в графе 3 не производится, так как это условие трудового договора, а не самой должности.
Работодатели — физические лица
ТК РФ не содержит положений, ограничивающих право работодателя, физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, при приеме на работу вносить записи в трудовую книжку. Однако важно помнить, что такой работодатель не имеет права самостоятельно вести и хранить трудовые книжки своих работников.
Типичные ошибки и их последствия
- Неверное указание дат: Использование римских цифр или словесного написания месяца недопустимо.
- Искажение наименования должности: Должность должна строго соответствовать штатному расписанию и трудовому договору.
- Исправления зачеркиванием: В разделе «Сведения о работе» зачеркивать неверные записи нельзя. Они признаются недействительными путем внесения новой записи с пометкой «Запись за номером таким-то недействительна».
Исследования рынка труда (например, данные SuperJob) показывают: в условиях кадрового голода формулировка записи об увольнении в трудовой книжке перестает играть решающую роль при поиске новой работы. Однако точность записей о приеме на работу остается критически важной для подтверждения стажа.
Резюме
Правильная запись в трудовой книжке при приеме на работу по трудовому договору — это гарантия спокойствия как для работника, так и для работодателя. Строго следуйте Приказу Минтруда № 320н, внимательно вносите даты, наименования подразделений и должностей, и вы избежите проблем с подтверждением стажа и пенсионных прав сотрудников.