Трудовая книжка — это один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Вопросы её хранения регулируются законодательством Российской Федерации, и нарушение этих правил может привести к административной ответственности. В данной статье мы подробно рассмотрим, сколько должны храниться трудовые книжки, как правильно их учитывать и где размещать.

—

Нормативные акты, регулирующие хранение трудовых книжек

Основные правила хранения трудовых книжек установлены:
— Постановлением Правительства РФ от № 225 (ред. от ) «О трудовых книжках»;
— Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Росархива;
— Приказом Минтруда России от № 557н (об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Эти документы определяют не только порядок ведения, но и сроки хранения трудовых книжек в зависимости от даты их оформления.

—

Сроки хранения трудовых книжек

Согласно действующему законодательству, сроки хранения трудовых книжек зависят от даты завершения делопроизводства по ним:

Таблица сроков хранения
| Категория документов | Срок хранения |
|———————————————|——————-|
| Трудовые книжки, оформленные до | 75 лет |
| Трудовые книжки, оформленные после | 50 лет |
| Книга учета движения трудовых книжек (КУТК) | 50 лет |
| Вкладыши в трудовые книжки | 50 лет |
| Заявления на оформление новых трудовых книжек | 50 лет |

Важно! После истечения установленного срока хранения трудовые книжки могут быть уничтожены или переданы в архив.

—

Правила хранения трудовых книжек

Где должны храниться трудовые книжки?
Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, документы должны храниться:
— В сейфе (для обеспечения сохранности);
— В специально оборудованном помещении, защищенном от пожара, кражи и несанкционированного доступа.

Запрещается:

• Хранить трудовые книжки в открытых ящиках стола;
• Передавать их неуполномоченным лицам;
• Оставлять без присмотра в рабочих кабинетах.

Учет и регистрация трудовых книжек
Перед размещением на хранение:
Все трудовые книжки и вкладыши должны быть зарегистрированы в журнале учета движения трудовых книжек (КУТК).
В журнале фиксируются:
⎯ Дата выдачи/возврата;
⎯ ФИО работника;
౼ Номер и серия трудовой книжки;
౼ Основание для выдачи (например, прием на работу, увольнение).

Пример формы журнала учета:

Хранение невостребованных трудовых книжек
Если работник уволился и не забрал трудовую книжку, она должна храниться:
— В сейфе отдела кадров;
— В течение установленного срока (50 или 75 лет в зависимости от даты оформления).

Важно! После смерти работника его трудовая книжка также подлежит хранению в течение установленного срока, так как она может понадобиться для подтверждения стажа при начислении пенсии.

—

Ответственность за нарушение правил хранения

Нарушение сроков или порядка хранения трудовых книжек может повлечь:
— Административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ);
— Штрафы для должностных лиц (от 1 000 до 5 000 рублей);
— Проблемы при проверках со стороны трудовой инспекции или Росархива.

—
Часто задаваемые вопросы

❓ Сколько хранятся трудовые книжки после увольнения?
— 50 лет, если книжка оформлена после ;
— 75 лет, если оформлена до этой даты.

❓ Можно ли уничтожать трудовые книжки по истечении срока?
Да, но только после официального оформления акта о выделении к уничтожению и согласования с архивными органами.

❓ Где должны храниться чистые бланки трудовых книжек?
Чистые бланки должны храниться в сейфе или в специальном помещении, так как они являются документами строгой отчетности.

—
Соблюдайте сроки хранения (50 или 75 лет в зависимости от даты оформления);
Ведите журнал учета (КУТК) для всех трудовых книжек;
Храните документы в сейфе или в защищенном помещении;
Не уничтожайте трудовые книжки без приказа и акта;
Регулярно проверяйте состояние документов на предмет повреждений или утери.

Помните! Правильное хранение трудовых книжек, это не только требование закона, но и забота о правах работников.

—
Полезные ссылки
— [Постановление Правительства РФ от № 225](https://www.consultant.ru/)
— [Приказ Росархива об утверждении Перечня типовых документов](https://archives.ru/)
— [КоАП РФ, ст. 5.27](https://www.consultant.ru/)
—
Автор статьи: Искусственный интеллект
Дата публикации: