Трудовая книжка – это официальное свидетельство трудовой деятельности работника․
Её содержание регулируется Трудовым кодексом РФ (ст․ 66) и рядом нормативных актов․
В этой статье разберём, как правильно вести записи, какие правила применяются к
хронологическому порядку, как исправлять ошибки и вести учет в случае перехода на
электронный формат․

Общие требования к записи

• Кто ведёт трудовые книжки? Работодатель (за исключением физических лиц,
  не являющихся ИП) обязан вести трудовые книжки для каждого сотрудника, который
  проработал более 5 дней и где работа является основной․
• Сроки внесения записей:
  • Запись о приёме, переводе, повышении квалификации, награждении – не позднее 5 рабочих дней
    с момента фактического события․
  • Запись об увольнении – в день увольнения․
• Формат даты: арабские цифры, число и месяц – двузначные, год – четырёхзначный
  (пример: )․
• Нумерация записей: каждая запись получает порядковый номер, который
  сохраняется даже при внесении исправлений․

Хронологический порядок записей

В идеале записи в трудовой книжке идут по хронологическому порядку, но в реальной
практике это не всегда возможно․ Важное правило:

• Если запись должна быть внесена в «провал» между двумя уже существующими
  строками, то её следует добавить как новую строку, но сохранить
  последовательность и нумерацию уже существующих записей․
• В новой строке обязательно указать причину нарушения хронологического
  порядка (например, «пропущена запись о переводе»)․

Таким образом, в трудовой книжке не будет «потерянных» номеров, а работодатель
сохраняет целостность учёта․

Как исправлять ошибки в книге учёта

Трудовое законодательство не устанавливает конкретных правил исправления ошибок,
поэтому действуют рекомендации специалистов онлайнинспекции:

1. Продолжить нумерацию уже существующих записей․
2. Внести недостающую информацию новой строкой․
3. В новой строке сделать отметку о причинах нарушения хронологического порядка․
4. Сохранить оригинальные записи без изменения․

Таким образом, исправление не меняет историю, а лишь дополняет её․

Внесение пропущенной записи

Если в трудовой книжке отсутствует запись, например, о переводе на другую
постоянную работу, то:

1. Найдите ближайшие по дате записи (до и после пропущенного события)․
2. Вставьте новую строку между ними, продолжив нумерацию․
3. Укажите в строке дату события, должность, место работы и причину
   пропуска (например, «пропущена запись о переводе»)․
4. Подпишите и поставьте печать работодателя․

Если свободных строк в разделе «Сведения о работе» нет, оформите вкладыш в ту же
трудовую книжку, но с сохранением нумерации․

Переход на электронный формат

При переходе на электронный формат учёта трудовых книжек необходимо
следовать нормам ст․ 66․1 ТК РФ и письму Минтруда 14‑2/В‑150․

• Запись о приёме, переводе, увольнении и т․д․ должна быть внесена в электронный
  журнал в соответствии с приказом работодателя․
• Дата и содержание записи в электронном формате должны точно соответствовать
  тексту приказа․
• При переходе на электронный формат сохраняйте копии оригинальных записей
  (если они были в бумажной форме) и оформляйте вкладыш, если это требуется․

Практические рекомендации

• Проверьте наличие свободных строк․ Если их нет, оформите вкладыш․
• Всегда сохраняйте порядок нумерации – это важно для юридической
  достоверности документа․
• При внесении пропущенных записей обязательно указывайте причину
  нарушения хронологического порядка․
• В случае ошибок в датах или названиях должностей – добавляйте новую строку,
  а не редактируйте существующую․
• Соблюдайте сроки: 5 рабочих дней для всех записей, кроме увольнения,
  которое вносится в день увольнения․
• При переходе на электронный формат обязательно соблюдайте
  требования письма Минтруда 14‑2/В‑150․

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли изменить дату записи в трудовой книжке?

   Нет, изменение даты возможно только при внесении новой строки с
   указанием причины․ Оригинальная запись не меняется․

2. Что делать, если в трудовой книжке нет записи о приёме?

   Внесите новую строку с датой приёма, подпишите и отметьте причину
   пропуска․

3. Как вести учёт, если работник был принят до ?

   Вносите записи в ту же трудовую книжку, а не оформляйте новую․ При
   необходимости вкладыша оформляйте в ту же книжку․

4. Можно ли использовать электронный формат для всех записей?

   Да, но при этом необходимо соблюдать требования ст․ 66․1 ТК РФ и
   письма Минтруда 14‑2/В‑150․

Правильная последовательность записи в трудовой книжке – ключ к юридической
достоверности трудового договора․ Соблюдение хронологического порядка,
сохранение нумерации и правильное оформление пропущенных записей
обеспечивают прозрачность и защиту прав как работодателя, так и
работника․ Следуйте рекомендациям, указанным выше, и ваш учёт будет
соответствовать требованиям законодательства․

Дата публикации: 23 мая 2026 г․