Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и сведения о работе; В России её выдаёт работодатель, а в случае необходимости можно запросить в отделе кадров. Ниже приведены пошаговые инструкции, рекомендации по оформлению письма‑запроса и образец документа.
Что такое письмо‑запрос?
Письмо‑запрос – это короткое профессиональное сообщение, в котором конкретному лицу или организации предлагается что‑то измеримое, выполнимое и конкретное. В случае трудовой книжки запрос оформляется в виде официального письма, которое должно содержать:
- Формальный тон и структуру деловой переписки;
- Краткое изложение цели запроса;
- Указание на правовые основания (если применимо);
- Контактные данные заявителя.
Важно помнить, что запрос должен быть оформлен на бланке (если он есть), но особых требований к оформлению письма‑запроса не существует. Главное – соблюсти деловой стиль и чётко сформулировать просьбу.
Подготовка к запросу
- Определите контактное лицо – обычно это руководитель отдела кадров или HR‑менеджер;
- Соберите необходимые данные – ФИО, дата рождения, номер сотрудника, период работы.
- Проверьте наличие копии трудовой книжки – иногда её можно получить через электронный документооборот.
- Уточните сроки выдачи – в большинстве случаев это 5–10 рабочих дней.
Как оформить письмо‑запрос
Ниже представлен шаблон письма‑запроса, который можно адаптировать под свои нужды. Вставьте свои данные в соответствующие места.
[Бланк организации, если есть] [Дата] [ФИО руководителя отдела кадров] [Должность] [Название организации] [Адрес организации] Уважаемый(ая) [ФИО руководителя], Прошу Вас предоставить мне копию трудовой книжки, содержащую сведения о моём трудовом стаже в компании [название организации] за период с [дата начала] по [дата окончания]. В соответствии с пунктом 2 статьи 119 Трудового кодекса РФ, я имею право на получение копии трудовой книжки. При необходимости я готов(а) предоставить дополнительные документы, подтверждающие мою личность. Прошу Вас оформить выдачу в течение 5 рабочих дней с момента получения данного запроса. С уважением, [ФИО полностью] [Подпись] [Контактный телефон] [Электронная почта]
Если у организации есть электронный документооборот, можно отправить письмо в формате PDF через корпоративную почту.
Что делать, если запрос отклонён
В случае отказа в выдаче трудовой книжки вы получите письмо‑отказ, в котором будет указана причина отказа. Если отказ основан на ошибке или недоразумении, вы можете:
- Подать дополнительный запрос с уточнением;
- Обратиться в судебный орган с заявлением о принудительном предоставлении документов (если отказ не обоснован);
- Обратиться к трудовому инспектору для проверки соблюдения прав.
Практические советы
- Сохраняйте копию письма‑запроса и подтверждение его отправки.
- Если вы работаете в крупной компании, уточните наличие электронного портала для запросов.
- Убедитесь, что в письме указаны все необходимые реквизиты: дата, ФИО, должность, контактные данные.
- Не забывайте про сроки исполнения – в большинстве случаев это 5–10 рабочих дней.
Запросить трудовую книжку в отделе кадров – это простая процедура, если вы соблюдаете формальные требования к письму‑запросу. Важно помнить, что вы имеете законное право на получение копии трудовой книжки, а ваш запрос должен быть оформлен в деловом стиле и содержать все необходимые реквизиты. При возникновении отказа вы можете воспользоваться правовыми механизмами для защиты своих интересов.
Удачи в получении вашей трудовой книжки!