Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. В Казахстане её ведение регулируется Постановлением Правительства Республики Казахстан от г. № 1167 (Правила ведения и хранения трудовых книжек). Ниже приведён пошаговый гид, как правильно оформить запись о приёме на работу, какие данные необходимо указать, какие ошибки следует избегать и где можно найти готовые образцы.
Что такое запись о приёме на работу?
Запись о приёме на работу – это официальная запись, подтверждающая факт заключения трудового договора между работодателем и работником. Она фиксирует дату начала работы, должность, место работы, а также сведения о квалификации и образовании сотрудника.
Согласно пункту 13 Правил, запись должна быть внесена в первую свободную строку трудовой книжки в течение 10 дней с даты заключения договора.
Какой формат записи?
В 2026 году в трудовой книжке допускается как ручная запись, так и запись с использованием технических средств (перенос красителей, штамп, печать). При этом запись должна быть чёткой, без искажений, и содержать все обязательные сведения.
Обязательные сведения
- ФИО работника (полностью: фамилия, имя, отчество)
- Дата рождения
- Образование и квалификация (специальность, уровень образования)
- Место работы (название организации, адрес)
- Должность
- Дата начала работы
- Номер и дата трудового договора (если применимо)
- Печать и подпись работодателя (или штамп)
Пример оформления записи
Трудовая книжка № 123456
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Образование: Бакалавр экономики, Университет экономики и управления, 2012
Квалификация: Экономист
Место работы: ООО «Альфа», г. Алматы, ул. Тенгисская, 10
Должность: Менеджер по продажам
Дата начала работы:
Номер договора: № 2026-03-15
Печать: ООО «Альфа», подпись руководителя: Петров Петр Петрович
Пошаговый процесс внесения записи
- Получение трудовой книжки – работник приносит её в отдел кадров.
- Проверка наличия закрывающей записи – если в книжке есть запись о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжить ведение бумажной книжки.
- Заполнение первой страницы – если это первая запись, необходимо указать ФИО, дату рождения, образование, специальность и квалификацию.
- Внесение записи о приёме – в свободной строке записываются все сведения, перечисленные выше.
- Подпись и печать – руководитель или уполномоченный сотрудник подписывает запись, ставит печать.
- Сохранение копии – в электронном виде хранится копия записи (если применимо).
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный формат даты (используйте формат ДД.ММ.ГГГГ).
- Отсутствие печати или подписи – запись будет недействительной.
- Несоответствие ФИО в трудовой книжке и в трудовом договоре.
- Неправильное указание места работы (неполное название или адрес).
- Отсутствие номера и даты договора.
- Внесение записи позже 10 дней с даты заключения договора.
Где найти готовые образцы записей?
В интернете доступно более 85 образцов записей для различных ситуаций: приём, работа по совместительству, перевод, увольнение, изменение фамилии, поощрения и т.д. Ниже перечислены основные источники:
- МЦФЭР Кадры и Охрана труда – 85 образцов записей, включая приём, перевод, увольнение.
- Сайт МЦФЭР – образцы и инструкции.
- Юридическая фирма De Facto – подробные правила и примеры.
- КонсультантПлюс – формы и образцы для сезонных работников.
- Государственная программа «Цифровой Казахстан» – информация о переходе на электронные трудовые книжки.
Перевод на электронную трудовую книжку
С 1 сентября 2021 года в Казахстане разрешено вносить записи как вручную, так и с использованием технических средств. При переходе на электронную трудовую книжку:
- Запись сохраняется в формате PDF или XML.
- Печать заменяется цифровой подписью.
- Сотрудник получает доступ к своей электронной трудовой книжке через портал «Электронный государственный сервис».
Правильное оформление записи о приёме на работу в трудовой книжке – залог юридической чистоты трудовых отношений. Следуйте следующим рекомендациям:
- Внесите запись в течение 10 дней с даты заключения договора.
- Убедитесь, что все сведения точно совпадают с документами.
- Проверяйте наличие печати и подписи.
- Используйте готовые образцы, если вы не уверены в правильности оформления.
- При переходе на электронную трудовую книжку соблюдайте требования цифровой подписи.
Соблюдая эти правила, вы гарантируете корректность трудовой книжки и избежите проблем в будущем.