Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника․ Несмотря на то, что её содержание регулируется федеральным законодательством, сама книжка является локальным (внутренним) документом работодателя, а не нормативным актом․

Правовое регулирование трудовой книжки

• Статья 66 Трудового кодекса РФ гласит, что трудовая книжка остаётся основным документом о трудовой деятельности и стаже работника․
• С 1 января 2020 г․ в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог бумажного документа․
• Порядок ведения, заполнения и хранения трудовых книжек регулирует Приказ Минтруда России № 320н от  г․ В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений и исправления некорректных записей․

Что значит «локальный»?

Термин «локальный» в контексте кадровой документации означает, что документ:

1. Создаётся и используется внутри конкретного работодателя (или группы работодателей, если они объединены в одну юридическую структуру)․
2. Не имеет силы нормативного акта: он фиксирует факты, а не устанавливает правила․
3. Подлежит хранению в архиве организации и выдаёться сотруднику по требованию․

Отличие от локальных нормативных актов (ЛНА) очевидно: ЛНА – это внутренние правила (приказы, положения), которые регулируют права и обязанности сторон, тогда как трудовая книжка – кадровый документ, фиксирующий индивидуальные сведения о конкретном работнике․

Форматы трудовой книжки

3․1 Бумажный вариант

Бланк единого образца утверждён ещё в 1939 году (постановление Совета Народных Комиссаров СССР)․ На сегодняшний день старый образец остаётся действительным и может использоваться без ограничения срока․

3․2 Электронный вариант (ЭТК)

С 2020 года работодатели обязаны вести сведения в электронном виде․ Электронная книжка хранится в системе Госуслуги и доступна работнику через личный кабинет․ Преимущества:

• Отсутствие риска утери или порчи бумажного носителя;
• Мгновенный доступ к сведениям для органов Пенсионного фонда;
• Упрощённый процесс внесения исправлений (см․ ниже)․

Порядок заполнения трудовой книжки

Заполнение регулируется Приказом Минтруда № 320н․ Основные требования:

• Записи вносятся только специалистом по кадрам или уполномоченным лицом․
• Каждая запись должна содержать:
  • Дата начала и окончания работы;
  • Наименование организации (с ИНН, ОГРН);
  • Должность, разряд, тарифную ставку;
  • Основание (приказ о приёме, увольнении, переводе и т․д․)․
• Записи делаются в хронологическом порядке, без пропусков․
• Исправления допускаются только в случае явной ошибки (опечатка, неверный номер приказа)․ В бумажном варианте исправление делается через зачеркивание и подпись с указанием причины․ В ЭТК – через функцию «корректировать запись», где фиксируется причина изменения․

Примеры типовых записей (2026 год)

5․1 Приём на работу

 ООО «ТехноСервис» ИНН 7701234567 ОГРН 1177746001234
Должность: инженер‑технолог, разряд 3, тариф 1,5
Основание: приказ № 12/2024 от г․

5․2 Увольнение по собственному желанию

 ООО «ТехноСервис» ИНН 7701234567 ОГРН 1177746001234
Должность: инженер‑технолог, разряд 3, тариф 1,5
Основание: приказ № 45/2025 от г․ (увольнение по собственному желанию)

5․3 Перевод внутри компании

 ООО «ТехноСервис», филиал в г․ Новосибирск
Должность: старший инженер‑технолог, разряд 4, тариф 1,8
Основание: приказ № 78/2025 от г․ (перевод)

Как получить копию или дубликат трудовой книжки

Согласно ст․ 62 ТК РФ работник имеет право получить копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней после подачи письменного заявления․ При утрате или повреждении оригинала работодатель обязан выдать дубликат того же образца․

Локальный характер и его практические последствия

• Ответственность за ведение лежит на работодателе․ Нарушения (неполные записи, ошибки) могут привести к административной ответственности․
• Трудовая книжка не является нормативным актом, поэтому её содержание не может менять трудовое законодательство, а лишь фиксировать факты․
• При реорганизации или ликвидации предприятия новые владельцы обязаны перенести сведения в свои кадровые документы, но оригинальная книжка остаётся собственностью работника․
• В случае перехода на электронный формат, локальность сохраняется: данные хранятся в государственной системе, но доступ к ним контролируеться работодателем и самим работником․

Часто задаваемые вопросы

8․1 Можно ли вести только электронную трудовую книжку?

Да․ С 1 января 2020 г․ электронный формат считается равноправным бумажному․ Однако в некоторых отраслях (например, в государственных учреждениях) пока допускается использование бумажных книжек․

8․2 Что делать, если в книжке обнаружена ошибка?

Для бумажного варианта – зачеркивание неверного текста, подпись и указание причины исправления․ Для ЭТК – запрос исправления через систему, где фиксируется причина и подпись уполномоченного лица․

8․3 Как трудовая книжка влияет на пенсионные начисления?

Сведения о трудовом стаже, указанные в книжке, автоматически передаются в Пенсионный фонд РФ․ При наличии электронных записей процесс ускоряется, а при бумажных – требуется предоставление оригинала или копии в ПФР․

Трудовая книжка – локальный кадровый документ, который фиксирует индивидуальные трудовые факты каждого работника․ Несмотря на то, что её оформление регулируется федеральным законодательством и приказами Минтруда, сама книжка остаётся внутренним документом работодателя, а не нормативным актом․ Переход к электронному формату упрощает ведение и хранение, но принципы локальности и ответственности за достоверность записей сохраняются․

Для работодателей важно соблюдать порядок заполнения, своевременно вносить исправления и обеспечивать работникам доступ к их трудовым данным․ Для сотрудников – знать свои права на получение копий, исправление ошибок и переход на электронный формат, чтобы их трудовой стаж был надёжно зафиксирован․

---

Дата актуализации:  г․