Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его квалификацию и историю трудовых отношений. В России она остаётся обязательной до перехода на электронную трудовую книжку, которую все граждане должны перевести в электронный формат до 10 июня 2026 г. В статье рассматриваются обязанности и ответственность работодателя и работника при выдаче, хранении и использовании новой трудовой книжки.

Что такое новая трудовая книжка?

Новая трудовая книжка выдается:

• при первом поступлении на работу в организации;
• при приёме заявления работника о выдаче новой трудовой книжки, если предыдущая была утеряна, испорчена или недоступна;
• при смене места работы, если работник не имеет действующей трудовой книжки.

Внутри новой книжки фиксируется:

1. ФИО, дата рождения, место жительства;
2. Дата начала работы и сведения о предыдущих местах работы (если применимо);
3. Должность, стаж, квалификация, сведения о заработной плате и отчислениях в пенсионный фонд.

Обязанности работодателя при выдаче новой трудовой книжки

2.1 Сроки выдачи

Согласно статье 234 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 10 рабочих дней со дня начала работы сотрудника. При нарушении этого срока работодатель несёт ответственность.

2.2 Порядок оформления

При выдаче новой трудовой книжки работодатель должен:

• Подготовить пустую страницу с надписью «Новая трудовая книжка»;
• Заполнить сведения о сотруднике и его должности;
• Подписать и поставить печать организации;
• Передать сотруднику в руки.

2.3 Ответственность за просрочку выдачи

Если работодатель не выдал трудовую книжку в установленный срок, он освобождается от ответственности за задержку только после направления письменного уведомления работнику. В противном случае:

• Трудовое законодательство предусматривает компенсацию за недополученный заработок (ст. 234 ТК РФ, п. 35);
• Возможна административная ответственность в виде штрафа до 5 000 руб.

2.4 Компенсация за недополученный заработок

При задержке выдачи трудовой книжки работник имеет право на возмещение недополученного заработка за период, в течение которого он не мог официально трудиться. Размер компенсации рассчитывается по формуле:

Компенсация = (Средняя заработная плата за месяц) × (количество дней задержки) / 30.

Ответственность работодателя за отсутствие трудовой книжки

С 28 окт. 2022 г. в соответствии с новыми поправками к ТК РФ, отсутствие трудовой книжки может привести к административной ответственности работодателя за нарушение норм трудового законодательства. Возможные санкции:

• Штраф до 10 000 руб.;
• Приказ о прекращении деятельности в случае систематических нарушений.

Ответственность за подделку и использование подложной трудовой книжки

С 24 дек. 2025 г. законодательство ужесточилось: подделка или использование заведомо подложной трудовой книжки считается уголовным преступлением. Ответственность включает:

• Уголовный штраф до 500 000 руб.;
• Пожизненное лишение свободы в особо тяжких случаях;
• Административный штраф до 20 000 руб.

Ответственность за утерю трудовой книжки

Кто несёт ответственность за утерю? В большинстве случаев это кадровая служба организации. При утере работодатель обязан:

1. Провести внутреннее расследование;
2. Подать заявление в органы социального страхования о потере;
3. Выдать новую трудовую книжку в течение 10 рабочих дней.

Если утеря произошла в результате халатности работодателя, он может быть привлечён к административной ответственности (штраф до 5 000 руб.) и обязан компенсировать работнику расходы на замену документов.

Ответственность работника

Работник обязан:

• Своевременно предоставлять работодателю все необходимые документы для оформления трудовой книжки;
• Не использовать несколько трудовых книжек одновременно;
• Сохранять трудовую книжку в надёжном месте.

Несоблюдение обязанностей может привести к дисциплинарной ответственности, но в большинстве случаев это не считается административным правонарушением.

Перевод в электронную трудовую книжку

Крайний срок перевода всех трудовых книжек в электронный формат – 10 июня 2026 г. После этого все документы будут храниться в электронном виде, а бумажные экземпляры станут недействительными. Переход к электронной системе снижает риск потери и ускоряет доступ к данным о стаже.

В случае несоблюдения срока работодателю и работнику могут быть предъявлены штрафы в размере до 10 000 руб. за каждый день просрочки.

Практические рекомендации

Для работодателя

• Установить внутренний контроль за выдачей трудовых книжек;
• Обучать персонал кадровой службы требованиям ТК РФ;
• Вести учёт всех выдач и возвратов;
• Соблюдать сроки и порядок оформления;
• Планировать перевод в электронную трудовую книжку заблаговременно.

Для работника

• Тщательно проверять данные в трудовой книжке при каждой выдаче;
• Сохранять копии всех страниц в электронном виде;
• Своевременно сообщать работодателю о потерях или повреждениях;
• Проверять наличие электронного доступа к своей трудовой книжке.

Ответственность за новую трудовую книжку регулируется как административными, так и уголовными нормами Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан выдать и правильно оформить трудовую книжку в установленные сроки, а работник – соблюдать свои обязательства по её хранению и использованию. С переходом на электронную трудовую книжку ответственность сместится в сторону своевременного перевода и доступа к данным. Соблюдение всех требований поможет избежать штрафов, компенсаций и возможных юридических последствий.